ケーススタディ：イベントの段取りを決める：たった15分で話がまとまる図解思考の会議（1/3 ページ）

プロダクトリーダーとしてイベント出展に関するタスクの割り振りをします。あなたは、どのようにホワイトボードにまとめていきますか？

[永田豊志，Business Media 誠]

集中連載「たった15分で話がまとまる図解思考の会議」について

この連載は書籍『たった15分で話がまとまる-図解思考の会議』（KADOKAWA中経出版BC）から抜粋、再編集したものです。

　ベストセラー「図解思考」シリーズの最新作は「会議」！　これからの生産性を左右するのは、ホワイトボード上で議論を見える化、少人数、短時間で集中して議論する新しいスタイル！　あなたの会社とあなた自身の評価がグンと上がる最強のミーティング技術を身につけてみませんか？

　前回は、どこの会社でもよくある「部署間の対立」という課題を解決するための図解思考会議のステップを紹介しました。今回は、プロジェクト管理です。以下のお題について、図解しながら解決方法を導き出すステップを1つずつ追っていきましょう。

あなたは、来春に行われる業界イベント「会計ソフトウェアEXPO」の責任者。イベントの開催日や場所、予算などは決まっていますが、その中身はこれからという状態です。あなたは、自社の会計ソフトのプロダクトリーダーとしてイベント担当となっているほかのメンバーを誘ってタスクの割り振りミーティングを行います。どのようにホワイトボードにまとめていきますか？

タスクと担当者の割り振りを決める

• まず、イベントの基本情報をみんなで共有しましょう。イベントについて分かっている5W1H（どこで、だれが・だれに、何を、いつ、どうする）を列記しましょう。
• 出展のゴールを確認し、必要と思われるタスクを挙げていきます。それらを「イベント前」「イベント当日」「イベント後」に分けて書くと考えが浮かびやすいでしょう。
• やるべきことが確定したら、担当者を決めて名前を書き入れます。なるべく関わりのあるタスクをまとめて同じ人が担当するようにしたほうが効率的です。

ガントチャートに記入してみる

• 決まったことをガントチャート風に描いてみましょう。ガントチャートにすることでタスクの順番やつながり、所要日数などがリアルになります。1日単位のスケジュール表は後日、改めて作成したほうがよいですが、会議ではホワイトボードにおおまかなガントチャートを描いて共有することで、スケジュール上の問題点を事前に洗いだせます。

1：5W1Hで基本情報を共有する

　まず、ホワイトボードの上部分にイベント概要を列記します。議論の最中にいつでも前提条件に戻れるからです。イベントの開催日と場所、どんな顧客が来場予定なのか、自社はどのような目的で出展するのか、出展費用などについてまとめます。

2：イベント前、当日、後でやるべきことを仕分ける

　次にやるべきことをピックアップします。全体のスケジュール感も視野に入れてタスクを洗い出すために、イベント当日を中心としたタイムラインを設定します。左からイベント前、イベント当日、イベント後に行うことをブロック分けできるようにします。