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» 2016年09月30日 10時00分 UPDATE

その複合機コスト、本当に妥当? OKIデータが提案するトータルコストを削減する方法とは

業務の現場で広く利用されている複合機(MFP)。ただし、そこで課題となるのがトータルコスト(以下、TCO)の正確な把握が困難なことである。その最大の理由は、従来型のカウンター方式による契約では、リース期間内での月々の料金変動が避けられないことだ。そうした中、OKIデータがコストの正確な把握を支援するために提供しているのが……。

[PR/ITmedia]

自社のMFPコストは、本当に妥当と言い切れるのか

 PCやタブレットなど、ITツールの技術革新が進みながらも、依然として紙書類は業務に欠かせぬ存在だ。そのことは、多様な業務が、今なお各種帳票をベースに組み立てられていることからも明らかだ。そうした中、あらゆるオフィスで必須の存在となっているのが、複写機やプリンタ、スキャナー、FAXなどの機能を1台に集約した複合機(MFP)である。

 この状況を踏まえ、MFPの管理者にお尋ねしたいことが2つある。1つ目は、「あなたの会社では、MFPにまつわるコストを、果たして把握しているのか」――という点である。もっとも、これは愚問であろう。管理担当者であれば毎月の請求書から、その額を確実に把握しているはずである。

 では、次の質問はどうだろう。「そのコストは本当に妥当か」――。実のところ、ここで返答に窮する企業がまだまだ多いのではなかろうか。

 複合機のコストが適切かどうかは実は把握が極めて困難だ。リース契約の場合、本体価格に加え、いわゆる「カウンター方式」で契約しているオフィスが多いが、著名メーカーによる「カウンター方式」の契約単価には消耗品に加え保守などの料金が含まれており、それらが5〜6年にわたり分散して請求され、その額も一様ではないからだ。

コスト構造をひも解けば見えてくる 従来のカウンター方式に潜むこれだけの“課題”

 MFPコストの代表例は印刷コストだ。その計算の指針となる1枚あたりの印刷単価は、カラーの場合、契約ごとにおおむね10〜20円台で設定されることが多い。だが、印刷単価はユーザー企業の利用状況や利用台数、地域によってもさまざまで、自社の設定金額が妥当か否かは他社のケースを知る機会がない限り、確認する術はないと言っていい。

 また、メンテナンスや故障時の迅速な復旧のための保守契約についても課題がある。その必要性は確かだが、金額は本来であれば故障率やサービス水準に基づき決められるものである。ただし、現状では“必要以上のサービスが提供されている”との声が聞かれることもしばしばだ。

 こうしたMFPコストの「可視化」の難しさは、ユーザー企業にとって決して小さな問題ではない。継続利用し、かつ、組織規模が拡大するほど利用台数も確実に増すため、毎月のわずかな料金の違いが、結果としてTCO(Total Cost of Ownership)の差として積み上げられるからだ。だが、現状のリース契約では、消耗品や保守などのサービスも含めて提供されるために、コストの比較、ひいては削減を進めにくい。企業の製造部門などでは、部品レベルで「銭」単位のコスト削減が進められているが、これではその努力も水の泡だ。

“メンテナンスを自社で行う”という新たな選択肢

 この状況の打開に向け、独自の取り組みで急速に存在感を増しているのがOKIデータだ。その一番の特徴が、5年間無償保証、メンテナンス品5年間無償提供、さらに各種のメンテナンスをユーザー自身ができるようにすることで “明朗会計”を実現している点である。

 OKIデータのマーケティング担当者は「MFPのTCO削減に向け、これまで消耗品や保守コストが大きな壁となっていました。この状況を打破する我々の策は、COREFIDO(コアフィード)』ブランドによる“セルフメンテナンス”のしやすさです。これにより、メンテナンスをお客様自身でまかなうことができるので、追加コストの支払いから抜本的に解放され、TCOの正確な把握も実現できるのです」と強調する。

 保守業者が行っていた作業をユーザー自身が行うと聞いて「我々にメンテナンスは無理ではないか」と心配する方も多いことだろう。しかし、OKIデータはそのための仕組みを製品に取り込んできた。代表的なものが、独自のLEDによる印刷方式の採用である。

 「MFPで一般的なレーザー方式よりも機構が格段にシンプルなので、消耗品やメンテナンス品の交換が非常に簡単です。また、部品点数が少ないので、故障も起きにくいです」(同社)

 それに加えて、本体に搭載された7インチのオペレーションパネルがメンテナンスをサポートする。その指示に従うことで、専門知識が乏しくとも確実に作業を行うことができるのだ。同社の調査によると、MFPに関するトラブルの約8割はユーザー自身で解決できるものであり、その多くが2分程度で復旧できるという。メンテナンスのセルフ化によって保守コストだけでなく、“時間的コスト”もかけずに済むのだ。

photo 「新世代オペパネガイダンス」がメンテナンスをサポート

さらに進化した「COREFIDO3S」が今年7月に登場

 同社がMFPの既存提供モデルを打破できたのは、プリンタメーカー大手として培った技術力やノウハウがあったからこそである。COREFIDOを開始したのは8年前。以来、本体の5年間の無償保証を皮切りに、本体に付随するメンテナンス品の無償提供(5年間)など、サービス領域の拡大に注力してきた。

 その上で、2016年7月に発表した「COREFIDO3S」では、トナーやドラムなどの消耗品をユーザーが選択した上限本数の範囲内で最長5年間タイムリーに届ける「消耗品バリューサービス」を展開する。

photo 「COREFIDO 3S」

 ここで価格に目を転じると、最も安価な「MC883dnwvバリューSタイプ」の価格は、24本のトナーと8本のドラムが付帯して151万円(税別)からと極めて安価。ランニングコストを見ても、現行のOKI製品ではカラーで1枚当たり11.5円〜に設定されているのに対し、COREFIDO3Sでは、大量印刷する企業にターゲットを絞ることで、さらなるコスト削減が実現されるという。

 万一、消耗品を使い切れなかった場合には、同社が定める「消耗品バリューサービス」の利用規定により、契約満了時に残りを一括して受け取ることもできる。

photo 価格イメージ

利便性を高める多様なアプローチ

 このほかに、既存のリース契約に対するCOREFIDO3Sの優位性として、MFPのコスト負担を利用期間にわたり“均一化”できることが挙げられる。従来のカウンター方式では、月々の出力枚数の変動に伴い、毎月のコストの変動が避けられない。だが、COREFIDO3Sであれば、TCOが導入時に確定するため、同じリース形態でありながら、毎月の請求額に変動は生じない※。会社の財布を預かる管理部門にとって、この点は極めて有益なはずである。

※同社ではリースサービスを提供していないため、希望の際はユーザーがリース会社と契約する必要あり。

 既に述べたLED方式の採用により、本体を格段に小型化できたメリットも大きい。国内ではオフィススペースのコストが総じて高いが、他社製品よりも小さいだけに、その負担を軽減することもできる。

 また、MFP自体の使い勝手も極めて高い。例えば、消耗品の交換時期が近づくと、MFPが消耗品申込書を自動印刷。あとは、FAX(またはメール)で送信すれば申し込みは完了である。加えて、管理者にとって消耗品の管理は煩雑な作業であったが、COREFIDO3Sでは、消耗品の残数などを月次レポートしてくれるという。

 この他にも、機能を絞ったシンプルモデルのA3カラーLED複合機「MC843シリーズ」も用意。

 「シンプルモデルの狙いは、MFPのFAX機能を除くことで、安価なプリンタ感覚のMFPとして利用してもらうことにあります。メールの利用の広がりによって、FAX機能を必要としない企業も増えており、かつ、オフィススペースの広い企業では、複数台を利用した方が業務効率的にも有効ですので」(同社)

他社ユーザーの約70%以上が利用に前向き

 COREFIDOシリーズはMFPの新たな利用提案でもある。これまで、MFPのトラブルは、現場業務に大きく影響を与えながらも、保守業者による対応の完了まで、ただ待つことしかできなかった。同シリーズはその常識を大きく変えた。

 「COREFIDOではトラブル時も現場レベルでいち早い対応が可能なため、業務停止を最小限に食い込めることが可能です。もっとも当初は自社でのメンテナンスに抵抗感を感じる企業も少なからず存在しました。しかし、企業のITリテラシーの高まりや価格の安価さなどが相まって、当社製品への乗り換えもここにきて相次いでいます」(同社)

 事実、同社が他社ユーザーに対して実施した調査によると、COREFIDO3Sを「導入したい」「検討したいと」の回答は、トータルで約70%を超えるほどである。

 COREFIDOのサービスの拡充と、MFPの機能面の見直しを両輪に、利便性向上とコスト削減の支援に取り組むOKIデータ。同社製品の利用のさらなる広がりは、前述した調査結果やTCOから考えてほぼ確実なところ。もし、現在使用しているMFPコストに疑問があるのなら、同社の話を聞いてみてはどうか。同社の提案が、抜本的な解決に導いてくれることは請け合いである。また、同社のWebサイトでは、毎月の印刷枚数を入力するだけで簡易的に5年間のコストを算出できるシミュレーターもあるので、ぜひ参考にしてみて欲しい。

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提供:株式会社OKIデータ
アイティメディア営業企画/制作:ITmedia ビジネスオンライン編集部/掲載内容有効期限:2016年10月29日