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» 2014年09月16日 08時00分 UPDATE

ファイリングは捨てることと見つけたり:無限の時間を生み出す1日10分の“アレ”

人生のうち、探しものにかけている時間はかなりの割合を占めているといわれています。それが組織全体に関係してくると、失った時間はさらに増えることに。1日10分のファイリングがなぜ時間を生み出すのか考えてみましょう。

[野原淳,Business Media 誠]
誠ブログ

 ファイリングは時間を生み出します。失った、またはこれから失うかもしれない時間を時間を取り戻してくれるのです。

 ファイリングをするというと1時間や2時間取られてしまうと考える人がいるかもしれません。しかしその必要はありません。その日1日、元に戻しきれなかったものを元に戻す、タイトルを付けられなかったものにタイトルを付ける、積み上げてしまった書類を立てる、捨てるものと要るものの選別をするという程度ですから。

 かける時間は毎日10分程度で構いません。この10分がじわじわと効いてきます。

 その程度の時間もない、ということはないでしょう。この10分を惜しんで仕事を進めても、10分間分の仕事が進むだけ。その時間に進められる仕事量はそれ以上でもそれ以下でもなく、大して進行するわけではありません。

 もしかすると、進むどころか、あなたがファイリングをしなかったために、ほかの人に書類探しをさせてしまい、組織として時間を減らしてしまうことになるかもしれないのです。

なぜファイリングをすれば失われた時間を取り戻せるのか

散らかった書類 (写真はイメージです)

 困ったことに書類探しという作業は、重要度が低い割に緊急度は高いため、ほかの仕事を止めさせてしまいます。時間だけでなく、止められた時間に生じていたかもしれないほかの仕事の商機を失う可能性も出てきます。無駄以外の何ものでもありません。

 しかし、常にファイリングを怠らなければどうでしょうか。ファイリング作業そのものの緊急性は低いので、する時を選べます。つまり緊急な要件を全て済ませてしまってから行っておけるのです。それをしておけば、その後毎回の書類探しを短縮してくれます。

 もしそれが共有ファイルなら、効果はさらに大きなものとなります。自分のだけではなく、ほかの人の書類探しの時間までも短縮できるからです。組織全体で見たとき、かけた10分の何倍もの時間を取り戻せるのです。

 時間を取り戻せれば、組織全体に余裕が出てきます。ファイリングする時間はもちろんのこと、考える時間、振り返る時間、予定を立てる時間、準備をする時間、顧客と接する時間……。そういうものに再投資できるようになります。そしてこれらはファイリング同様、さらに時間を生み出すものとなるのです。

失敗を恐れて何もしないのは無駄。チャレンジの先にはプラスしかない

整理された名刺 (写真はイメージです)

 ファイリングしたくないと考える人には、失敗を恐れているか難しく考え過ぎているという傾向があるように感じます。やってみたけどうまくいかなかった、続かなかった、続かない自分をさらしたくない、自分のやり方が通らなかった……。

 そのようなことを恐れ、「時間がない」と言っているような気がします。

 でも、失敗は現場で得た貴重な実データです。生かせば成長になりますが、失敗した時点でやめてしまえばただの無駄になってしまいます。生かして得られる成功のことを思い見れば、失敗など単なる通過点と考えられるようになるでしょう。

 チャレンジした人にしか成功や成長は与えられないのです。しかし、逃げてしまえば何も残りません。ファイリングは必ずプラスになる、それは間違いありません。組織に合った方法を探せるかどうか、問題はそこだけです。

 1日10分、あまり複雑に考えず、気楽にできることからファイリングへの時間投資をしてみてください。大したことをしていないように感じても、必ず変化が見られますから。

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※この記事は、誠ブログファイリングしている時間はない?!ファイリングしないから時間がないんだ!より転載、編集しています。

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