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» 2016年12月21日 18時30分 UPDATE

実はキケンな個人向けアプリの業務利用:メッセンジャー、ストレージ……無料アプリの落とし穴 「Office 365」が丸ごと解決

便利で無料のメッセージングアプリやクラウドストレージをビジネスにも利用しているというケースがあるかもしれない。だが、そこには大きな落とし穴、それも会社を危うくするほどの大きな穴があるかもしれない──ビジネスにはビジネスのために設計されたツールを使うことが肝心。「Office 365」なら、安全・安心なIT環境を中堅・中小企業にも低コストに提供してくれる。

[PR/ITmedia]
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 スマートフォンの普及によって様変わりしたのが、私たちの日常におけるコミュニケーションだ。その最たる例がメッセージングアプリ。今やどこにいてもアプリから友人や家族とつながり、チャットで会話を交わすことができる。最近はビデオチャットも一般的になりつつあり、文字だけでなく互いの顔を見ながら会話できるアプリも利用が進んでいる。

 メッセージだけではない。さまざまな文書や画像といったファイルのやりとりも、かつてのようにメールに添付して送受信するより、クラウドストレージ(オンラインストレージ)サービスを使うのが当たり前になっている。

 こうしたツールは基本的に無料で誰でも使えるのも大きな利点だ。プライベートで便利に活用しているビジネスパースンが、ビジネスでも同じツールを使いたくなったとしても不思議ではない。

photo ビジネスにも便利な無料の個人向けアプリだが、大きな落とし穴があるかもしれない……

 例えばチャットツールは、社内のチームメンバー内で連絡を取り合ったり、情報を共有するためのツールとして優れた点がある。メールでは格式ばった表現になってしまったり、文面作成に無駄な手間が掛かってしまうところが、チャットならカジュアルな文章で気軽に発信できるため、急ぎの場合やちょっとした意思疎通などの手段としてはメールより向いている。

 同様にクラウドストレージも、仕事上必要な大容量ファイルを気軽に保管しておく手段として、そしてこれを社内や取引先と共有できる、手軽で確実な手段だ。社外の相手にも簡単にファイルにアクセスしてもらえるため、特に外部とのデータのやり取りで重宝している人が多いのではないだろうか。

 自社内にIT専門の担当者がいない中堅・中小企業では、こうした無料のツールを従業員が自然発生的に利用しているケースが多いだろう。何しろ無料だし、会社が費用を負担することなく、社員のコミュニケーションやデータのやり取りが便利にできているのだから、「こんなにいいものが無料で使える、いい時代になった」と思うこともあるかもしれない。

 ……だが、である。ITツールのこんな使い方には落とし穴があるかもしれない。それも、場合によっては会社の存続を危うくするほどの大きな穴が──。

“勝手ツール”がはびこる「シャドーIT」リスク

 実は、こうした無料ツールの手軽さや便利さは、ビジネス利用においては深刻なリスクと裏腹の関係にある。そのリスクとは「セキュリティ」だ。

 とあるチャットサービスで大規模なアカウント乗っ取りが起き、本人の身に覚えのないメッセージが大量に投稿されたという事件は、まだ記憶に新しい。もし普段仕事で使っているアカウント、それも取引先ともやりとりしているアカウントが乗っ取られたら、どうなるだろう? 業務上の秘密を盗み見されたり、覚えのないメッセージを勝手に社外に発信されてしまえば、会社の評判や信頼は失墜するだろう。

 また、メッセージの“誤爆”に身に覚えがあるユーザーもいるのではないだろうか。同じアプリでプライベート用と仕事用のアドレスを混在させて使っていると、誤って私用メッセージを仕事相手に送ってしまうリスクが常に付きまとう。笑い話で済むレベルならいいかもしれないが、中には情報漏えい事故にまで発展してしまったケースもあると聞けば、全く笑えない。

 こうしたことが「アリの一穴」になり、不正アクセスを受ければ、大切な情報の流出といった深刻な被害にもつながりかねない。大口顧客からの信頼を失い、取引を打ち切られれば会社の存続だって危うい。手元で便利に使っているツールが、まさかこんな事態を引き起こすとは──。

 近年、従業員が会社の許可を得ずに勝手にITツールを業務利用する状況を「シャドーIT」と呼び、企業にとって深刻な脅威としてとらえられるようになってきている。特にIT専門の部署や担当者を置くことができない中堅・中小企業にとっては、「シャドーIT」問題はいつ「情報流出」という形で顕在化してもおかしくない、いまそこにある危機なのだ。

ビジネスのために作られた「Office 365」がジレンマを解決

 といっても、こうしたツールの利用を一律禁止にしてしまえ、ではあまりに杓子定規だ。それで確かにセキュリティやガバナンス上の課題は解決するだろうが、引き換えに従業員の業務生産性はガタ落ちしてしまう。一体何のために業務にITを導入しているのか分からない。

 こうしたジレンマが起きてしまう理由はツール自体にあるのではなく、そもそもツールが想定する使われ方をしていない、という点にある。無料ツールは個人がプライベートで利用するために設計されており、ビジネス用途を想定していないのだ。ビジネスにはビジネスのために設計されたツールを使えば、こうした問題を解決できる。

 そこで検討したいのが、日本マイクロソフトが提供する「Office 365」だ。その名の通り、「Excel」や「Word」「PowerPoint」といった、日々の業務に不可欠になっているOfficeアプリケーションを中心に、メールや予定表、クラウドストレージ、メッセージング、Web会議など、企業で利用されることを前提としたビジネスアプリケーションが簡単に使える形で提供される。

photo 誰もが使うOfficeアプリケーションに加え、さまざまなビジネスアプリケーションがセットになっており、PCだけではなくスマートフォンなどからも利用できる

 利用は、月額か年額で利用料を支払いながら使う定額制になっているのが大きな特徴だ。Officeアプリケーションとクラウドストレージがついた「Office 365 Business」の場合、月額900円(年間契約の場合)で利用でき、一括導入する際の負担も減らせる。常にマイクロソフトから提供される最新版のOfficeアプリケーションを使えるのも大きなポイントだ。

きめ細かなアクセス制限が可能なクラウドストレージ

 Office 365 に含まれる「OneDrive for Business」は、その名の通りビジネス向けに設計されたクラウドストレージだ。ファイルは強固なセキュリティに守られ、格納したファイルを常に最新の状態に保存しながら、チームメンバーとファイルを共有して利用できる。容量は1TB(テラバイト)と十分。スマートフォンからのアクセスも可能だ。

photo OneDrive for Businessは、ファイルをクラウド上に安全に保存しながら、チームや外部との共有も行える(写真は英語版)

 無料ツールと比べ、きめ細かにアクセスの制限を設定できるのがビジネス版の大きな違いだ。アクセス権限や利用状況は管理者が集中的に管理できるため、会社があずかり知らぬところで不適切な運用がなされ、それが原因で情報が漏えいするといった事態を防げる。

photo スマートフォンなどからも利用できる(写真は英語版)

ビジネスには安心の企業向けメッセージングアプリ

 メッセージングアプリも「Skype for Business」が用意されている。一般のアプリと同様、チャットやWeb会議といった各種の遠隔コミュニケーション機能を提供するが、マイクロソフトが企業向けサービス用に運営している、安全性と信頼性の高いクラウド環境上で運用されているので安心だ。

photo Skype for Businessは個人向け製品と変わらない使い勝手で利用できる

 Skypeと聞くと、多くのユーザーがいる無料版のSkypeを思い浮かべる方が多いかもしれないが、Skype for Businessは、ビジネス利用を前提に設計・開発されている。

Officeアプリと安心・安全なツール・機能をセットで

 こうした、Office 365が備えるさまざまな機能を、各ユーザーは1つのIDとパスワードだけで全て利用できる(シングルサインオン)。また、企業での利用を前提にしているため、管理者が全てのユーザーの利用状況を一括して管理できる点も企業にとっては大きなメリットだろう。ユーザーが各サービスを利用した履歴は、全てマイクロソフトのクラウド環境上にログとして残るため、監査対応や、万が一起きてしまった事故の原因を究明する場合でも問題ない。

 従業員それぞれが勝手にツールを導入していた「シャドーIT」を、ビジネスのために設計されたツールで置き換え、シングルサインオン環境の整備などによりリスクを減らしながら、従業員の利便性と生産性が向上する。こうした“我慢しないIT環境”を、誰もが毎日使うOfficeアプリケーションとセットで低コストに導入できる、費用対効果の高い製品が「Office 365」なのだ。

購入前にはマイクロソフトへ相談を

 中堅・中小企業向けのOffice 365 は、「Office 365 Business Essential」「Office 365 Business」「Office 365 Business Premium」──という3種類のプランが用意されている。

 ExcelなどのOfficeアプリケーションをPCにダウンロードしてインストールできるのは「Office 365 Business」「Office 365 Business Premium」で、メッセージングアプリ「Skype for Business」を含むのは「Office 365 Business Premium」──など、企業の用途に応じ、含まれる機能やサービスが異なっている。

 これらは「法人向け」製品だが、身構える必要はない。日本マイクロソフトのWebサイトから申し込めばその場で利用を始めることができる。面倒な手続きなどは不要で、容易に導入できるのも中堅・中小企業にとっては安心できる点だ。

 利用が初めてという方には、電話の事前購入窓口やOffice 365のWebサイトからチャット機能などを使い、購入前に相談することができる。導入にあたっての疑問や、自社に向いている製品などを1つ1つ確認し、納得した上で導入できるのは心強い。30日間無償で利用できるトライアル版も提供されており、無償トライアル中でもサポートを受けることもできるので、実際に使った上で検討できる。まずはOffice 365の公式サイトで情報をチェックしてみよう。


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提供:日本マイクロソフト株式会社
アイティメディア営業企画/制作:ITmedia ビジネスオンライン編集部/掲載内容有効期限:2017年2月9日

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