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» 2014年11月25日 06時00分 UPDATE

事務ごよみ:年賀状の手配、安全確保、年末年始の行事や事務の計画確認を――12月の事務ごよみ【総務・法務】

年末はどこも慌ただしくなるため、何事もゆとりをもって計画しておく必要があります。また、長期休暇期間でもありますので、防犯に努めるとともに、年内に納めるべき仕事を完了できるようにしておきましょう。

[企業実務]

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 本記事は企業実務のコンテンツ「事務ごよみ」から一部抜粋・編集して掲載しています。


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年賀状ほか郵送・輸送の早期手配

 年賀特別郵便の扱い期間は、12月15日〜25日です。元旦に確実に届くよう、早めに投函しましょう。

 通常の郵便や輸送についても、この時期は混雑するので、余裕をもって準備を進めることが大切です。特に年内必着のものは早めに手配します。

盗難等の事故防止

 事務所荒らしやひったくりなど、金銭に関する犯罪が多くなる時期でもあります。特に、集金帰りの営業担当者、現金を扱う経理担当者に注意喚起を行い、事故防止を徹底しましょう。

安全運転の呼びかけ

 年末は交通渋滞が多発し、同じルートや距離を走る場合でも、普段より時間がかかります。積雪地や寒冷地では、路面の凍結にも注意を要します。

 配送担当者やマイカー通勤者に対して、安全運転の徹底と効率的な移動を指導しましょう。飲酒の機会が増える時期でもありますから、飲酒運転の禁止も徹底します。

年末大掃除の実施

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 大掃除を実施する場合、年内のゴミ収集日を確認し、早めに清掃スケジュールを決めて清掃要領を作成します。

 ゴミの分別方法や廃棄場所は周知したか、ゴミ袋や雑巾など掃除道具は揃っているか、廃棄物収集業者への手配は済んだかなど、随時チェックしながら作業を進めましょう。

暦年単位の管理文書の整理・保管

 保存文書の中で、1月〜12月の暦年で管理しているものについては、前もって定めた基準に従い、保存するものと廃棄するものとを分け、必要最小限のものを保管します。

仕事納めと納会の実施

 1年を締めくくり、新たな気持ちで新年を迎えられるよう、仕事納めの日は、翌年に繰り越せない事柄・事務を優先して処理することが大切です。

 仕事納めの後、社内で納会を行なう場合には、社員の予定(帰省など)に配慮して、飲食の用意、後片づけなどを段取りよく進めましょう。

年末年始休暇中の事務

 年末年始休暇の前には、取引先への日程の再確認、休暇中の保安の確認、電話・郵便物の一時休止の手続き、万一の際の通報先や緊急連絡網の整備などをモレなく行いましょう。

 仕事始めの日には、社員の出社状況の確認や、年賀郵便の整理・関係部署への配付といった事務があります。

来年の準備―業務計画の確認

 迎春用の飾り付け、初出式や新年の挨拶回りの準備のほか、タイムカードの整備、年休を暦年で一斉付与する企業では、来年の各人別年休日数の計算などを行ないます。

 また、総務部門は、全社の正月からの業務計画をおさえて、年間行事・就業に関するカレンダーを作成し、社員に周知します。

来月の計画を立てるために

▽2015年(平成27年)分の「扶養控除等(異動)申告書」の配付と受理事務があります

▽源泉徴収票など法定調書、固定資産税の償却資産申告書の作成・提出事務が控えています

▽労働者死傷病(軽度)報告(2014年10月〜12月分)の提出期限です

▽労働保険料を分納している場合の第3期分の納期です


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