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» 2014年02月10日 09時00分 UPDATE

3分LifeHacking:特別な操作は必要ナシ! メールをすぐに処理する方法「GTD Gmail」

たまったメールの中で、重要なメールが埋もれてしまっていた――。そんな人にはひと目見ただけですべてのメールをどうすればいいのか分かるようにするある仕組み作りがおすすめです。

[Melanie Pinola(訳:的野裕子),ライフハッカー[日本版]]
ライフハッカー[日本版]

 告白すると、私はメールが嫌いです。メールはすぐ溜まるのがすごく嫌で、たまに本当は大事なメールを間違って捨ててしまったりします。

 ところが、起業家のAndreas Klingerに教えてもらった「GTD Gmail」という方法を試してみたところ、劇的に変わりました。

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 基本的にこのシステムは、受信トレイ内のそれぞれのメールに、どのように対処するかという決断を促し、ひと目見ただけですべてのメールをどうすればいいのか分かるようにするものです。基本的なやり方は以下の通りです。

  • メールを管理しやすいように、常に受信トレイを空にする
  • 1番目のフォルダにすべての「ToDo」メールを入れる
  • 2番目のフォルダにすべての「返信待ち」メールを入れる
  • 3番目のフォルダにすべての「委任された」メールを入れる
  • 4番目のフォルダにすべての「会議」「出張」などに関するメールを入れる
  • 使用するのは Gmail の基本的な機能のみ(プラグインなどは必要なし!)

 メールが来たら、すべてのメールに対して必要な対処をします。この方法を使いながらすべてのメールに適当なフラグを付け、アーカイブすれば受信トレイには気持ちいいくらいに何もありません。

  1. 受信トレイを初期設定の表示に切り替える(優先トレイやタブのインターフェイスを使わない)
  2. メールの分類毎にスターを設定する(例:ToDo=黄色、重要=赤、返信待ち=?、誰かに委任=二重矢印、近々の予定関連=紫スター)
  3. 分類した数に合わせて複数のフォルダを使い、右側に複数の受信トレイを設定する

 スターの設定を自分の好きなように変えていいですし、受信トレイも右側で管理するのではなく並列にしてもいいでしょう。いずれにしても、受信トレイに溢れるメールを何とかしたいのであれば、Klingerさんのメール管理ガイドは参考になるはずです!

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