連載
» 2014年09月12日 11時00分 UPDATE

ここが知りたいGmail:広告的ダイレクトメールを自動振り分けでアーカイブ

Gmailのフィルタ機能を使えば、大量に送られてくるダイレクトメールが受信トレイを埋めてしまうことも避けられます。受信と同時に目につかない場所に「アーカイブ」するのです。

[まつもとあつし,Business Media 誠]

連載「ここが知りたいGmail」について

これまでの社内業務システムをGoogleが提供するGoogle Appsに移行して、メールもGmailで管理するという企業が増えています。Gmailには高度な検索やラベルによる振り分け機能などがありますが、従来型のメールソフトと使い方や作法が異なるため使いづらいと感じる人も多いようです。本連載ではGmail特有の作法について解説していきます。


特定の差出人からのメールを自動処理

 企業からのダイレクトメールやメールマガジンに仕事のメールなどが埋もれてしまうことがあります。受信トレイをスッキリさせ重要なメールを見逃さないために、重要度の低いメールが届いたと同時に自動的に既読にしアーカイブしてしまいましょう。

 (1)振り分けたいメール本文を表示させた状態で、「▼」をクリック。(2)[メールの自動振り分け設定]をクリック
 (3)[From]に差出人のメールアドレスが表示されていることを確認する。(4)[この条件でフィルタを作成]をクリック
 (5)自動的に「既読にし」「アーカイブ」したいので[受信トレイをスキップ(アーカイブする)][既読にする]にチェックを入れる。(6)受信済みの同じ差出人からのメールにも適用したい場合、チェックを入れる。(7)[フィルタを作成]をクリックすれば完了

作成済みのフィルタを編集

 自動振り分けのために作成したフィルタは、後から変更・削除可能です。変更した場合は、最後に[フィルタを更新]をクリックしないと適用されないので忘れないようにしましょう。また[削除]をクリックすると確認なしで即削除されてしまうので気をつけましょう。

 (1)歯車のマークをクリック。(2)[設定]をクリックする
 (3)[フィルタ]をクリックする。(4)[編集]をクリックして設定していく

著者紹介:まつもとあつし

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 ジャーナリスト・プロデューサー。『できるポケット+ Gmail 改訂版』(インプレスジャパン)著者。ASCII.jpにて「メディア維新を行く」、ダ・ヴィンチNEWSにて「まつもとあつしのそれゆけ! 電子書籍」連載中。著書に『スマート読書入門』(技術評論社)、『スマートデバイスが生む商機』(インプレスジャパン)『生き残るメディア死ぬメディア』(アスキー新書)など。

 取材・執筆と並行して東京大学大学院博士課程でコンテンツやメディアの学際研究を進めている。DCM(デジタルコンテンツマネジメント)修士。Twitterのアカウントは@a_matsumoto。


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