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» 2013年05月07日 16時20分 UPDATE

ビジネスの悩みを解決するPDFドリル:PDFにパスワードを設定して第三者に見られるのを防ぐ

作成中のPDFを、関係者だけが閲覧できる状態にしたい場面もあるだろう。そんなとき、PDFに閲覧用パスワードを設定しておけば、万が一の場合でもセキュリティ対策として役立つ。

[kizuki,Business Media 誠]

 社内の機密文書をファイルサーバに保管する際、きちんと権限設定がしてある場所に保管するのが一般的だ。しかし適切に保存しておいたはずのデータが故意または過失で他の共有フォルダにコピーされ、公開状態になってしまうことも考えられる。また権限設定をしておらず、社内のメンバーであれば誰でも見られる状態で機密文書が共有フォルダに保存してあるケースもあるかもしれない。

 こうした場合、PDFであれば、閲覧用のパスワードをあらかじめ設定しておくことで、意図しない第三者に閲覧されるのを防げる。またPDFをメールで送る際にも、同様に閲覧用パスワードを設定しておき、パスワードを他の方法で送信するようにすれば、セキュリティは向上する。

 PDFにパスワードを設定するには、PDFを開いた状態で、Adobe Acrobat XIであれば「表示」→「ツール」→「保護」から「暗号化」→「パスワードによる暗号化」を選択。設定画面が表示されるので「文書を開くときにパスワードが必要」にチェックを入れ、パスワードを入力してOKをクリックする。これにより、次回からPDFファイルを開こうとすると、パスワード入力のダイアログボックスが表示されるようになる。

shk_pdf050101.jpg まずは「表示」→「ツール」→「保護」から「暗号化」→「パスワードによる暗号化」を選択
shk_pdf050102.jpg 「文書を開くときにパスワードが必要」にチェックを入れ、パスワードを入力してOKをクリック。確認のためにパスワードをもう一度入力したのち保存する
shk_pdf050103.jpg 次回PDFを開こうとすると、画像のようにパスワード入力のダイアログが表示されるので、パスワードを知らない第三者の閲覧を防げる

 ちなみに大量のPDFや、それ以外の文書も含めてメール送信時にパスワードを設定したければ、PDF側ではなくそれらを圧縮したZIPファイル側にパスワードを設定する方法もある。PDFそのものに手を加えたくない場合は、こちらの方法もおすすめだ。

shk_pdf050104.jpg プロパティの「セキュリティ」タブを見ると、パスワードによるセキュリティが設定されていることが分かる

shk_pdf.jpg

連載「ビジネスの悩みを解決するPDFドリル」とは

 ビジネスの各シーンで利用するPDFファイル。このドリルを練習して、PDFを上手に活用できれば業務効率が向上し、コストの削減ができるはず! さらに、ビジネスのいろいろな問題も解決できるかもしれませんよ。


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