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» 2016年12月21日 18時30分 UPDATE

ビジネスを応援する、最適なプランがある:中堅・中小企業こそ選ぶべき「Office」がある 簡単・安全・安心の「Office 365」

身近なビジネスツール「Microsoft Office」。クラウド技術によりさらに便利になった「Office 365」だが、中堅・中小企業のために設計されている「Office 365」がある。中堅中小企業こそ選ぶべき、その理由は?

[PR/ITmedia]
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 世界で最も広く普及しているビジネスソフトウェア、Microsoft Office(以下、Office)。業種・業態、企業規模を問わず、「Excel」や「Word」、「PowerPoint」を利用している企業は多い。企業のさまざまな情報がOfficeのファイルでやりとりされ、これなしには意思疎通すら難しい「ビジネスの共通言語」になっていると言っても過言ではないだろう。

 さて、誰もが使うOfficeだが、同じ「Office」であっても、違いがあるのをご存じだろうか。「え? WordはWordでしょ?」と思った方は確かに正しいが、見逃しているポイントもある。

 それは「Officeは使う人や目的を考慮して、それぞれに最適な製品・サービスが用意されている」という点だ。使うのが中堅・中小企業であれば、中堅・中小企業のために提供されているOfficeがあるということだ。

中堅・中小企業には法人向け「Office 365」

 Office製品には現在、「Office Home & Business 2016」「Office Personal 2016」という、従来と同様のパッケージ版が販売されている。またPCにプリインストールされている「Office Premium」も提供されている。

 これに加え、現在、利用者が増えているのが「Office 365」だ。これは、パッケージ版と同様におなじみのOfficeアプリケーションを利用できる上、「クラウド」を活用したさまざまなサービスもセットになっているのが特長だ。これらを組み合わせることで、Officeアプリケーションの利便性が増している。

photo 利用者を伸ばしている「Office 365」。クラウド技術を活用し、さまざまな利便性を提供しているのが特長だ

 Office 365には、「Office 365 Solo」という名称で販売されている一般消費者向けサービスと、法人向けに設計された「Office 365 Business」「Office 365 Enterprise」といった製品がある。使えるアプリケーションなどが共通する面もあるが、法人向けOffice 365には、ビジネスを支援するさまざまなサービス・機能が含まれている。

 中堅・中小企業がOffice製品のバージョンアップなどを検討する際は、法人向けOffice 365を検討する価値は大きい。以下、その理由とメリットを見ていこう。

中堅・中小企業が法人向け「Office 365」を使う理由 その1:「コストメリット、容易な導入・ライセンス管理」

 複数のプランがある法人向けOffice 365のうち、中堅・中小企業に向くのが「Office 365 Business」「Office 365 Business Premium」だ。WordやExcel、PowerPointなど、一般的なビジネスに必要なOfficeアプリケーションが過不足なくそろう上、ビジネス利用に最適化された機能も備えている。

 Office 365は、従来のようにOfficeソフトを一括購入するのではなく、音楽配信などでおなじみになった「定額制サービス」のように、月額あるいは年額で利用料を払いながら使い続ける形になっている。

 「Office 365 Business」の場合、料金は月額換算で900円(年間契約の場合)と、一般消費者向けプランとほとんど変わらない。パッケージを購入する場合に比べて、一時的な導入コストを抑えられるメリットもある。

 「法人向け」と言っても、Office 365の公式Webサイトから申し込めば、いつでも使い始めることができる。「手続きが面倒くさそう」「利用できるようになるまで、時間がかかるのではないか」――などと身構える必要もなく、IT専任の担当者がいないことが多い中堅・中小企業の導入ハードルをぐっと下げている点もうれしい。

photo 必要事項を記入するなど、Webから申し込めばすぐに使える

 法人の場合、複数の従業員がOfficeを利用するケースが多いだろう。法人向けOffice 365なら、利用する権利である「ライセンス」の管理を専用ポータルから一元的に行え、ライセンス数が増えても管理の手間を省ける。パート社員やアルバイト、社外の業務委託など、さまざまなスタッフの入れ替わりが多い職場であっても、Officeを柔軟に使ってもらえる環境が作れそうだ。

中堅・中小企業が法人向け「Office 365」を使う 理由その2:「常に最新のOfficeを使える」

 月額/年額制で利用する法人向けOffice 365の大きなメリットの1つが、「常に最新のOfficeを利用できる」という点だ。

 Office 365は頻繁にアップデートが行われており、その使い勝手やパフォーマンスは進化し続けている。アップグレード費用などは不要で、追加料金も必要なく、通常の利用料金だけで最新版Officeのメリットを享受できるのだ。

 特に近年では、クラウドやモバイルと連動した機能の進化が目覚しい。これを積極的に活用することで、スタッフ間での密なデータ共有や柔軟なワークスタイルを実現し、日々の仕事の生産性をもっと向上できる可能性が開ける。

中堅・中小企業が法人向け「Office 365」を使う 理由その3:「大企業と同等のセキュリティ」

 ITを活用する以上、今やどんな企業でも避けては通れないのがセキュリティ。ここでも、常に最新版にアップデートされ、万全の対策が施される最新のOfficeを使い続けられる法人向けOffice 365のメリットは大きい。

 さらに安心なのは、中堅・中小企業向けのOffice 365のシステム基盤が、大企業向けのOffice 365と同じものが使われている点だ。個人情報などを抱える中堅・中小企業であれば、大企業と同等の強固なセキュリティ環境を利用できるのは心強いだろう。

 セキュリティ面でのメリットが活きてくるのが、Office 365で提供される各種クラウドサービスだ。Officeアプリケーションに加え、付属するメールサービスやファイル共有といった便利なアプリケーションも、万全なセキュリティのもとで提供される。

 法人向けOffice 365では、「OneDrive for Business」というクラウドストレージ(オンラインストレージ)サービスも活用できる。Officeアプリケーションなどで作成した各種データは、強固に守られたクラウド上に保存されるので安心だ。

photo OneDrive for Businessは、データをクラウド上に保存するクラウドストレージだ(写真は英語版)

 さらに、上位版である「Office 365 Business Premium」には、クラウドサービス「Exchange Online」が含まれており、企業の独自アドレスを使ったメールはもちろんのこと、予定表やアドレス帳といった機能も活用できる。おなじみ「Skype」のビジネス版である「Skype for Business」といったサービスもコミュニケーションを活性化してくれそうだ。

 近年では、個人向けに提供されている無償のクラウドストレージや、スマートフォンの人気チャットアプリをビジネスシーンでも利用するケースが増えてきている。だが従業員が勝手に使っているサービスから企業情報が漏えいし、大きな問題になる事故が相次いでいる。複数のサービスやアプリケーションを使えば、それぞれのID・パスワードを守らなくてはならず、ここにつけ込まれる形で不正アクセス被害にあう恐れもぬぐえない。

 ビジネス専用に開発・運営されている法人向けOffice 365なら、ビジネス用途を前提とした安全なサービスを利用できるというわけだ。1度Office 365 Businessにログインすれば、全てのサービスを利用できる(シングルサインオン)のも強み。守るのは1つのIDとパスワードで済み、従業員の利便性も、情報セキュリティも大幅にアップすることになる。

中堅・中小企業が法人向け「Office 365」を使う理由 その4:「手厚いサポート体制」

 定番のソフト、便利な機能、万全のセキュリティ──とはいえ、実際に導入してみたら分からないことや、困ったことが起きることもあるだろう。IT専任の担当者がいないことが多い中堅・中小企業では、この点が不安となり、新しいサービスの導入に二の足を踏むといったケースもあるだろう。

 法人向けOffice 365の安心感を高めているのが、ユーザーからの疑問に電話で答えるサポート体制だ。重大な問題については24時間年中無休で対応を約束。より一般的な問題も営業時間内なら電話で相談できる。

photo IT専任の担当者がいない中堅・中小企業にとって、手厚いサポート体制は心強い

 仮に繁忙期に大きなトラブルが起きたら? そんな時にもマイクロソフトに直接相談できる安心感こそが、中堅・中小企業のために提供されている法人向けOffice 365の強みなのだ。

購入前の不明点は、法人向け相談窓口に相談を

 このように法人向けOffice 365は、ビジネスでOfficeを利用する上で有利な機能やサービスを十分に備えている。ただ、導入は容易とはいえ、自分の企業にどのプランが向くのか、どんな機能が含まれているのかなど、初めて法人向けサービスを導入する企業にとっては疑問や不安が付き物だろう。

 そこで日本マイクロソフトは、導入後のサポート窓口とは別に、Office 365を購入する前に専任の担当者に相談できる法人向け相談窓口(営業時間:9:00-17:30、営業日:月曜日〜金曜日・指定休業日を除く)を用意している。

 相談窓口では電話とWebフォームから気軽に相談できるが、Webサイトからそのまま、リアルタイムにチャットで担当者へ相談することも可能だ。手元で製品サイトを見ながら担当者に疑問点を確認できるので、納得しながら利用イメージを高められるだろう。

 「実際に試してみて、その使い勝手や導入効果のほどを確かめてみたい」という方もいるだろう。そうした要望に応えるため、Office 365を無償で30日間に限り試用できるトライアル版も用意されている。無償トライアル期間中でも、技術サポートを利用できるので安心だ。

 このトライアル版をとことん使い込み、不安や疑問点をサポートに問い合わせて解決した上で購入すれば、導入に失敗する確率をかなり減らすことができるだろう。トライアル版は日本マイクロソフトのサイトですぐに利用し始めることができる。ビジネス版Officeに関心を持った方は、まずは試していただきたい。


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提供:日本マイクロソフト株式会社
アイティメディア営業企画/制作:ITmedia ビジネスオンライン編集部/掲載内容有効期限:2017年2月9日

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