ビジネスメールに潜むトラブルの種若手社会人のためのビジネス文書作成マニュアル(2/3 ページ)

» 2013年06月24日 11時00分 公開
[須田稔,月刊総務]
月刊総務

「ま、いいか」が落とし穴

 例えば「請求書を送付してください」というメールを受け取ったとき「了解しました。本日中に発送します」という返信メールと、反対に依頼したものが届いたら「本日届きました。まずはお礼まで」などの「ほんの一言メール」はたとえ面倒でも行うべきです。

 「ま、いいか」という面倒な気持ちは意外にも相手に伝わってしまうものです。場合によっては「無視された」と不快に感じる人もいます。また、先方に何か重大な事が発生しているのを知っていた場合は、用件のみの事務的な内容だけではなく「事故に遭われたそうですが、お体の具合はいかがですか?」などと一言でいいので、さりげなくお見舞いや気遣いを伝える気配りは持ちたいものです。

相手を不快な気分にさせてしまうメールとは?

 ここに読み手が不快に感じるメールの例を挙げました。たとえ、送付先が仕事を依頼している「業者」であろうと、この文面はあまりに無礼です。

 ダメな点を挙げてみましょう。

  • 前置きがなく、いきなり詰問調
  • 相手に行動を強いる「〜ください」の連発
  • 相手の状況を察する姿勢が皆無

 いい回しというのは、相手の感情に直接作用するので注意しましょう。ビジネスメールは情報の伝達が主目的ですから、あやふやな情報はトラブルのもとになります。正確な情報やこちらの意向を具体的に伝えるようにしましょう。

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