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売上アップにつながる「名刺管理」の極意とは――SkyDesk Cardsで始める“顧客起点”の情報管理術 (1/2)

ビジネスパーソンにとって「名刺」は重要な情報資産だ。しかし、その管理や活用がうまくいっていないというケースも多い。ビジネス上の価値を生みだす「名刺情報管理」を難しくしている課題は何か。ここでは、その課題について考えるとともに、課題解決のための有力な選択肢となる富士ゼロックスのSaaS「SkyDesk Cards」の機能について紹介する。

[PR/Business Media 誠]

「名刺」は貴重なビジネス資産! それなのに……

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 ビジネスパーソンなら、仕事で出会う人とやり取りする「名刺」の大切さは十分に理解しているだろう。見込み客やビジネス上のパートナーから受け取った名刺は、自分がその人とコンタクトしたことの証。そこに書かれている情報は、その後のビジネス展開に役立つ貴重な資産になる。特に営業部隊にとって、持っている名刺情報の「数」と「質」は、売上アップを後押しする重要な要素の1つだ。

 しかし、頭ではそれが分かっているものの、実際には、仕事に役立つ形で名刺管理ができているという組織はそれほど多くないのではないだろうか。ここではまず、「組織での名刺管理がうまくいかない」理由を考えてみたい。

名刺管理の課題1――名刺情報のデータ化や管理に手間がかかる

 仕事で受け取った名刺を「管理する」とき、最近ではほとんどの人が何らかの方法で情報をデジタルデータ化し、PC上で管理しているのではないだろうか。しかし、名刺情報の管理において、高いハードルとなっているのが、最初に発生する「デジタルデータ化」の作業だ。

 1日に1〜2枚程度なら、文字を見ながら手作業でデータを入力することもできるだろう。しかし、日によっては大量の名刺を受け取る日もあり、それを毎日続けるとなると、そう簡単ではない。

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 時には、外出先から直帰して、作業が翌日以降になることもある。仕事が忙しいときには、なおさらそうした作業は後回しになりがちだ。すると徐々に机の上には未整理のままの名刺が積み重なっていき、邪魔になってくるとそのまま机の引き出しに放り込まれて、ついには忘れられてしまう。

 せっかく名刺を手にしても、机の中に放置されたままでは何の価値も生まれない。名刺情報のデジタルデータ化を、より手軽に、負担なくできる方法をいろいろと検討したことがある人も多いのではないだろうか。

名刺管理の課題2――データ化しても、その情報が共有されていない

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 名刺情報の活用を考えるとき、意外と多いのは、社員が「個人」でデータ化しているものの、その情報を部署や会社として「共有」できていないケースだ。1人でデータを抱えていては、自ずとその活用範囲に限界が出てくる。

 部内で、場合によっては部署を越えた全社規模で名刺情報を共有することによって、新規顧客の開拓だけでなく、新たなビジネスパートナーとの提携や、これまでになかったようなビジネスアイデアが生まれる可能性も広がってくる。

 社内の競争が激しい会社では「名刺情報は個人の資産」ととらえられてしまうことも多いが、企業間の競争が激化する中では「社員が集めた情報は会社の共有資産である」という考えのもとで、活用を考えることも重要になってくる。

 名刺データの管理を個人で行うことが定常化していると、実はその後の「共有」も難しくなる。それぞれに使っているツールがバラバラな状態では、統合するのに多大な手間がかかる。できれば、将来的な展開も視野に入れて、部署や会社規模で「名刺情報管理」のためのツールとルールを標準化しておきたいところだ。

名刺管理の課題3――データの活用目的が明確でない

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 せっかく名刺管理のツールを用意し、チームで共有できたとしても、そのデータの活用目的が明確でなければ意味がない。

 名刺情報の共有は、チーム全員が持っている人脈を管理し、共有することにつながる。それは、メンバー個人や特定の部署だけの情報ではリーチできない見込み客やパートナーへの道筋を付けてくれるものになる。それが実際の商談やコラボレーションへとつながっていくことで、初めてビジネス上の価値を生みだす取り組みになる。

 名刺管理のためのルール作りや、ツールの統一は、そうした価値を生むために行われるのだということをメンバーが理解していなければ、思うように進まない。「名刺情報の共有は、より大きなビジネス上のゴールを見据えた取り組みである」ことを、明確にイメージしておくことが重要だ。

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提供:富士ゼロックス株式会社
アイティメディア営業企画/制作:誠 Biz.ID編集部/掲載内容有効期限:2013年6月30日


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