ケーススタディ：イベントの段取りを決める：たった15分で話がまとまる図解思考の会議（2/3 ページ）

[永田豊志，Business Media 誠]

3：タスクが出そろったら、担当者を追加する

　3つのブロックに対して、思い付くタスクを入れていきます。直接書き入れても、記入した付せんを貼ってもいいでしょう。出揃ったら、タスクに対して誰が担当するかを記入します。

4：とりあえずの完成

　これでタスクと担当者の割り当て、イベント前・当日・イベント後の大まかな流れをまとめることができました。しかし、お互いに関連したタスクも多く、協調して進める必要があるため、もう少し詳細なスケジュールを作ります。

5：縦にタスク、横にカレンダーのマトリクスを描く

　ガントチャートを描きます。ガントチャートは縦軸にやるべきタスクと担当者、横軸にタイムラインを設定して実際に作業を行う期間を横棒グラフで示すものです。イベントまで期間が迫っているため、横軸のタイムラインはせめて1週間単位くらいの細かさは欲しいところです。

6：重要期日（マイルストーン）を記入する

　マイルストーンはイベント当日だけでなく、それまでの間で絶対に外せない重要な期日を入れるものです。取締役会への承認、関係者キックオフ、事後報告会社など必要なものがあれば入れておきます。

7：各タスクの開始と終了を入れる

　タスクごとに必要と思われる日数などを議論しながら、開始から終了までの期間を表す棒グラフを入れていきます。このとき、一定期間中に同じ担当者のタスクが膨らみすぎると思ったら、タスクを簡略化したり、担当の割り振りなど見直したりする必要もあります。