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» 2016年05月23日 10時00分 UPDATE

日進月歩で変化するビジネス業務、きちんとシステム面で支援できていますか?

ビジネス環境の変化がますます激しくなる中、企業には他社との競争を勝ち抜くために業務改革が日々求められている。ただし、いくら業務が進化していっても、それを支えるシステムが変わらなければまるで意味がない。その解決策として日本マイクロソフトが提供するのが、クラウド型顧客情報管理ツール「Microsoft Dynamics CRM Online」 のサービスの1つである「簡易業務アプリケーション基盤(XRM)」だ。

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現状業務と利用システムに大きなギャップ

 突然だが、少し手を止めて、あなた自身の仕事を振り返ってもらいたい。仮に同じ会社、同じ職種だという前提で、5年前の業務と現在の業務の内容はまったく同じだろうか。自信を持って「そうだ」と答える人はほとんどいないはずだろう。なぜなら企業を取り巻くビジネス環境の変化は目まぐるしく、従来と変わらぬ仕事の進め方ではとても立ち行かないからだ。

 しかし一方で、そうした業務を支えるITシステムやアプリケーションも5年前と比べて大きく刷新したかと尋ねられればどうだろうか。多くの企業では業務の変化スピードに対してシステムが追い付いておらず、ミスマッチを起こしているケースが散見されるのが実態である。

 なぜシステムは追い付いてないのか。それには理由もある。新しい業務が発生するたびに、システムインテグレーター(SIer)にフルスクラッチでアプリケーションを外注するのが通例になっていたからだ。当然のように時間も費用もかかる。そのことが足かせとなり、企業のシステム刷新を妨げる一因になっていた。

 その結果、社員たちは現状業務とそぐわない、使い勝手の悪いシステムを使い続ける羽目になっていたのである。こうしたことが企業の競争優位性を下げているのは明らかだろう。

 一方で、企業はこれまでにも低コストでの開発や、変化対応が可能なシステムの実現に向け、試行錯誤を繰り返してきた。代表的なものが、IT部門ではなく、業務部門が主体となってシステム整備を目指す「EUC(End User Computing)」である。

 EUCはIT活用で先進的な企業を中心に、グループウェアなどをはじめとした、いわゆる情報系システムで実績があった。業務現場での開発の自由度が高い一方で、さまざまな業務ツールが乱立してしまうほか、IT部門が知らぬところで、ファイルサーバなどで管理するデータが二次利用されてしまうことも多く、個人情報保護法などのコンプライアンス面からも問題になっていた。どこに最新のデータが格納されているかを把握するのも難しかった。

 では、このような変化へのスピーディーな対応と厳格なデータ管理のために、企業はどんな方策を講じるべきなのか。それに対して日本マイクロソフトが提供するのが、クラウド型顧客情報管理ツール「Microsoft Dynamics CRM Online」 の一サービスである「簡易業務アプリケーション基盤(通称:XRM)」である。

さまざまな業務アプリケーションを作成できる「XRM」

 XRMは、Dynamics CRM Onlineの柔軟なアーキテクチャを基にした、業務アプリケーション開発を迅速化するためのフレームワークである。一番の特徴はアプリケーション開発に必要な機能が共通機能として網羅的に提供され、その組み合わせによってノン・プログラミングでの開発が可能な点だ。顧客(Customer)に特化した CRM に対して、さまざまな業務アプリケーションを作成できるという意味で X(=なんでも)という文字を使っている。

日本マイクロソフト Dynamicsビジネス統括本部 Dynamicsマーケティング部でシニアプロダクトマネージャーを務める釜池聡太氏 日本マイクロソフト Dynamicsビジネス統括本部 Dynamicsマーケティング部でシニアプロダクトマネージャーを務める釜池聡太氏

 アプリケーション開発は手間のかかる作業である。業務ロジックやデータ定義、画面の設計を皮切りに、セキュリティ対策、マルチデバイス対応などの作業も必要とされる。そのために上述したようにSIerなど専任技術者が開発作業を行ってきていた。

 XRMでは、それらの機能が“部品”として提供される。その上で、利便性の高いGUI(グラフィカル・ユーザ・インタフェース)によりマウスを中心とした操作によって共通機能を組み合わせ、設定作業を行うことで、Dynamics CRM Online上でのアプリケーションの整備や改修を外注に頼らずとも極めて短期間に行えるようになっている。

 日本マイクロソフトのDynamicsビジネス統括本部 Dynamicsマーケティング部でシニアプロダクトマネージャーを務める釜池聡太氏は、「今後の業務システムに何より求められているのが、変化対応のための開発の機敏さです。既存の開発手法ではリリース期間が長引くことで、他社に先んじられるというリスクも負っていました。この状況を打破する開発基盤こそXRMにほかならないのです」と力を込める。

IT部門と業務現場をすり合せる開発アプローチ

 マイクロソフトがXRMで掲げる開発アプローチは、「システムを業務に合わせるのではなく、業務をシステムに合せるのでもない、両者の擦り合わせを狙う」(釜池氏)というものである。

 XRMでは、GUIにより容易にシステムの見直しが可能だ。そこでIT部門がまずは現場の要望を基に、あまり作り込むことなくアプリケーションを整備する。その上で、細かな現場のニーズに応える形で改修や追加システムの開発を継続的に行う。

 従来型の個別開発のアプローチでは、各業務への最適化を目指すが故に、システムが “サイロ化”することも少なくなかった。つまりは、データベースがシステムごとに作成され、データモデルの違いなどの理由によりシステム間のデータ連携が難しく、業務現場では社内に存在するデータを十分に活用できない状況にあったわけだ。対して、XRMでは、フィールドの新規追加が簡単に行える柔軟なデータベース構造により、この問題に抜本的な解決が図られている。

 そのメリットは決して小さくない。それは、各業務で利用するデータに共通するものが多いからだ。例えば、日報と交通費精算。これまで両者は個別にシステム運用されてきたが、訪問顧客先のデータさえあれば、それにかかる交通費と商談内容などを連携させることが可能になる。

Office365との強い連携

 経費申請や貸出管理、タレントマネジメントなど、企業における業務は多岐に渡る。XRMでは、そうした要望に応える形でソリューションを構築する部品が数多く用意されている。それらの利用を通じ、業務アプリケーションの個別開発の手間から解放され、システム連携が容易になることで、業務プロセスの見直しにつなげることができる。

出張申請画面イメージ 出張申請画面イメージ

 加えて、XRMはクラウド上で稼働する特性から、データやビジネスロジックを一元管理することができ、IT統制の問題が解消される。従来型のオンプレミスのシステムでは、ハードウェアやアプリケーションの更新と運用、さらにセキュリティ対策に手間とコストがかかったが、XRMの利用を契機にそれらは軽減される。オンプレミスのシステムでは面倒なチューニングなどの作業も必要とされたが、マイクロソフトに一任することで、その悩みも一掃されるわけだ。

 XRMの強みは、「Office365」との連携にもある。Ofiice365をフロントに、Dynamics CRM Onlineにシームレスに連携することが可能だ。また、プリセットされているグラフ・ダッシュボードを使えば、アプリケーションデータを可視化したり、Excelにエクスポートして加工したりすることも簡単だ。例えば、社内の“目安箱”への投稿が、どのように推移しているかもビジネスプロセス機能で可視化できる。多くの社員からの改善提案がある場合もXRMを活用すれば、それらの声をすぐに拾い上げるツールを実装することできるのだ。

 また、Dynamics CRM Onlineとアーキテクチャを共有していることから、IDやセキュリティ基盤をそのまま引き継ぐことができる。これにより業務現場で利用するExcelや、SharePointによるデータ共有、OneNoteでの議事録の集約管理や、それらを基にしたPower BIでの意思決定など、使い慣れたツールとの業務上の連携が容易になる。

 XRMを活用することで一体どれほどの業務効率化が図れるのだろうか。同社が試算したところ、あるシステムでは開発に要する工数を6.5人月から0.5人月にまで削減できると見積もることができたという。この大きな要因は、ID管理をクラウドに任せる、プログラムを書かないこと自体による工数の削減、独自開発ロジックが少ないためテスト工数が大幅に圧縮されたためである。

 マイクロソフトのXRMの存在感は、これから企業がビジネス環境の変化にもっとスピード感を持って対応していく上で、さらに大きなものとなりそうだ。

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提供: 日本マイクロソフト株式会社
アイティメディア営業企画/制作:ITmedia ビジネスオンライン編集部/掲載内容有効期限:2016年6月22日

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