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» 2014年04月21日 18時19分 UPDATE

スマホで始める名刺管理2014:名刺を郵送するとスマホで使えるデータに、営業力を高める機能も――「メイシー」

山のような名刺を封筒に入れて郵送すると、人の手と目を介した正確な名刺情報が手に入る「メイシー」。メールの一斉送信やSalesforceなどのCRMとの連携など、仕事に役立つ機能も用意されている。

[今西絢美(ゴーズ),Business Media 誠]

スマホで始める名刺管理2014

Photo

 きちんと整理したい、いつでもすぐ取り出せるようにしたい――。こう思っていながら、手つかずになりがちなのが名刺管理だ。せっかく始めても、“続けられない”という次なる落とし穴が待ち構えている。

 「始められない」「続けられない」理由の1つが、管理や整理に手間がかかるところ。しかし、この課題の多くがスマートフォン対応の名刺管理サービスで解決できるのをご存じだろうか?

 本企画では、簡単に導入できて、気負わず使い続けられる名刺管理アプリをピックアップして紹介する。新たな人間関係が広がる新年度に、ぜひ試してほしい。


名刺を封筒に入れて送ると人力でデータ化「メイシー」

メイシーのよいところ

  • 名刺を封筒に入れて送るだけでデジタルデータ化される(有料)
  • 会社の他のスタッフと名刺を共有できる
  • オペレーターを介した正確な名刺情報が得られる
  • 取り込んだ名刺データを営業に使える
  • Salesforceと連携
  • 名刺データを年賀状ソフトやCRMソフトと連携できる

メイシーの課題

  • スマホ上から名刺情報の修正ができない
  • データ化する名刺の枚数が多かったりオーダーが集中したりすると多少時間がかかる場合もある

 名刺の山を整理してスマホで扱えるようにしたいけれど、時間がないしめんどくさい――。何千枚、何万枚と名刺がたまってしまうと、最初から名刺のデータ化を諦めてしまいがちだ。

 そんな山のような名刺のデータ化を、安価に代行してくれるのが「メイシー」。たまりにたまった名刺を封筒に入れて送ると、1000枚くらいなら1〜2営業日で(数千枚、数万枚の場合はもう少し時間がかかる)デジタルデータ化される。取り込んだデータはオペレーターが目視で最終チェックを行うため、正確な情報を得られるのも便利な点だ。名刺データは、Windows PCやMacはもちろん、iPadやiPhone、Android端末からも利用できる。

外出先から電話やメールを手軽に

Photo メイシーのアプリ画面

 スマホ向けアプリを起動すると、名刺データがあいうえお順の一覧で表示される。並び順は名前か会社名かを選択可能。相手の名前や会社名、住所などから検索して名刺データを探すこともできる。

 名刺情報は肩書き、社名、名前、住所、電話、FAX、メールアドレス、URLなどがデータ化され、電話番号をタップすれば通話アプリ、メールアドレスをタップすればメールアプリが起動し、すぐ相手とコミュニケーションをとれる。住所をタップするとGoogle Mapが起動し、今いる場所からのルートをチェックできるのも便利だ。

営業に役立つ機能の数々

 メイシーの特徴は、営業活動に役立つさまざまな機能がPC用メニューに用意されている点だ。その1つが名刺の共有機能。例えば最初に社長がメイシーに加入し、追加で社内のスタッフも使えるようにすれば、全社で名刺情報を共有できるようになる。どの名刺を誰が交換したかが分かるので、社長や先輩社員の人脈を使った営業も可能。また、名刺データは顧客ごとやプロジェクトごと、担当ごとなどでラベルを付けて管理できるので、必要なデータも抽出しやすい。

 2つ目はメール送信機能。名刺を交換した相手に自社のイベントやサービス案内などのメールを送るときに役立つ。PCからメイシーにアクセスし、名刺一覧から送りたい相手を選んで「メールを送る」ボタンを押すという簡単操作で一斉メールを送信できる。

Photo 名刺にチェックを入れて「メールを送る」を選ぶと、メール送信画面が起動。文面を入れると一斉メールを送信できる

 3つ目が名刺を交換した相手の会社情報を表示する機能。名刺情報の下に「HP(ホームページ)」「人物検索」「会社検索」「株価」「地図」「路線」「Facebookで探す」アイコンがあり、押すとそれぞれの情報の検索結果が表示される。打ち合わせの前などにチェックしておくと便利だ。

Photo 名刺情報の下にアイコンが並ぶ。取引先の情報をさまざまな角度から検索できる

 4つ目が、年賀状ソフトや顧客管理ソフトとの連携が可能な点。取り込んだ名刺データをCSV形式で出力でき、「筆まめonline」「Misoca」「Synergy!」「挨拶状ドットコム」「ポスコミ」「ZOHO CRM」へのエクスポートが可能だ。また、Salesforceについては、新たに取り込んだ名刺データが自動でSalesforceに転送されるようにしたり、名刺リストをSalesforceリードデータにインポートしたりできる。

 サーバに保存された名刺データは、アプリ内にも暗号化して保存されるので、スマホがネットワークの圏外でも閲覧できる。なお、データの編集はPCからの操作にのみ対応しており、今後のスマホ対応にも期待したいところだ。

Photo 情報の編集・管理はPCから行う。スマホでは閲覧のみに対応

 利用料金は、クラウド型名刺管理サービスの利用料が月額1980円。名刺データの入力料金は1枚25円、名刺のスキャンが1枚10円となっている。2ユーザー目からは、名刺の枚数が150枚までが月額500円/1ユーザー、1000枚までが月額980円/1ユーザー、2500枚までが月額1980円/1ユーザーになる。

 なお、名刺のスキャンを自身で行う場合はスキャン料金がかからないので、自分でスキャンしてデータをアップロードすれば利用料を節約できる。

photophoto メイシーをダウンロードする

メイシーの機能を体験できるイベント「クラウドプラス 2014」

 4月24日、東京・赤坂の+PLUS(千代田区永田町 2-13-5 赤坂エイトワンビル 1階)で開催されるイベント「クラウドプラス 2014」(参加料無料、要事前登録)に、名刺管理サービス「メイシー」がブースを出展します。メイシーの使い方を詳しく知りたい人、仕事にどう役立つかを知りたい人は要チェック。


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