ITmedia エンタープライズ

新入社員がやってくる──専門知識を教える技術

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開米のリアリスト思考室:

協調性がなかったから、独立した

独立した人に理由を聞くと「やりたいことがあった。会社の中ではできないことだった。好きなことを仕事にしていきたかった」といった答えが返ってくるもの。しかし先日会った人からは意外な言葉が返ってきたのです。(09/20)


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開米のリアリスト思考室:

話があちこち飛ぶ上司への対処法

口頭で話があっちこっちに飛ぶ、アイデア先行の思い付き型。そんな人が上司だった場合、その話を実務に収束させるためにどのような工夫ができるでしょう?(09/04)


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読解力図解力と教える技術の謎解きブログ:

ロジカルシンキングでは感情を覆せない

知人がブログで紹介していたリンク先が、デマ記事だったとき。本人にそれを伝えたら、意外な言葉が返ってきました。(02/18)


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説明書を書く悩み解決相談室:

ロジカルよりも大事なこと――心に響く切り口は当事者でなければ分からない

前回の記事に読者から感想をいただきました。その感想を基に前回の文例を考えてみましょう。(10/26)


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説明書を書く悩み解決相談室:

意外とできていない!? 最初に「ベネフィット」を明らかにして説明せよ

だいたい世の中のほとんどは、すでにある「ターゲット」の改良であって、まったく新しいターゲットを作る話はなかなかありません。そのターゲットの一部に変更を加えるケースが多いのですが、ここで「説明」の必要が出てきます。今回は、科学研究費の申請書を例に説明します。(10/05)


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説明書を書く悩み解決相談室:

「専門用語を使ってはいけない」って本当ですか?

業務文書を書いていて悩むのが、「専門用語」の扱いです。今回は、そんな悩みを解決する比較的簡単な方法があるので紹介します。(09/26)


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説明書を書く悩み解決相談室:

仕事のできを左右する「4つの力」を考える

「仕事」のできを左右するものは何でしょうか。実はとある「4つの力」があるんですね。今回はこの4つの力を考えてみたいと思います。(09/12)


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説明書を書く悩み解決相談室:

ベース構造を踏まえて「発送電分離の副作用」を考える

「問題」に対しては「ベース構造」を踏まえて「解決策」を考え、その「副作用」まで認識した上で解決策を選ぶ必要があります。この考え方で「発送電分離」という問題を解いてみましょう。(08/31)


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説明書を書く悩み解決相談室:

問題解決には“ベース構造”を踏まえた説明が必要

どんな問題であれ、なぜ起こったのか、その根底にあるベース構造を認識する必要があります。そして解決策を考えるために、関係者の合意を取るべくベース構造を踏まえて説明することも重要です。(08/22)


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説明書を書く悩み解決相談室:

甲子園大会の「盲点の1点」を構造化してみると

8月13日の甲子園で起きた「ルールブックの盲点の1点」。野球に詳しい人でも混乱しやすいそのややこしい状況を、野球経験のない妻でも分かるように構造化して説明してみました。(08/17)


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説明書を書く悩み解決相談室:

「これ一体何? 訳が分からない」感の演出が効果的なとき

簡単に答えが見えることこそ、丸暗記で通用してしまい、実は分かっていないケースが多いもの。人が頭を働かせるのは、謎があるときです。相手に本当に理解してもらうために、謎かけの演出を工夫してみませんか?(08/08)


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説明書を書く悩み解決相談室:

「夕日が赤い理由」を知識レベルに合わせて説明する――断片化と順番整理がポイント

前回に続いて、文章を書くときに「どこまで詳しく書くか、記述レベルの見極めが難しい」悩みについて、残り2つの改善策を紹介します。(08/01)


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説明書を書く悩み解決相談室:

社長の「何のために必要なの?」に的確に説明できますか?

説明書を書く場合、どこまで詳しく書くべきか、記述レベルの見極めが難しいことがありますよね? そんなときは、相手の行動を意識することが重要なのです。(07/25)


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説明書を書く悩み解決相談室:

コジツケでもいい、自分で考えることに意義がある

イチゴ、リンゴ、ナシ、サクラという4種の植物で構成されるグループに名前を付けてください。あなたなら、どんな名前を付けますか?(07/18)


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説明書を書く悩み解決相談室:

なぜ項目番号を付けないのですか?

項目番号は、問題を分かりやすく書くときに非常に便利な手法です。項目番号なしにムリヤリ書いた文章は、非常にくどくて読みにくいのです。(07/11)


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説明書を書く悩み解決相談室:

覚えなければいけないことの多さに、疲れてしまっていませんか?

「説明書を書く」のは、その分野をよく知っている人とは限りません。「雑多な情報を取捨選択し構造化して自分の言葉で表現する」ことは、自分自身の理解を深めるためにも非常に役に立ちます。今回はそんな「自分が理解するために説明書を書く」時のコツを考えてみましょう。(07/04)


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説明書を書く悩み解決相談室:

折れ線グラフと棒グラフ、使い分けていますか?

折れ線グラフと棒グラフには向き不向きがあって、使い分けなければいけない――。基本的なことですが、実際にこれができている人は非常に少ないのです。(06/27)


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説明書を書く悩み解決相談室:

「RICEの法則」を目標と目的を区別して説明する

目的は未来の好ましい状態。そして、目標はそこに向かって状態を変えていく途中の到達点です。これはビジネス文書でも頻繁に登場する概念なので、区別して使ってみてください。(06/19)


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説明書を書く悩み解決相談室:

行動を起こす前の「理由」を説明していますか?

今回は説明書を書く必要があるシチュエーションとして「新しいものが生まれたとき」を題材に分かりやすい説明書の書き方を解説します。(06/13)


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説明書を書く悩み解決相談室:

書く力もスポーツと一緒――ビジネスにおける「パワー」と「テクニック」の関係

スポーツの世界ではパワーとテクニックの掛け算で力が決まります。実はビジネスにおいてもこの2つの要素が必要で、小手先のテクニック一辺倒ではスキルは身に付きません。(06/06)


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説明書を書く悩み解決相談室:

コミュニケーションのコツ8カ条をフレームワーク化して考えると?

コミュニケーションには、必ず相手がいます。内容をツラツラと述べるのではなく、相手の目を見ながら質問ベースで話を進める。そしてその際、フレームワークを意識して話すと相手にも自分にも効果的なコミュニケーションの場となるでしょう。(05/30)


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説明書を書く悩み解決相談室:

チームのリーダー論を語る講演でドラマ「西部警察」の話題が有効な理由

人前で講演をする場合、ロジックが正しいことは大前提ですが、それだけでは共感を得てもらえません。相手の感情に訴えるには、よく知られた話題を引き合いに出すというのも1つの方法です。(05/24)


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説明書を書く悩み解決相談室:

行動を起こす場面をイメージしてますか?

ある課題から解答を出す際、1つの解釈のみで考えるのを止めていませんか? 自覚がなくても、物事には実は別の見方があるもの。そういうときこそ、具体的な行動を起こす場面をイメージしてみてください。(05/17)


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説明書を書く悩み解決相談室:

誰に読んでほしいかを意識したタイトル付けを

人は自分に関係のある情報に注意を引かれるものです。注目してほしい内容の文書を作る場合には「誰に読んでほしいか?」を意識してみましょう。(05/09)


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説明書を書く悩み解決相談室:

これだ! というヒラメキを得たければPCから離れてみよう

私はよく考え事をするときに付せんを利用します。PCの描画ソフトを使って描くこともできますが、やはり手書きの方が大量の情報を一覧しつつ試行錯誤することに向いています。このような場合は一度PCを離れて論理構造を整理してみてはいかがでしょうか。(04/26)


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説明書を書く悩み解決相談室:

そのグラフは数字が持つ意味を表せていますか?

プレゼン資料などを見ていると、表計算ソフトでさっと作ったような安易グラフを見掛けることがあります。そのグラフが示す意味は何か? 作成後にその意味を確かめる習慣を付けることで、その結果が持つ意味も理解できるしょう。(04/18)


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説明書を書く悩み解決相談室:

しっくりくる見出しを思い付くための習慣とは

分かりやすい文章にするには、見出しを付けるといい――でも、肝心の見出しが思い付かなかったら? そんな場合は類語に注目して、言葉の意味を考えてみるといいでしょう。(04/11)


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説明書を書く悩み解決相談室:

不具合には原因があるから解決しなきゃいけないね

筋トレは、やっと1回出来るような重い負荷よりも、10回程度繰り返せるぐらいの負荷を掛けるのが最適だといわれていますが、文書化能力も同じで、実は簡単そうに見えるものが良い練習になるのです。(04/04)


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説明書を書く悩み解決相談室:

鳥瞰的ストーリーを描くように説明するコツ

聞き慣れない用語を含む説明文の場合、人はその用語を理解しようとして全体の枠組みがなかなか頭に入ってきません。まずは大まかな構造を明示し、ストーリー仕立てにする必要があります。(03/28)


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説明書を書く悩み解決相談室:

コーチングは「逃げ」? 徹底的に構造化してますか?

上司が部下を指導する際に重要となるスキルの1つが「コーチング」。ただしこのコーチング、必要な説明をしないまま安易に使うと、ただの逃げになってしまうのです。(03/21)


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説明書を書く悩み解決相談室:

「ハバロフスクの最高気温は−5℃」――暖かいか寒いかを「相手に考えさせる」テクニック

全3回のシリーズでお伝えしてきた「プレゼン用スライドでよく使われる項目列挙型資料の弱点」。最終回は「数値に関する相場感覚が分かりづらい」ことを解決できるコツを紹介します。(03/14)


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説明書を書く悩み解決相談室:

プロが素人に教えるとき、ついつい省略しがちな構造の説明

ある分野のプロになると、気付かぬ間に素人には分からない説明をしてしまうという問題。複数の項目が含まれる内容を説明する場合には、それらの関連性に気を付ける必要があります。(03/07)


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説明書を書く悩み解決相談室:

プロには素人の疑問が分からないもの

ある分野に詳しくなると、気付かぬ間に素人には分からないような説明をしてしまうことがあります。その原因の1つが「専門用語を説明不十分なまま使ってしまう」ことです。(02/29)


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説明書を書く悩み解決相談室:

同じ言葉が逆の意味に使われていませんか?

聞き慣れない専門用語よりも、実際は誰もが知っている一般用語の方が、会話の中で双方の理解が異なっている場合があります。今回はそうした事態を避けるためのある手法を解説します。(02/22)


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説明書を書く悩み解決相談室:

障害調査報告を通して「上司の視点」をイメージさせる方法

部下の報告書をチェックしたところ、文章が長すぎて何を伝えたいのかがいまいち伝わってこない……。そうしたときは、他人がなぜ疑問を持つのか、その思考プロセスをチャート化し、部下に見せることでその理由を考えさせることが重要です。(02/15)


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説明書を書く悩み解決相談室:

情報の構造化、してますか?

80年代以降進んだゆとり教育の影響で、「思考力」不足が問われることがあります。これはゆとり教育の問題に限ったことではなく、分かりやすい説明書を書けない要因である「原理原則までさかのぼって考えない」ことにも通ずるのです。(02/08)


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説明書を書く悩み解決相談室:

地道な努力を継続できない人のための「書く力」上達術

どんなスキルを身に付けるときにも「上達したいという動機がある」ことが不可欠と話したのが前回の話。今回は後編として、分かりやすい文書が書けるようになるまでに必要な3要素を紹介します。(02/01)


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説明書を書く悩み解決相談室:

動機のない研修なんてムダだよね

どんな分野であれ上達するためには「上達したいという動機がある」ことが不可欠です。今回と次回は番外編で、何事も分かる範囲で少しずつやる気」を保つのが肝心だという話をしましょう。(01/25)


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説明書を書く悩み解決相談室:

「反対のもの」と対比づけて説明する

同じ文脈で複数の方法を説明する場合、例えば「AとBは反対のものなのか?」と問い直し、反対のものを対比づけて説明するという手法があります。(01/18)


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説明書を書く悩み解決相談室:

「俺のこと?」と注意を引いてから話をしよう

見えないゴリラの話をご存じでしょうか? 人は注意していないものは見えないという心理学実験の一種ですが、これは説明書を書く際にも念頭に置いておくとよいのです。(01/11)


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説明書を書く悩み解決相談室:

「書く」工夫で思考力が上がる

自分で考えることをしない……。そんな指示待ち族の相手に疲れたことはありませんか? 今回はビジネスシーンで重要な思考力の向上方法について、そのヒントを解説します。(01/06)


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説明書を書く悩み解決相談室:

1日5分でできる「分かりやすい説明書の書き方」指導術

何度突き返しても毎回似たようなミスをしたリポートを提出してくる社員っていますよね? そういう人に有効な文章化の教育方法があるんです。(12/22)


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説明書を書く悩み解決相談室:

地味な「基本動作」がエラー率の低減につながる法則

今回は相談室はお休み。一見すると地味な作業のような基本動作が、説明書を書く上でも大切である、というお話をします。(12/15)


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説明書を書く悩み解決相談室:

見出し一言、値千金――インフルエンザ対策をどう分かりやすく説明する?

説明書を書く悩み解決相談室。今回の相談者はインフルエンザ対策に頭を悩ます自治体の保健衛生担当者の1人、藤原さんです。(12/08)


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説明書を書く悩み解決相談室:

「構造→性質→用途」がポイント――文章に頼らず説明する

専門的な内容が多く含まれる説明書などは、内容がある程度理解できなけれ改良するのもば難しいもの。文章を構造としてとらえてうまく情報を整理することが大切です。(12/01)


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説明書を書く悩み解決相談室:

説明書は分かりやすければいいってもんじゃあない

説明書と言っても、プレゼン用から教育用までさまざまあります。誰向けの説明書かによって、分かりやすさを調整していかねばなりません。なぜでしょうか? 例に沿ってその訳を解説します。(11/24)


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説明書を書く悩み解決相談室:

分かりやすい説明書の極意は「同種のものを真っすぐ並べる」

複数の名詞が混在する説明文を、すっきり分かりやすくまとめるには? ――今回の説明書を書く悩み相談者は、ある本を執筆中の男性です。(11/17)


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説明書を書く悩み解決相談室:

新技術を説明する――素材→加工→用途のフローに分ける考え方

前回に続いて、誰かにちょっとした複雑なことを説明するための文書のうまい書き方を紹介。今回は文章を幾つかの部品に分けて考えてみます。(11/10)


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説明書を書く悩み解決相談室:

「説明書が書けない」悩みにお答えします!

本連載では「説明書を書かなければいけないのにうまくいかない、誰か助けてくれえ!」と悩みを抱える方の相談に、文書化能力向上コンサルタントの開米がお答えします。(11/04)


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読解・図解力で教ぶ説明術:

文章がスラスラ書けるようになる5つのステップ

情報量が多い説明書などの文章を書く時、知っておくと役立つ問題解決法を5ステップで紹介します。これを知っていればスラスラ文章が書けるかも?(10/18)


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