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» 2016年08月19日 06時00分 UPDATE

結果を出す“下ごしらえ”:「仕事が遅れがちな人」が、やっていないこと (1/5)

「この仕事、お願いしますね」と言われて、とりあえずやってみる人がいる。しかし、締め切りを守れず、各方面に迷惑をかけることも。なぜ「とりあえずやってみよう」という人は、仕事が遅れがちになるのか。

[上阪徹,ITmedia]
締め切りを守れない人はどこに問題があるのか(写真はイメージです)

 仕事のやり直し、差し戻しを防ぐには、どうすればいいのか。準備段階での「結果を出す"下ごしらえ"」について、たくさんの取材経験から考えてみる連載第4回。

 第1回第2回第3回では、それぞれ「目的」「ターゲット」「アウトプットイメージ」というキーワードを掲げたが、第4回のキーワードは「プロセス」だ。

 どうやって、その仕事を最後まで完遂していくか、効率的にアウトプットに導く「段取り・シナリオ」を考えていく、ということである。まずは、プロセスをしっかり考えてから、仕事に取り組まないといけない。

 ところが、これが往々にして飛ばされることがある。なぜなら「とりあえずやってみよう」と仕事に取りかかってしまうからだ。これは、やり直しが前提のやり方である。うまくいく人たちは、そうはしない。しっかりと準備をしているのである。

 例えば、資料づくりを頼まれた。では、どのように、その資料づくりをアウトプットまでつなげていくか。そこに行き着くまでに、何を、どんな順番で、どんなふうに進めていくのか、考える必要がある。

 しかも、仕事には通常、締め切りがある。その締め切りに間に合うよう、最も効率的にアウトプットが出せる流れが求められる。

 アウトプットの期限から逆算し、やるべきことを整理し、それが最もスピーディーにできる方法を考えていく、ということだ。

 これができていなければ、行き当たりばったりで情報収集はしてみたものの、無駄なものまで集めてしまった、なんてことにもなりかねない。情報収集に時間がかかり過ぎ、整理する時間が足りなかった、などということも起こり得る。

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