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コラム

誰も書かなかった、広報女子部ログ:

名刺は交換から1週間が“鍵”――広報女子の名刺管理 (1/2)

中小企業で広報をしているわたしにとって、名刺は交換から1週間が“鍵”。その間に起こすアクションが、今後の関係を築いていくのです。

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 皆さんは名刺交換をした後、その名刺をどうしていますか?

 「名刺管理」という言葉が出てくる時点で、多くのビジネスパーソンは「名刺は管理するもの」なのでしょうね。わたしは名刺を“管理”している気持ちはしません。というより、名刺に収まっているものを別のものに変えるアクションをします。

名刺交換でつながった“縁”

 知識なし、情報なし、人脈なしのわたしにとって、「広報」の肩書が付いた人々はどんな情報交換ができるか分からない未知の宝物です。違う職種だった前職と比較すると、こんなに名刺交換を頑張る自分になるとは思いませんでした。今は必要なので、あえて名刺交換にいそしんでいます。

 あまりガツガツしているのもよろしくはないけれど、そうも言ってはいられない事情があります。結局、中小企業に属するわたしにとって、他の企業の広報さんは“頑張らないと会えない相手”だからです。

 この一瞬の機会にちゅうちょしたら、大事なつながりは獲得できないのです。そんな真剣な名刺交換でつながった縁が、今ではたくさんあります。

まず、日付を入れる。


 わたしにとって「名刺」は、交換から1週間が“鍵”。忙しい時でも、1カ月が最長です。それを超えて何も行動しない場合は、その名刺を使う機会はほぼないと見ていいでしょう。

 もらった名刺にはいつ会ったか日付を入れます。そして、時間があれば覚えている範囲で似顔絵や、特に印象に残ったことを書き入れます。ここでまず1回、相手のことを思い出します。

相手に自分へ連絡を取りやすい環境を提供

 さて、この1週間以内に、メールもしくはFacebookのメッセージを送ります。これは相手のメールボックスに自分のメールアドレスを残し、連絡を送ってもらいやすくする環境を作るためです。そして、自分自身も相手がどんな人だっけ? ということを思い出す2回目の機会になります。

 なかなか広報同士会う機会はないのですが、それでもどこかの会場に行った時に「顔は見たことあるけど……誰だっけ?」という場面が出てきてしまいます。記憶力には自信がないので、せめてもの努力として複数回思い出して記憶に定着をする努力をします。

 当然、送ったメールすべてに返信があるものではありません。でも、今後の可能性を生み出すものだと思っています。

 交換相手にも分かるように、「これってあの人知ってるのかな?」「あの人に聞けば、教えてくれるかも!」「あの人なら誘ったら来るかも……」と思いながら、相手の名刺を探し、そこからさらに小さいアルファベットで書かれたメールアドレスを打ち込むのはめんどくさいものです。

 「めんどくさい!」から「やっぱ、いいや」となってしまうことがどれだけあるでしょう。せめてそのチャンスを失わないために相手にいつでも連絡をしてもらえる環境を作ることは欠かせないことです。


名刺管理特集2013
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