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» 2014年04月17日 11時00分 UPDATE

「で、結局何が言いたいの?」と言われない話し方:話を組み立てる3つのステップ (1/2)

誰かと話をするとき、あらかじめ「これからどんなことを話すか」が分かれば、相手は心の準備ができます。より伝わりやすくするために、まず概要を示してから詳細に移るようにします。今回は、話を組み立てる3つのステップを紹介します。

[金子敦子,Business Media 誠]

集中連載「「で、結局何が言いたいの?」と言われない話し方」について

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本連載は、金子敦子著、書籍『「で、結局何が言いたいの?」と言われない話し方』(日本実業出版社)から一部抜粋、編集しています。

 「そんなつもりじゃないのに……」
 「なんで、分かってくれないの!」
 「聞いてないよ、って言われても」

一生懸命話しているのに思った通りに伝わらない、話しているうちに伝えるべきことが分からなくなる……。こう感じたことがある人は少なくないのではないでしょうか。

本書では、「打ち合わせ」や「会議」「プレゼン」など、さまざまな場面におけるコミュニケーションのポイントを紹介。仕事で必要な「本当に使えるコミュニケーション能力」を身につけるコツをやさしくまとめました。

 ・伝わらないほうがあたりまえ
 ・表現だけでなく、中身も大事
 ・打ち合わせのゴールは、「誰が」「いつまでに」「何をするのか」
 ・プレゼンのゴールは、聞き手の成果につながること
 ・飲み会は「楽しむのが目的の会議」

「誤解なく、確実に自分の言いたいことを伝える力」が身につく1冊です。


話を組み立てる

 自分が経験したことの詳細をいきなりそのまま話す人がいますが、相手の負担を少なくするためには、まず概要を示したうえで詳細に移ります。

 あらかじめ「これからどんなことを話すか」が分かれば、相手は心の準備ができます。これは、電話で道案内をするときを例にすると分かりやすいでしょう。

1.相手の状況を確認する

 相手が今どこにいるか、交通手段(徒歩/電車/車)は最初に確認します。

 「今どちらですか?」
 「りんかい線の国際展示場駅改札を出たところです。今から歩いて向かいます」

2.概要を示す

 誤解なく確実に伝えることが求められる場面では「大事なことは最初に、短く」が原則です。道案内だと、次のようになります。

 「駅の改札を背にして右側のビルの並びに沿って、徒歩7分程度の場所です」

3.詳細を説明する

 電話越しで道順を説明する場合は、とにかく覚えやすいことが大切です。目標物を示しながら、できるだけ短くします。ポイントが多いと混乱してしまいます。

 「改札を背に右に進んだら、まずパナソニックセンター内の通路があります。通路を抜けてまっすぐ行き、横断歩道を渡って見える3つめのビルがそうです」

 この「概要から詳細へ」というルールを踏まえて、上司に報告する場面にあてはめて考えてみましょう。

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