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» 2015年11月04日 10時00分 UPDATE

情シスに直談判:クラウドストレージで仕事はラクになるの……? 「どこでもキャビネット」を編集部で使ってみた

企業のセキュリティ対策によって社員が仕事しづらくなってしまう、なんてケースはどんな会社にもあるはず。このアイティメディアも例外ではなく、1人の新人記者が悩んでいたのでした……。

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 外出先や自宅などでも、仕事をする機会が多いWebメディアの編集部。ここ「ITmedia ビジネスオンライン」編集部も例外ではなく、取材先(ときには自宅)で仕事をすることもあります。

 かくいう僕、ITmedia ビジネスオンライン編集部員・スズキもその一人。新人としてそんな過酷な(?)状況にもめげずに仕事を頑張っていたけれど、そんな僕の仕事を脅かす大事件が起きてしまった。

スズキ、情シス“イシノ”に直談判?

編集部・スズキ: どういうことですか、イシノさん! 来月からUSBメモリが使えないだなんて!?

情報システム部門・イシノ: おお、スズキ君じゃない。別に使えないわけじゃないよ。使うときに申請が必要になるってことさ。スズキ君だって、うちの会社がPマークを取ったのは知ってるでしょ?

スズキ: それは分かってますけど、いろいろと面倒なんです。このままじゃ仕事にならなくて、EverなんちゃらとかDropほにゃららとか使っちゃいますよ!

photo USBメモリが使えなくては、仕事がしづらくなってしまう。勇気を出して、情報システム部門のイシノさんにお願いしてみた(直談判とも言う)

イシノ: 別に使っちゃいけないというわけじゃないけど、仕事で本格的に使われるとちょっと心配だなぁ。

スズキ: うーん。そうだ、大塚商会の「どこでもキャビネット」っていうオンラインストレージが試用できるって聞いたことがあるんですけど、それ編集部で使わせてもらえませんか?

イシノ: え? そんないきなり言われても……。

スズキ: いいじゃないですか、試用はタダみたいですし。この前手に入れた、今話題のSurface Pro 3でも試してみたいですし。イシノさん使いたいって言ってたじゃないですか。

イシノ: ……仕方ない。ひとまず社内のネットワークにつながないならいいよ(Surface Pro 3も使いたいし)。あとSurface使うならこのシールを付けてね。

スズキ: ありがとうございます。……えっ?

photo 「どこでもキャビネット」とSurface Pro 3を使えることになったが、謎のシールもついてきた。社内での使用を許可されたPCに張るシールらしいが、何となく恥ずかしい

 謎のシールもついてきたが、こうして大きなトラブルもなく(?)僕の「どこでもキャビネット」体験が始まったのだった。

「どこキャビ」を取材現場で使ってみた

 僕が「どこでもキャビネット(どこキャビ)」を一番使いたかったのが取材現場。取材中にPCでメモを取り、ある程度まとめて本格的に記事を書くのは会社で……という場面は多いもの(そのまま外出先で記事を仕上げてしまう人もいるが)。今まではUSBメモリを使っていたが、今回はどこキャビがある。

 どこキャビは一般的なオンラインストレージと同様に、Windows用アプリでデスクトップ上にフォルダ(ショートカット)を作り、ファイルをドラッグ&ドロップで放り込める。USBメモリを抜き差ししたり、会社のメールアドレスに添付で送っていたことを考えると手間がかからなかった。今回は会社のPCにもアプリをインストールしているので、会社に帰ってからもすぐに作業に取り掛かれる。

photo 試しにWindows用のアプリを使ってファイルを放り込む。個人で使うような一般的なクラウドストレージと同じ感覚で使える

 入手したSurface Pro 3はWi-Fiモデルだったので、手持ちのスマートフォンのテザリングでカバー。本当であれば、撮影した写真もその場で全てクラウドストレージにアップして会社で作業したかったのだけど、通信量が厳しいため泣く泣く見送ることに。ひとまず、記事中で使いそうな写真を数枚選んでアップロードしてみた。文書の共有はスムーズにできるし、これができるだけでも会社での作業は結構ラクになる。

 調子に乗って取材の合間にカフェで作業をしてみた。次の取材までに時間がなく、書き途中の記事を会社にいる先輩に託すようなときにも使えるかもしれない(ごめんなさい)。取材時の写真まで全て送ろうとすると100Mバイトを越えることもあり、メールで送れず断念した経験がある。仮にデータを送る相手が「どこキャビ」を使っていなくても、Web上で大容量のファイルを送信できるので、他社の人とデータをやりとりするような場面で役立つだろう。

photo 調子に乗ってカフェでも使ってみた。客先訪問の間で会社の業務を外でやらないと……なんてシーンには合うはず。営業の人にもオススメできそう
photo Web版で使えるファイルの送信画面。最大2Gバイトまで。パスワードなども設定できるので、社外の人とやりとりするときによさそうだ

どこキャビで名刺管理もバッチリ?

 さて、「どこキャビ」がなかなか使えることは分かった。次は編集部内で布教を行うフェーズだ。いざというときにイシノを説得する仲間は1人でも多いほうがいい。確か先輩のゴトウさんが名刺管理で困っていたような……。

photo 先輩のゴトウさんにも、どこキャビを使ってもらうことにした

スズキ: ゴトウさん! この間オススメしたどこキャビ、使ってます?

ゴトウ: いやー、申し訳ないけどあんまり使えてないのよ。だって何だか普通のオンラインストレージと一緒じゃない?

スズキ: そんなゴトウさんに朗報ですよ! どこキャビってなんか名刺管理の機能が付いているらしいです。このあいだ、名刺管理のスマートフォンアプリが禁止されたってグチ言ってましたよね? イシノさんの。

ゴトウ: あれは……。でもホント“それさぁ、もっと早く言ってよぉ〜”って感じだったわね。それにしても名刺管理機能なんてあるんだ。使いやすいの?

スズキ: どうやらスマートフォンの写真で取りこむ以外にも、複合機と連携して自動でデータをどこキャビに取り込んでくれるみたいですよ。文字のデータも認識してテキスト化してくれるみたいですし。

ゴトウ: ふーん。それなら、ちょっと使ってみようかしらね。

〜3日後〜

スズキ: 使ってみてどうでした、ゴトウさん?

ゴトウ: 今までいろんな名刺管理アプリを使ってきたけど、OCRは一瞬でできるし、データベース化もできるし、スマートフォンとの連携もあるし、機能としては一般的なものがそろってるわね。スマートフォン上での操作も割とサクサク動いたし、なかなかいい感じよ。

スズキ: ふむふむ、なるほど。

ゴトウ: まとめてデータ化できる複合機の連携機能も悪くないわね。それとちゃんとした法人向けサービスとして、他の人とのデータの共有機能がちゃんと付いているのは良かったわ。これだけは個人でアプリを使ってたらできないことだし。

スズキ: ちゃんと導入して設定すれば、スマホを使って、登録された名刺データから直接電話をかけたり、訪問先の地図を表示することもできるみたいですよ。

ゴトウ: ホントに? それは便利ね。あ、あと言われて使ったiOS用のアプリも使いやすかったわ。ファイルの移動とか普通にできるし、写真をその場でアップできるのもいい。一般的なクラウドストレージサービスと同じように使えるわね。で、これ正式に導入されるわけ?

スズキ: あ、それはこれからイシノさんを説得できたらということで……。ゴトウさんからもオススメしておいてくださいよ(笑)

photophoto どこキャビと連携している名刺管理機能の画面。試しに先輩の名刺をスキャンしてみた。もちろんスマートフォンにも対応している(左)。iOS用アプリ「どこキャビiOS版ビューワ」の画面。シンプルなUIで使いやすい(右)

情シス“イシノ”が解説、「どこキャビ」のいいところ

スズキ: お疲れさまです、イシノさん。そろそろ試用期間が終わってしまうんですけどいかがです?

イシノ: うん。僕はどこキャビの管理者機能を使ってみたよ(Surface Pro 3も使いまくったけど)。

スズキ: 僕としては名刺管理機能とかはあれど、一般的なクラウドストレージとそんなに変わらないかなーというイメージだったんですが、イシノさん的にはどうでした?

イシノ: 使う側の人にとってはそれぐらいがちょうどいいかな。機能が多すぎても使わなかったりするし、それが逆にトラブルのもとになってしまうこともあるし。ユーザーはクライアントアプリを中心に使ってもらえればという感じだね。外部の人とファイルを送受信をするときとかはWeb版を使うとは思うけど。

 管理者機能については、ちゃんとログが追えたり、フォルダによってアクセス権限が付けられたり、管理権限が委譲できたりと使いたい機能はそろってる。他のサービスやアプリケーションでも実現できると言えばそうなんだけど、日本の企業で必要とされる機能を1つのサービスとしてまとめ、低価格で提供しているという印象だね。

photo 管理者はアクセス履歴などを見ることができる

スズキ: おお、割と好感触!?

イシノ: 基本的にファイルはサーバに置かれて、クライアントPCからは仮想状態で表示される設定になっているから、セキュリティについても有利な部分はあるかな。ユーザーもそれで不便だと思う場面は少ないと思うし。強いて難点を挙げれば、Windows用アプリについて、管理側で自動ダウンロードを無効にできる機能とかもあると良かったけど、オフラインで使えない不便さと、ローカルにデータを残させない安全さとの比較になるから判断が難しいね。

スズキ: な、なるほど……?

イシノ: そうそう、さっきゴトウさんから「名刺管理機能を使いたい」っていう話をされたんだけど、クラウド上に個人情報を置くのはさすがに慎重になるよね。ただ、管理をしているのが名の通った国内企業だから、経営層を説得しやすいという点ではいいかも。

スズキ: はあ、そういうものなんですか(よく分からないけど)。

イシノ: そういうものさ。だから、実際に導入するとしたら組織内でデータを共有するといったところに特化した使い方になるのかな。社内の人ならいろんな人が見てOKなファイルを置く場所にするとかね。ちょっとこれから会議なんだけど、本格的に検討してみるよ。それじゃ。

スズキ: あ、イシノさん! 早くSurface返してくだ……検討してくれるようだし、ひとまずはいいか。


 企業向けのお手軽オンラインストレージ「どこでもキャビネット」。交渉にはいろいろな苦労(?)があったけれど、実際に使ってみて編集部も情シスもメリットを実感したようです。仕事でのデータ管理や共有に困っていたら、僕のように情シスに聞いてみてはいかがでしょう。

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提供:株式会社大塚商会
アイティメディア営業企画/制作:ITmedia ビジネスオンライン編集部/掲載内容有効期限:2015年12月3日

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