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» 2014年12月03日 09時00分 UPDATE

マッキンゼー流“できる上司”の習慣:有意義な会議にするための3つのポイント (1/2)

有意義な会議にするために、主宰者は参加者に対して事前に準備をしておいてもらう必要があります。今回は、その3つのポイントを紹介します。

[大嶋祥誉,Business Media 誠]

集中連載「マッキンゼー流“できる上司”の習慣」について

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本連載は、大嶋祥誉著、書籍『マッキンゼーのエリートが大切にしている39の仕事の習慣』(アスコム)から一部抜粋、編集しています。

「成功したければ、今すぐ、習慣を変えよ!」

どんなに高名なシェフでも、客を3時間待たせるわけにはいかない。数分、数十分の間に、最高の料理を出す必要がある。

世界最高のサッカー選手も、与えられる90分の試合で結果を出さなくてはならない。点が取れないからといって「あと10分延長してほしい」とは言わない。

プロフェッショナルとは、限られた時間の中で、最高のパフォーマンスを出す人たちのことだ。クオリティだけを求めるのではなく、また、スピードだけを求めるのでもない。その両方を追求しながら最高のバリューを出す。これが一流の一流たるゆえんだ。

本書では、世界最高峰のコンサルティングファームで大切にされている39の仕事の習慣を紹介。マッキンゼー流で、仕事のクオリティとスピード、両方を身につけよう。


会議の「目的」と「ゴールイメージ」を明確にする

 会議に、どんな印象を持っているでしょうか?

  • 始まる時間が決まっているのに、どうかすると終わる時間は明確には決まっていない
  • 時間ばかりかかってその後の予定が立てづらい
  • 忙しいのに時間を侵食する
  • 何かを決める場のようでいて、じつは何も決まらない
  • メールで回せば済むような報告事項ばかり

 本当はこんな会議、わざわざ定期的にやらなくてもいいのではないか? こんな印象をお持ちの方も多いと思います。

 もっとも、そこまで不満が「てんこ盛り」になってしまっていたら、むしろもっと大きな問題になっているでしょう。

 ただ、一般的にはそのうち1つか2つくらい不満な点があっても、「会議なんてそんなものでしょ」とか、「会議っていうのは毎週やるものだ」などということが常識になってしまい、急にはやめられずに、何となくそのまま会議を続けてしまっているケースも少なくありません。

 そして、気付くと形式的な会議、特にバリューを生まないミーティングを重ねることが「仕事」のように感じられてしまうほど、感覚がまひしてしまうのです。

有意義な会議にするための3つのポイント

 会議の主宰者がすべきことは、前回紹介した4つの会議のうちのどれなのかを意識した上で、つねに「目的とゴールイメージを明確にしておくこと」です。

 有意義な会議にするためには、参加者に事前に準備をしておいてもらう必要があります。主宰者は参加者に対して、事前に以下の3つを説明(連絡)してください。

  1. 会議の目的
  2. ゴールイメージ(会議で達成したいこと、なっていたい状態)
  3. 参加を求める理由

 打ち合わせやミーティングなどでも同じです。

 もっとも、参加者にベテランが多ければ、目的とゴールイメージを説明しておけば十分でしょう。ただ、まだキャリアの浅い参加者や、あまり一緒に仕事をしたことがない参加者には、「3」の参加を求める理由も説明しておくべきです。

 何を期待しているのかをあらかじめ説明しておくことで、みんなのモチベーションを高めることができます。

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