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» 2014年10月29日 07時00分 UPDATE

事務ごよみ:年賀状や歳暮の手配、各種申請のチェックリスト作成を――11月の事務ごよみ【総務・法務】

営業に渡すカレンダーや手帳の手配、印刷に時間のかかる年賀状の準備、火災予防週間への備えや各種申請のチェックリスト作成など、総務・法務部門が11月に処理しておきたいトピックをまとめました。

[企業実務]

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 本記事は企業実務のコンテンツ「事務ごよみ」から一部抜粋・編集して掲載しています。


年賀状・カレンダー・手帳などの準備・手配

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 2014年用のお年玉付き年賀はがきは10月30日に販売が開始されました。また、年賀特設サイト「郵便年賀.jp」では、その前からインターネット通販の予約を受け付けています。

 来年の干支は「ひつじ(未)」です。年賀状の文案やデザインは早めに決めて、印刷などを業者に外注する場合は11月中に手配しましょう。また、社内で年賀状を作成・印刷する場合は、年賀はがきの送付先リストをデータベース化しておくと、後々の名簿管理にも役立ちます。

 取引先に配付する来年のカレンダーや手帳なども時間に余裕をもって発注しましょう。11月下旬には営業担当者に渡せるようにしたいところです。

歳暮の手配

 歳暮を贈る場合、11月下旬にはデパートの外商などを通じて発注し、12月上旬には相手先に届くよう手配します。直接持参すべき先は、担当者とスケジュールを決めて訪問します。

 前もって、昨年の歳暮と今年の中元の送付先・贈答品一覧表を作成し、各部署に回覧して、追加・訂正とランク付けをしてもらい、それを参考に何を贈るかを決めると良いでしょう。

暖房器具・設備の整備・点検

 地域によって異なりますが、11月になると、大半の地域で暖房が必要になってきます。暖房器具・設備は早めに整備・点検を済ませ、いつでも使えるように準備しておきましょう。

火災予防対策

 11月9日から15日まで、秋季全国火災予防運動が実施されます。2014年度は「もういいかい 火を消すまでは まあだだよ」が全国統一防火標語です。

 この運動を機に、社内で消防訓練を実施したり、消火器の設置状況や操作方法の確認、緊急時の避難経路・誘導方法など周知徹底しておきましょう。 非常階段や出入り口周辺に商品などが山積みになっていないか、重要持ち出し品はきちんと保管してあるか、といったことも点検します。

 特に屋外に段ボールなどを放置していると、放火の原因にもなりますから速やかに撤去しましょう。

業務の進捗(しんちょく)状況のチェック

 年末年始を控え、何かときぜわしくなる時期です。各種申請や締切のある事項をピックアップして早めに業務計画を立て、モレやミスが生じないよう確実に処理を進めていきましょう。

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