コラム
» 2014年07月29日 14時54分 UPDATE

素直なままに突っ走りたいブログ:読みやすいメールを作るための3つのポイント

社会人になるとメールを書く機会も読む機会も増えるもの。この3つのポイントを押さえれば、読む人のことを考えたメールを書けるようになります。

[伊勢彩矢美,Business Media 誠]
誠ブログ

 社会人の基本である「メール」。入社1年目には名刺の渡し方や、電話のかけ方などさまざまなことを学びました。その中でも最も難しいと感じたのがメールでした。

 メールは、書く人によって少しずつ表現が異なるため、これが正解というものがありません。私自身、3年たった今でも、自分で「これ以上ない最高のメール」と思えるものはほとんどなく、試行錯誤を続けています。

 実は社会人になって初めて、メールにもルールがあるということを知りました。意識しなければ気付きませんが、意識して読めば文章の違いが歴然と分かります。今回は、「お客様に送る文章」という前提で、私が気をつけていることを3つ紹介したいと思います。

1. ひらがなと漢字のバランス

 メールは、PCやスマートフォンなどの液晶画面を介して見るものなので、漢字を多用するととても見づらくなります。PCの文字入力は、すぐ漢字に変換できてしまうため、つい手書きでは使わないものまで漢字にしてしまいがちですが、これには要注意です。

 例えば、以下の文章を比べてみてください。


1:御連絡頂き有難う御座います。何卒宜しくお願い致します。

2:ご連絡いただきありがとうございます。何卒よろしくお願いいたします。

 1は漢字を多用しているため、文字が詰まっている印象があります。それに比べて2では、ひらがなを多めに使っているためゆとりが生まれ、読みやすくなっていますよね。どれを漢字にするか迷ったときは、“手書きで書かない漢字はひらがなにする”ように決めておくと分かりやすいでしょう。これを習慣づけるためには、意識的に“漢字で表現するかしないか”を見分けることと、数多くのメール文に触れて“見やすいのはどんなメールか”を見定めることが重要です。

2. タイトルの付け方

 例えば、1日に100通ものメールを受け取る人のことを考えてみてください。これほど多くのメールを受け取る人だと、メールに優先順位を設けて対応していくことでしょう。大量のメールの中で目を留めてもらうためには、タイトルだけで内容を明確に伝えなければならず、私はこんな工夫をしています。

1:メールのステータスが分かるようにする

 メールのステータス、つまり「申し込み」をするのか、「確認依頼」をするのか、「状況報告」をするのかなど、メールを送る目的を明らかにします。また、一部の言葉を目立たせるためにカッコを使用する(例:【緊急ABC】)のも一つの手です。ただ、これはあまり多用すると、どのメールが重要なのかがあいまいになる場合もあるので頻度を考えて使ったほうがいいかもしれません。

2:検索する際、引っかかりやすい言葉を選んでいるかどうか

 メールが多くなると、目的のメールを探すためにキーワードを検索ボックスに入力することがあります。なので、特に会社名や製品名などの共通する言葉は、別の言葉に言い換えたり短縮したり(東京ディズニーランドの頭文字をとってTDLとするなど)せずに使って受信者が見つけやすくなるようにします。

3. 先輩の文章をまねる

 最も大事なポイントがこれです。自分より経験値が高い人、文章の言い回しがきれいだと思った人の文章をたくさん手に入れ、それを手本にメールを作成するのです。

 私には、「いつもきれいな文章を書くなぁ」と思った人のメールをすべて印刷し、ファイリングしていた時期がありました。それを繰り返すことで、自然と文章が頭に刷り込まれていき、言葉1つ1つに無駄のない、コンパクトな文章を作ることができるようになったのです。


 コミュニケーションの形は常に変化しているので、今回、ご紹介したことが必ずしも当てはまるとは限りません。ただ、常に「相手がいて成り立っている」ことを意識していれば、伝わりやすいメールを作成できるのではないかと思います。

makotoblog_logo.gif

※この記事は、誠ブログ読みやすいメールのつくり方――3つのポイントより転載、編集しています。

 誠ブログでは、ブログを執筆してくださるブロガーを募集中です。詳細については、「誠ブログとは?」「FAQ」をご覧下さい。


Loading

ピックアップコンテンツ

- PR -

注目のテーマ

マーケット解説

- PR -