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» 2016年12月21日 18時30分 UPDATE

中堅・中小企業こそチャンス:わが社も「働き方改革」できる? 「Office 365」が従業員と会社を強くする

政府が推進する「働き方改革」。中堅・中小企業では余裕がなく、そこまで取り組めないという声もあるかもしれない。だが、そうではない。中堅・中小企業こそ、積極的に働き方改革に取り組むべきなのだ。その理由は? 

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 「働き方改革」「ワークスタイル変革」というキーワードはビジネス界の流行語大賞と言っていいだろう。政府が率先して「新しい働き方」を普及させるべく、さまざまな政策が打ち出され、実際に企業による在宅勤務などの取り組みが本格化している。

 ただ、テレビなどで取り上げられる事例は大企業やネット企業などのものが多く、一般的な中堅・中小企業の取り組みはあまりみられないようだ。「働き方改革など、経営に余裕がある大企業のもの。余裕のない中堅・中小企業はそれどころではない」──そう考える向きもあるかもしれない。

中堅・中小企業にチャンスをもたらす「働き方改革」

photo 働き方改革は中堅・中小企業にとっても大きなチャンスだ

 しかしそれは早合点というものだ。働き方改革は日本で働く人と企業全てに関わる問題であり、むしろ中堅・中小企業にこそ大きな意味と可能性がある。

 多くの中堅・中小企業は今、人手不足に悩まされている。そして少子高齢化が進み、労働人口が減少してくると、人材はますます取り合いになるだろう。そんな中、中堅・中小企業がいかに優秀な人材を確保し、社内に留めておけるか。「働き方改革」はそのカギを握っている。

 優秀な能力と豊富なノウハウを持つにもかかわらず、育児や介護などで職を離れざるを得ない人々がいる。こうした人材を戦力にできないか。優秀な女性社員が出産を機に退職を願い出た。育児休暇の後、フルタイム勤務が難しくても、午前中の3時間だけでも復帰してくれないだろうか──。

 オフィスに出勤せずとも業務を遂行できる「テレワーク」環境を提供できれば、人手不足の中堅・中小企業が貴重な人材を呼び込み、自社につなぎとめておくための有効な手段になり得る。地方企業が都会の優秀な人材を採用し、在宅で仕事をしてもらうといったことが当たり前になれば、人材採用の可能性も大きく変わる。いま進みつつある「働き方改革」は、中堅・中小企業にとってチャンスなのだ。

 中長期的にみて、われわれの働き方が変わっていくのは間違いない。今すぐは無理としても、未来を考えてできることはやっておきたい。といっても、中堅・中小企業は一体どこからどう手を付ければいいのだろうか?

 実は、意外なところに突破口がある。普段従業員が使っている「Excel」や「Word」といった「Microsoft Office」(以下、Office)アプリケーションがそれだ。

 なぜ? と思うかもしれない。しかしExcelなどのOfficeアプリケーションをビジネスで毎日使うという人は多いだろう。日々活用するソフトだからこそ、新しい働き方の起点にもなるのだ。

働き方も変える「Office 365 Business」

 ビジネスに不可欠なOfficeアプリケーション。中小企業、それも従業員数が10人以下の小規模な会社では、ひょっとしたらOfficeアプリケーションを個人ユーザーとして購入・利用しているケースが多いかもしれない。

 Office 365には複数のラインアップがある。それは、Office 365は使う人や目的を考慮して、それぞれに最適なプランが用意されているからだ。

 一般消費者向けの「Office 365 Solo」に対して、中堅・中小企業向けの「Office 365 Business」が用意されている。WordやExcel、PowerPointといった、必要なOfficeアプリケーションを含むほか、ビジネスに便利な機能もそろっている。

photo ビジネスで誰もが使うOfficeアプリケーションに加え、効率化や働き方改革に効くさまざまな機能がそろっているのが「Office 365」だ

 利用料は月額/年額制で支払う形になっており、Office アプリケーションとクラウドストレージ(オンラインストレージ)がついている「Office 365 Business」は月額900円(年間契約の場合)、これに加えてメール、スケジュールを共有できる予定表機能などがついている「Office 365 Business Premium」は月額1360円(同)と、ビジネス向けといってもコストは個人向け製品とほとんど変わらない。

 Office365を販売する日本マイクロソフトは「働き方改革」に取り組んでおり、テレワークの普及を推進している。Office 365のビジネス向けサービスも、新しい働き方に活用できるさまざまな機能やサービスが搭載されている。

法人向け「Office 365」が実現するワークスタイル

 法人向けOffice 365を使ったこんなケースをイメージしてみよう。

 主婦のAさんは。大手企業で海外事業を担当していたが、出産を機に退職。子育てが落ち着き、再就職先を考えていたところ、スタッフが10人ほどの翻訳会社に採用された。得意の英語を生かせると張り切っているが、子どものことを考えるとフルタイムの出勤は難しい。しかしAさんの能力を生かしたい会社は、メッセージング機能を備えるOffice 365 Business Premiumを導入し、リモートワークに取り組むことになった。


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 子どもを小学校に送り出し、Aさんは自宅のPCを起動。メールアプリ「Outlook」で会社アドレス宛てのメールをチェックし、予定表機能から翻訳原稿の締め切りと、リモートワークで共同作業をしている同僚の1日のスケジュールを確認する。

 翻訳中の原稿は、とあるメーカーが発表する製品のマニュアル。原稿ファイルはクラウドストレージ「OneDrive for Business」に保存してあり、強固なセキュリティに守られている。「Word」を起動し、原稿ファイルをクラウドストレージから開く。作業中、同僚と訳語についてメッセージングソフト「Skype for Business」でリアルタイムに相談する。

 この日の作業は午後に終了。クラウドストレージにデータを保存し、夕食の買い物に出かける。出先で、スマートフォンのSkype for Business に社長から「ちょっと急ぎで原稿を確認してもらえませんか」とメッセージ。Word モバイルアプリで原稿ファイルにアクセスし、若干の手直しをする。Skype for Businessで社長に報告すると「お疲れさまでした。きょうはここまでにしてください」とねぎらわれ、買い物かごを手にした──。

新しい働き方を実現する機能を搭載

 企業の生産性を高めるために開発されているOffice 365 Business Premiumには、働き方改革に役立つさまざまな機能が含まれている。

 自宅で仕事をしたり、外出先のちょっと空いた時間に業務を遂行するためには、できれば会社が支給するPCにしばられたくない。持ち運びに便利なスマートフォンやタブレットを使えれば、リモートワークの可能性は飛躍的に向上するし、自宅のPCから普段仕事で使っている環境にアクセスできれば、在宅勤務の可能性もより一層広がる。

 Office 365には、Windows PCだけでなく、MacintoshやiPhone/iPadなどのiOS端末、AndroidスマートフォンなどからOfficeのファイルにアクセスし、閲覧や編集を行う機能が付いている。さらに、企業の独自アドレスを使えるメール機能や、セキュリティを確保したクラウドストレージ、チャットにWeb会議といった各種のサービスも利用できる。

 例えばOffice 365のメール環境を導入すれば、自宅や外出先からでも会社のメールを安全に利用できるようになる。自宅で会社のメールを確認するために、いちいち個人用メールアドレスに転送するといった手間は不要になる。

photo Office 365のメール環境を導入すれば、会社だけではなく自宅や出先からも安全にメールを利用できる

 また、チームメンバーの予定表(スケジューラー)を社内で共有し、場所やデバイスを問わず参照・更新できるようになるため、自宅や外出先で働くメンバーの動向が把握しやすくなる。リモートワークを進める上で有用な機能だ。

 Office 365 を導入すれば、通信環境さえあれば、あらゆる場所が会社のデスクの上と同じ仕事場になる。場所や時間にしばられない、新しい働き方を実現できている職場は魅力的だ。現在の従業員の満足度を高め、新たな人材を引きつけ、多様化する雇用形態にも柔軟に対応できるだろう。

オフィスでも、在宅でも、同じように働ける

 さらに、法人向けOffice 365には、働き方改革を実現する上で役立つさまざまな機能が備わっている。特にテレワークに役立つ機能をピックアップして紹介しよう。

クラウドストレージを使った情報共有

 Office 365には、1ユーザー当たり1TB(テラバイト)のクラウドストレージ「OneDrive for Business」が付属している。これを使い、会社のチームメンバーや取引先と書類などのファイルを共有することで、いつでもどこでも効率的にドキュメントのやりとりを行うことができる。

photo OneDrive for Businessでは、クラウド上に保存されたファイルを安全に共有できる(写真は英語版)

 「無償版のクラウドストレージサービスで十分なのではないか?」と考える方もいるかもしれない。だが無償サービスはあくまでも個人用途が前提。クラウドストレージ経由の情報漏えい事故も多発している昨今、個人情報や取引先のデータなどを扱う企業であれば、強固なセキュリティで守られたビジネス向けサービスが安心だ。

Web会議で遠隔コミュニケーションを円滑に

 Office 365 Business Premiumには、メッセージングサービス「Skype for Business」も付属している。クラウドストレージ上に保存したファイルについて、同僚とチャットでやりとりしながら共同編集を行う──といった仕事の進め方も可能になる。

 自身が現在「オフィスにいるのか自宅にいるのか」、あるいは「在席中か離席中か」といったステータスを表示しておけるため、たとえ遠隔地にいる同僚であっても、同じオフィスにいるかように互いの動向が分かり、スムーズにコミュニケーションできるようになっている。

photo 「連絡可能」など、現在の状態(ステータス)を表示しておける(画像は一部加工しています)

 時には互いに顔を見ながら話した方がスムーズに意思疎通できることもあるだろう。そうしたケースで役立つのが、Office 365 Business Premiumに備わっているWeb会議機能だ。カメラを用意すれば手軽に相手と接続して会話でき、相手とOfficeアプリケーションの画面を共有したり、メモを共同編集したりといった機能も手軽に利用できるため、あたかも実際に顔を突き合わせて行っているかのような共同作業が、遠隔地にいても実現できるのだ。

photo テレワークでも顔を突き合わせて話し合える

 職場の士気は生産性に大きく影響する。働き方改革を進める上では、在宅で作業するスタッフのメンタル面でのケアも考慮したいところだ。こうした仕組みがあれば、在宅勤務をしている従業員であっても、社内に勤務している同僚とのコミュニケーションロスを最小限に抑え、チームの帰属意識を維持できるだろう。

Office 365はWebサイトから簡単に購入できる

 これまで紹介してきた各種機能は、無償の個人向けサービスとは異なり、社員数十万人以上の大企業における利用にも耐えられるだけの信頼性とパフォーマンスを備えている。テレワークで心配なのはセキュリティだが、この点でも十分な信頼性を備えている。

photo 必要な機能を確認できるOffice 365のWebサイト。チャット機能や電話により、直接相談もできる

 法人向けサービスといっても、Office 365 Businessを購入する場合、面倒な手続きは一切不要だ。Office 365の公式Webサイトから申し込めば、利用を始められる。導入後、ユーザーのトラブルに対応する電話サポートも用意されているので安心だ。

 「これまで個人向けのOffice製品しか使ったことがないため、使いこなせるか不安だ」という方もいるかもしれない。そうした方々のためには、30日間無償で利用できるトライアル版が提供されており、無償のトライアル期間中もサポートが受けられるので、機能などを確認しながら導入を検討できる。また、電話とWebサイトからのチャットを通じ、日本マイクロソフトに購入に関する相談に乗ってもらうこともできる。

 すぐには働き方改革に取り組むのが難しい企業であっても、Office 365なら日々のビジネスに役立ち、さらに将来の変革にも備えることができる。中堅・中小企業にとっても、ビジネス向けOffice 365はかなりお得な解決策だと言えるだろう。関心を持った方は、まずは気軽に日本マイクロソフトに相談してみてはいかがだろうか。


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アイティメディア営業企画/制作:ITmedia ビジネスオンライン編集部/掲載内容有効期限:2017年2月9日

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