面倒な“みんなの予定調整”、時間と手間を半減――Googleカレンダー使い必見の「クウハッカー」爆速化第二幕(2/3 ページ)

» 2014年04月07日 13時00分 公開
[松崎純一,Business Media 誠]

STEP1:候補日をリストアップするまで

 通常、相手に候補日を送るためには、カレンダーを見てメールに転記する必要があります。これは手間がかかりますし、転記ミスに注意しなければならないのも厄介です。

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 クウハッカーはGoogleカレンダーと連携してこの工程をスムーズにします。カレンダー上で空いている日をクリックしたら、そのまま候補日を送るためのメールの文面まで自動で作成してくれるのです。

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STEP2:予定を仮登録するまで

 日程調整の中で一番厄介なのが、相手に送った候補日を管理しておかなければならないところです。ここをきちんと管理できないと、ダブルブッキングのもとになります。

 通常、アポ調整の際には、相手に送った候補日を1つ1つ手で仮登録する必要があります。ここでも登録忘れや日付のミスがないよう神経を使わなければなりません。

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 クウハッカーを使うと、「仮登録」ボタン1つで予定を登録してくれます。予定には分かりやすいよう自動で【仮】と入ります。

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STEP3:予定を本登録するまで

 日程が確定したら、カレンダーに確定した日を反映させる必要があります。

 従来のやり方では、確定した日を除く仮の予定を全て削除する必要があります。登録したイベントを全て手で削除するのは面倒なことこの上なく、多くの候補日を送っていた場合は、仮予定を消し忘れる可能性もあります。

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 クウハッカーを使うと、確定した日をクリックして「決定」ボタンを押せば、仮予定が自動で削除されます。

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投票で日程決定!「みんなで調整」機能を使うとこうなる

 3月のアップデートで追加された目玉機能が「みんなで調整」機能です。この機能は、複数の人と投票形式でアポの日程を調整できるクウハッカーのオリジナル機能です。仕事だけではなく、飲み会など多人数で日程調整するときにも重宝するでしょう。

 こちらも「みんなで調整」を使った場合と使わなかった場合を比べながら、その効果を体感してください。

「みんなで調整」機能で作業時間が約2.4倍速くなる!

 クウハッカーを使ったときと使わなかったときでどれだけ作業時間が変わるかを計測してみました。計測は以下の条件で行っています。

  • 調整相手は5人
  • 相手に送る候補日は5つ
  • Googleカレンダーユーザーとクウハッカーユーザーで比較
  • 計測はそれぞれ3回の平均で算出
複数の相手とスケジュール調整するのにかかる時間
項目 Googleカレンダーユーザー クウハッカーユーザー
STEP1:候補日をリストアップするまで 95秒 15秒
STEP2:対象者に候補日を送るまで 52秒 33.7秒
STEP3:対象者が候補日に回答するまで(5人分) 393.3秒 175秒
STEP4:日程を決定するまで 44秒 18.7秒
合計 584.3秒 243秒
差分 -341.3秒(2.4倍はやい!)

 みんなで調整機能を使うと、約2.4倍速くなるという結果になりました。複数人での調整は全体でかかる時間が長いので「2人で調整」機能よりも大きな差が出ました。体感でも「みんなで調整」は調整にかかる負荷を大きく軽減してくれることが実感できます。具体的な機能の使い方を見ていきます。

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