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» 2013年05月31日 10時00分 UPDATE

3分LifeHacking:すぐ返事がもらえるメールの書き方とは

メールの返事をなかなかもらえない――。こんな時には自分が送ったメールを見直して、返事をもらえるメールの書き方に変えてみましょう。

[Adam Dachis(訳:的野裕子),ライフハッカー[日本版]]
ライフハッカー[日本版]

 メールの返信がもらえなかったり、依頼した仕事をやってもらえなかったりすることはよくありますが、その原因の一部は曖昧で実用的でない件名にもあります。

 作家のJason Womackさんは、メールの送信相手が自分の求めていることを正確に理解していないときは、送られてきたメールが大量の受信トレイの最後に回される危険性があると言います。

 メールを読んで、やって欲しいことを分かってもらいたいときは、以下のようにしてみましょう。

 これは私が長い間使っているやり方です。私は最初に、相手にやって欲しい内容を説明するような動詞や、メールの内容を要約するような名詞から書き始め、最後にメールの件名を書きます。

 ここ数年で、私はメールの送信相手に、電話、スケジュール調整、メールを見ること、印刷、サイン、スキャン、返信、ドキュメントの受信確認などをしてください、と定期的にお願いしていることに気付きました。

 受信トレイを開いてすぐに、メールの送信相手に何をして欲しいのかを正確に知らせるのは、相手にとっても親切なことです。そうすれば、相手もすぐに対応することができます。

 私の会社では、メールの件名に使う動詞を標準化しているので、チーム全員が誰でも同じように使います。例えば、私がスタッフの誰かに何かをやって欲しいときは、メールの件名はこのようになります。

 「スーザン、Bに今日中に電話して火曜のワークショップの開始時間を確認:415-555-xxxx」

 これなら、私のやって欲しいことが明確で、受信相手に必要な情報もできるだけ簡潔に入っています。

 受信者にとってToDoリストのようなメールを書くと、開封すると同時にやらなければならないことが正確に分かり、そのタスクの優先順位をすぐ適切に付けられるようになります。

 メールの件名が曖昧だと、受信者はあなたのやって欲しいことを理解するのにメール全文を読まなければなりません。そうすると予想以上に後回しにされたり、最悪の場合は永久にやってもらえなかったりするのです。

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