広報女子会主催者の名刺管理――Eightはやっぱり便利：あの人の名刺管理

自ら勉強会を主催するなど、本業の広報以外でも活動的な七沢直美さん。誠ブロガ―でもある七沢さんに名刺管理方法を聞いた。

[上口翔子，Business Media 誠]

　あの職業、働きカをしている人はどんな名刺管理をしているのか。今回は美容室の広報で誠ブロガ―でもある七沢直美（旧ブログ名：703mix）さんに聞いた。

　七沢さんは自ら「広報女子会」を立ち上げ、月1回の頻度で勉強会を開催している。ここ数年内で始めたばかりの広報の仕事について、同業の人たちと一緒にディスカッションしながら「広報の本質」などを追及している活動家。日々の名刺交換の回数はさほど多くないが、勉強会やセミナー、イベントに参加した際には一度に20〜30人と交換をする機会がある。

ファイル保管からアプリに移行

　現職の前は、PCの修理を請け負う企業で広報をしていた七沢さん。当時はファイリングをしていた。あるとき、3日間で13のテレビ番組収録をした際には、テレビ各局のスタッフと大量に名刺交換をし、そのときの名刺は今でもファイルに入れて保管しているという。

　面白いのは、交換した名刺にその人の特徴や似顔絵を描くこと。すべての名刺ではないが、どのような顔立ちやファッションだったか、話した内容や会ったときにシチュエーションはどうだったか、あとから見返した際に思いだしやすい特徴を記載している。

　七沢さんにとって名刺とは、管理するものではなく活用するもの。名刺交換をした1週間〜1カ月以内にメールやFacebookでフォローを入れる。時には手紙を書くこともあるという。そうしてできた縁を大事にしていくことが広報の仕事につながっているのだという。

• 参考記事：名刺は交換から1週間が“鍵”――広報女子の名刺管理

人の紹介で使い始めた「Eight」が便利

「Eight」のスマホアプリ版。6月25日にアップデートし、住所や携帯番号を含む名刺に記載されている全ての情報をデータ化する機能などを追加した

　現在は、ある人の紹介で知った名刺管理アプリ「Eight」を使用している。実はEightを使う前は別の有料アプリ「WorldCard Mobile」を購入して使っていた。

　「せっかく有料アプリを買ったのに、無料のアプリを使うのは……と思ったけど、使ってみたらこれが便利」だという。Eightは撮影した名刺画像を提供元のSansanのオペレーターが手入力でテキストデータ化するので、精度はほぼ100％。この簡単かつ正確に名刺をデジタル化できる点に魅力を感じ、今ではすっかりEightを使うようになった。

　一度名刺をアプリで撮影すると、翌日または翌々日にはデータ化される。そのタイミングでメールアドレスを確認し、フォローのメールを送るといった使い方だ。

　メールやFacebookでフォローをする理由は、「名刺は一応とってはおくけど、見返さない確率が高いから。やはり出会ってわりとすぐにEightに取り込んで、というスタイルが定着しているし、便利でいい」という。

Eightで取り込んだ名刺は箱などに入れて保管している

　Eightには、初期状態では「リンク（名刺交換）」というリクエストをメールで送信する機能がオンになっている。Eightをまだ利用していない人に自動でメールを送信し、同アプリをダウンロードするよう促すものだ。七沢さんはこの機能をあえてオフにしている。「Eightを使うのは自分の都合であって、相手には関係がないから巻き込んではいけない」という考えからだ。

　なお、Eightを活用するのは、フォローのメールをする以外にも「外で訪問先の住所や担当者の部署名を確認するとき」だという。「PCでも見られるが、やはりスマートフォンで外から参照できるのが便利」としていた。

Eightで取り込んだ名刺はPCでも確認できる

名刺管理特集2013