コラム
» 2014年03月05日 11時00分 UPDATE

ICHIROYAのブログ:多忙な人からメールの返事をもらうための5つのポイント

忙しい人からなかなか返事が来ないのには理由がある。何に注意すれば、返事をもらえるようになるだろうか?

[和田一郎,Business Media 誠]

この記事は、ブログ「ICHIROYAのブログ」より転載、編集しています。


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 まだ海外向けネット販売が珍しかったころ、海外向けネットショップのASP(アプリケーションサービスプロバイダ)だったこともあり、メールでさまざまな問い合わせを受けていた。

 最初は一生懸命、個別に答えていたし、会って直接話がしたいという人の相談にも乗っていた。今ではそのASPを特に薦めてはいないので、問い合わせに答えるとしたらボランティアである。誰かの役に立てるのは嬉しいが、僕も自営業で忙しい毎日を送っているので、個別に全ての相談に対応するのはさすがに難しい。

 メールの問い合わせで一番困るのは、「海外向けのネット販売についてお会いして話をお伺いしたい」というものだ。「自分で調べてみたが、この点が分からないので教えてほしい」と言ってくれたら返事のしようもあるが、前述のような依頼は返答に困る。その上、せっかくやりくりして時間をとっても、結局、相談の内容があいまいなままだったり、丁寧に情報を提供しても、メールでお礼の一言もない人もいる。そんなわけで、最近はそういうメールをいただいても、お断りすることが多くなった。

 僕でさえもそんな状態なのだから、忙しい著名人ともなれば、そんな依頼やメールが洪水のごとく押し寄せているのだろうと思う。そして、僕がどこかの著名人にお願いごとをしたいと思うこともあるかもしれない。

 逆の立場になったら、相手のことを考えたどんなアプローチをするだろう――と、そんなことを考えていたら、「How to get a busy person to respond to your email(忙しい人からどうやってメールの返答をもらうか)」という記事を見つけた。

 忙しい人にメールで何かを依頼するときの注意点がうまくまとめられていたので要点を訳出してみた。

1.短く

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 相手は忙しいので、とにかく短いメールにすること。理想は数行程度だ。

 たいていの場合、書き手は、読み手が実際に必要とするよりはるかに多い情報量を詰め込んで伝えようとするが、長いメールは後回しにされ、結局読まれないというリスクがある。

2.読みやすく明確なフォーマットで

 長い文章は、短い文章に区切る。自己紹介、依頼や質問、挨拶などの部分は、行空けなどを使って読みやすくする。

3.何をしてほしいのか明確に

 何をしてほしいのかを具体的にはっきりと書くこと。ブログを読んでフィードバックが欲しいのか、会ってほしいのか、誰かに紹介してほしいのか、私のブログで紹介してほしいのか。

 長いメールを読んだ末に、「結局、何を望んでいるのですか?」と返事をすることのどれほど多いことか。

4.リクエストに責任をもて

 30秒あれば誰かにメールを送ることができるが、そのメールに返答するためには、1時間を超える「仕事」が必要かもしれない。

 2分で返答できることなら、私はすぐに返事を書く。

 返事が欲しいなら、相手に1時間、30分の仕事を強いるやり方ではなく、数分で答えられるように、具体的かつ焦点を絞った質問をすべきだ。

 例えば、「もっとビジターを増やすためにはどうしたらいいだろうか」といった具体性に欠ける悩みをそのまま誰かに投げつけて、その返答を得ようとするのは愚かなことだ。

5.なぜ時間をとってあなたを助けるべきなのか、その理由を示す

 これまでたくさんの人の相談に乗ってきたが、結局のところ、多くの人は私のアドバイスをまともには聞かないし、人によっては、私のアドバイスがなぜ間違っているのかを論じたりする。また、1、2カ月後にまたやってきて、同じ質問をする。

 結果として最近では、誰の相談に乗るべきか、誰の依頼を先にすべきかを、ますます慎重に考えるようになった。素晴らしいことをやってきた人や、そうしようとしている人を助けたいと思う。

 メールをもらってから、その人を助けるべきかをはかるために、LinkedInでプロフィールを調べることもしばしばだ。もし、過去に実績がなければ、自分がやろうとしていることを説明するWebサイトがあったほうがいい。

著者プロフィール:和田一郎

アンティーク・リサイクル着物を国内外へ販売する「ICHIROYA」代表。昭和34年生まれ。京都大学水産学科卒業後、大手百貨店に入社。家庭用品、販売促進部など。19年勤めたのち、2001年に自主退職して起業。現在に至る。趣味はブログ執筆。


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