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» 2013年02月08日 09時00分 UPDATE

ビジネスの悩みを解決するPDFドリル:複数のメンバーでPDFを効率的にレビューするには

Adobe Acrobatの「共有レビュー」機能を使えば、複数のメンバーが記入した注釈を1つのPDF上に自動的にまとめられる。

[kizuki,Business Media 誠]

 議事録や稟議書といった社内文書、あるいはカタログなど対外的な書類を、社内のスタッフにチェック依頼することが、ビジネスシーンではよく起こりうる。こうしたケースでは以前紹介したPDFに注釈を書き込む方法が特別なソフトウェアをインストールせずに手軽に利用できるので便利だ。ただし、何人ものスタッフから注釈が書き込まれたPDFが返ってくると、受け取った側は混乱しがちだ。Aさんの注釈は反映したが、Bさんの注釈はうっかり見落としていた、ということも起こりうる。

 こうした場合、依頼する側がAdobe Acrobat、依頼される側がAdobe Readerを持っていれば、「共有レビュー」機能を使える。具体的には、依頼される側がAdobe Readerを使ってPDFに記入した注釈が、1つのPDF上に集約しているかのように見える機能だ。複数のメンバーが記入した注釈が自動的を集約するので、返送されてきたいくつものPDFを見比べつつ整理する必要がなくなるというわけだ。

 共有レビューの流れを簡単に説明すると、以下のようになる。

  1. まず依頼する側が、対象のPDFをAcrobat.comにアップロードする
  2. 依頼する側が依頼される側にレビュー依頼メールを送信
  3. 依頼される側はレビュー依頼メールに記されたAcrobat.com上のPDFを開く
  4. 依頼される側はAdobe Readerを使って注釈を記入し、送信を実行
  5. 送信された注釈を依頼する側のAcrobatが受信し、1つのPDFに集約

  まずは依頼する側がAcrobatで対象のPDFを開き、「表示」→「注釈」→「レビュー」を選択(画像=左)、右側にパネルウィンドウが表示されるので「共有レビュー用に送信」をクリック(画像=右)


  上部が「アドビオンラインサービスで注釈を自動的にダウンロードおよびトラック」が選択されているのを確認して「次へ」をクリック。なお利用にはAdobe IDが必要になる(画像=左)、送信フォームが表示されるので、依頼される側のメールアドレスを入力して送信する。タイトルやメッセージはプリセットされているが、任意の内容に書き換えることも可能(画像=右)

 アドビオンラインサービスを利用する場合は、依頼する側と依頼される側はともにAdobe IDを取得しておく必要があるが、依頼される側は使い慣れたAdobe Readerを利用できるので、わざわざソフトを買い足す必要はないのが大きな利点だ。注釈のアップロードや反映も、分かりやすいメッセージが表示されるので、うっかり見落としたり、操作方法が分からないといったこともない。


  レビュー依頼のメールが届く。ちなみに発信者のメールアドレスは依頼人のものとは異なる、オリジナルのメールアドレスを使用する(画像=左)、クリックするとAcrobat.comのワークスペースが表示されるので、該当のPDFをダブルクリックしてダウンロードを行う(画像=右)

 仕組みを見ると一見複雑そうに見えるが、実際にはハードルはそれほど高くはなく、なおかつ作業の効率化という意味で効果は非常に大きい。慣れてしまえばほかのやり方が煩わしくてやっていられなくなるほど効果は絶大なので、まずは小規模なところから試してみて、少しずつ日々の業務の中で適用できる範囲を広げていってはいかがだろう。


  PDFが表示された。必要な注釈を記入する。なおこの画面ではAdobe Acrobatを使用しているが、Adobe Readerでも可能(画像=左)、注釈を記入し終えたら右上の「注釈をアップロード」をクリックして送信する(画像=右)


  依頼する側のAcrobatが注釈を受信した。クリックすると反映される(画像=左)、手元のPDFに反映された。このように複数のメンバーが記入した注釈を自動的にまとめることができる。ちなみにサーバを経由せずメールベースでやりとりする方法もある(画像=右)


shk_pdf.jpg

連載「ビジネスの悩みを解決するPDFドリル」とは

 ビジネスの各シーンで利用するPDFファイル。このドリルを練習して、PDFを上手に活用できれば業務効率が向上し、コストの削減ができるはず! さらに、ビジネスのいろいろな問題も解決できるかもしれませんよ。


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