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「Excelファイルがごちゃごちゃ」状態から抜け出そう　経営者も社員もうれしい解決法とは？：freee×Office 365が働き方も変える

企業の規模を問わず、経理・会計業務は企業にとって大きな負担になっている業務の1つ。「Excelファイルがごちゃごちゃ」「最新のファイルはどれなんだ」「経理のPCにしかデータが保存されていない」という悩みを抱いているビジネスパーソンは少なくない。こうした課題を解決するのがOffice 365とfreeeの連携だ。

» 2016年12月28日 10時00分公開

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　「こんなに大変だと思わなかった」──企業の規模を問わず、経理・会計業務は企業にとって大きな負担になっている業務の1つ。さらに企業が成長し、規模が大きくなればなるほど、煩雑になっていく。そんな経理・会計業務に課題意識を抱いているビジネスパーソンや経営者は少なくない。中小企業で経理担当として働くAさんの憂鬱な1日を紹介しよう。

「最新のファイルはどれなんだ……」

「Excelファイルがごちゃごちゃ」そんな悩みを抱く経理担当者

　会社の経理を一手に担当しているAさん。AさんのPCには、たくさんのExcelファイルが保存されている。業務時間のほとんどが、PCでExcelファイルとにらめっこしている間に過ぎている。

　営業Bさんから「50万円の請求書を作ってくれ」と頼まれたAさんは、まず「請求書作成」のExcelファイルを立ち上げる。その後、「売掛金」ファイルに情報を転記。さらに「振り込み確認」ファイルにも転記する。これら全てが終わってようやく、会計ソフトに記入する……。同じ内容を何回も転記するので、気を付けてはいるものの、二重入力やミスが起こってしまうこともある。

　これを月に50～100件こなしているので、残業時間は日に日に増えていく。また、面倒に思ってなかなか経費申請をしてくれない営業スタッフに対してリマインドする作業もストレスフルだ。人員を増やしてほしいと頼んでいるが、会社にその余裕がないのも理解している。

　そんなAさんはある日、社長から緊急の連絡を受ける。「このプロジェクトは現状いくら利益が出ていて、どれくらいコストがかかっているか、今すぐ教えてほしい！」──しかしAさんは外出中。ExcelのデータはAさんの社内PCだけに保存されていて、外部から見ることはできない。

　急いで社に戻ってきたAさん。あわてて各データを開いてみたが、一部はどれが最新のものか分からなくなってしまい、一部はなぜかデータが破損している始末……。結局、社長に必要なデータをまとめ、送ることができたのは夜遅く。残業をした挙げ句、「遅い！」と叱られた――。

　Aさんの姿を見て「うちの会社でも“あるある”かもしれない……」と冷や汗をかくビジネスパーソンも多いのではないだろうか。中堅・中小企業が「会計に関するExcelファイルがばらばらに存在している」「最新ファイルがどれか分からない」「経理のPC（ローカル）にしかデータがない」といった課題を抱えていることは珍しくない。

　中堅・中小企業では、経理の専任者がおらず、営業と経理を1人で兼任しているというケースもある。その場合、こうした経理業務が煩雑になればなるほど、営業活動にあてるリソースが減り、売り上げに影響を与えうる。

　また、経営層にとっては、意思決定の精度や速度にダイレクトに響く上に、できることなら最小限に抑えたいバックオフィスへのさらなる投資が必要かどうかの決断も迫られる。

　会社に必要不可欠であるがゆえに、大きな課題となっている経理・会計業務。それを解決するために生まれたクラウド会計サービスが「freee（フリー）」だ。

経理・会計業務の悩みを解決するクラウド会計サービス「freee」

クラウドERPのfreee×Office 365で、ストレスからフリーに

　freeeは従来のインストール型会計ソフトと異なり、クラウド上にデータを保存する「クラウド会計ソフト」。中堅・中小企業の会計にまつわる業務を“オールインワン”でこなせるクラウドERPのコンセプトが大きなアピールポイントだ。仕訳作業を人工知能によって自動で行う機能を備え、入力作業を省力化。売り上げ、仕入れ、経費をリアルタイムで把握でき、帳簿、決算書、請求書、レポートなどの作成が簡単にできる。給与計算、確定申告、会社設立、開業手続き支援のソフトも提供している。

　freeeを利用しているユーザーは、中堅・中小企業が多い。1～10人規模の個人事業・小規模企業から、最大で500人ほどの中堅企業まで幅広く対応する。freeeを開発しているfreee社も自社の製品を活用し、260人規模の同社の経理担当者は0.8人（経営企画の業務と兼任）で済んでいるという。

　freeeのもう1つの大きなメリットが、マイクロソフトの統合型情報共有クラウドサービス「Office 365」と連携ができることだ。Office 365もfreeeと同じく、さまざまな機能やサービスをそなえるクラウドサービスだ。

マイクロソフトのオフィスソフト「Office 365」と連携できるメリット

　WordやExcelなどのOfficeアプリケーションに加え、1TB（テラバイト）の容量を備えるクラウドストレージ（オンラインストレージ）サービス「OneDrive for Business」などがセットになった「Office 365 Business」は月額900円（年間契約の場合）、さらにメール機能やメッセージングアプリ「Skype for Business」などを含む「「Office 365 Business Premium」は月額1360円（同）と、安価に利用できるのが特長だ。

freeeとOffice 365の連携が実現する強力機能

　freeeとOffice 365という2つのクラウドサービスがタッグを組むことで、「freeeとExcelとの連携」「freeeとOffice 365アカウントによるシングルサインオン」という2つの機能が実現する。

　強力なのがExcelとの連携だ。Office 365のExcelファイルとfreeeが連携する専用のアドインが用意されており、Office 365 のExcelファイルに売り上げや経費などを記入すると自動的にfreeeにインポートされ、仕訳まで終わらせてくれる仕組みだ。出納帳などのよく使うテンプレートが用意されており、それを利用すればExcelの知識があまりなくても簡単に利用できる。

Excelの知識がなくてもかんたんに利用できる連携（イメージ）

　さらに、11月中旬には「スマートエクセルインポーター」機能を実装。仕訳データをExcel型式（xls/xlsxファイル）のまま、freeeにインポートできるというもので、「CSVって何……？」という人でも、Excelとfreeeとの連携が容易になっている。

　freeeとOffice 365の連携をスムーズにするのが「シングルサインオン」だ。一般的に、「仕訳ソフトはA」「請求書ソフトはB」「売り上げ管理はC」と、会計業務において複数のツールを使っていると、業務はどんどん煩雑になり、利用しているアカウントが増えてしまう。そんな悩みを、クラウドERPをコンセプトにしたオールインワンサービスのfreeeは解決し、さらにOffice 365アカウントでも利用できるので、複数アカウントの管理の手間が必要なくなる。freeeとOffice 365で、会計業務がスムーズでシームレスに行えるようになる。

　freee社で中堅・中小企業向けに導入を提案している高村大器氏は、freeeとOffice 365の連携によるメリットをこのように語る。

　「私たちは、『Excelを効率よく、筋を通した形で使っていこう』という提案をしています。バックオフィスの業務は、経理処理のような定型業務と、営業の案件管理などの非定型業務の2種に分けられます。freeeを使えば、大企業が専門の経理担当チームを作ってやっていることが、中堅・中小企業でもできるようになる。定型業務を自動化・効率化していくことで、事業の柱になる非定型業務に集中できるのです」

どう変わる？　導入企業の仕事

　それでは、freee×Office 365を導入した企業では、仕事はどのように変わるのか。

　最初に登場したAさんの場合、「何回も同じ入力をする」作業が激減。freee上で請求書を発行すると、自動で「売掛金」の一覧が作成される。データは全てfreee上にまとまっているので、複数のExcelファイルを作成する必要がなくなった。また、これまでごちゃごちゃにローカルで使っていたExcelファイルは、専用のアドオンとスマートエクセルインポーター機能を使ってfreeeと連携することで、格段に使いやすくなった。

　営業Bさんの仕事も変わった。ミーティングはfreeeに入力された売り上げや経費を見ながら行うので、数字に対する感覚が強くなり、個々人が収支の責任感を持つようになってきている。案件の管理はExcelスプレッドシートで、議事録は全員に共有したWordで、出張中の社員との打ち合わせはSkypeで……と、ツールを活用するようになってきた。クラウド型のサービスなので、外出先でも書類や過去の経理記録を参照できるようになり、提案の説得力も上がったと評価を受けている。

　また、近い将来、営業や経理を大きく悩ませている毎月の経費精算業務が変わるかもしれない。ついついためがちになる経費申請。しかし、平成28年度改正電子帳簿保存法により、受け取った領収書をスマートフォンで撮影してfreeeから送るだけという簡単な経費精算が可能となる。アポに行ったら、帰りの電車の中で経費精算を終えることができる――そんな未来も見えてきている。

経営状態の把握もスピーディーかつ容易に

　とある50～100人規模の中小企業の、freee×Office 365活用法も紹介しておこう。

　経営者が抱いていた課題は、「経理に関するデータがぐちゃぐちゃになっていること」だった。「PL（損益計算書）を見たい」「売り上げの詳細はどうだっただろう」「関連する提案資料、発注書、請求書はどんなものなのか」を確認しようと思うと、非常に時間がかかってしまう。

　Office 365と連携できるfreeeを導入したところ、これらの課題が一気に解消された。

　freeeでリアルタイムにPLを見ることができ、個別の仕訳データには証票が紐付いているため詳細な情報も簡単に参照できる。また、提案書や発注書はOffice 365で作成しているので、freeeの仕訳データ上にURLを記しておけば、クラウド上で確認できる。freeeとOffice 365を上手く連携させることで、データを一元化管理し、リアルタイムに正しい判断ができるようになったのだ。

　また、とある中小企業の社長は、トップ自ら各地を飛び回り事業を成長させるべく働いている。取引先に向かう新幹線の中、急に必要なデータがあることに気付いた。これまでだとあわてて経理に電話をしていたところ、スマホやタブレットで確認できるようになったという。

　「当初は、中堅・中小企業の方のクラウドへの抵抗感もありましたが、近年はかなり薄れてきて、導入企業が増えてきています。クラウド以外の選択肢だと、コストがかかったり、利便性をかなり落としてしまったり……といったケースは多い。『なんとなく不安だ』という方も、データの管理の仕組みをイメージできるように伝えると、導入のメリットを理解していただけます。Office 365との連携も、両者ともクラウドのサービスなのでイメージしやすいようです」（高村氏）

freee×Office 365が働き方も変える

　経理業務が効率的になると、基幹業務への集中、ミスの減少、バックオフィス部門にかけるコストの削減などの効果があるというのは、これまで述べてきた通りだ。しかし、さらに解決できるものがある。それは中堅・中小企業が悩む「人手不足問題」だ。

　経理担当者は今、“優秀な人材の取り合い”状態にある。専門スキルを持っている人が少ない上に、教育コストもかかる。事業が拡大して経理担当が新たに必要になったり、採用や教育をした人材が辞めてしまったりすると、中堅・中小企業であればあるほど大きな痛手となる。

　場所に縛られない「テレワーク」の活用など、柔軟な働き方を取り入れれば、人材の維持・獲得に大きな武器になる。しかし経理業務はお金を扱うこともある関係上、こうした改革がほとんど進んでいない領域だとも言われている。女性社員が1人で経理を切り盛りしている職場の場合、「子育てや介護と、仕事の両立ができない」という思いを抱き、貴重な人材が辞めてしまうかもしれない。

　しかし、在宅で経理業務が行えるようになれば、意欲がある人材を失わずに活用できる道が開ける。新規採用する場合でも、柔軟な働き方に対応できる職場は魅力的に映り、再就職を検討している人材を獲得するチャンスは高まる。

　「働き方改革は、“大手が取り組むもの”という印象があるかもしれません。しかし、クラウド業務サポートソフトなどのITツールがそろってきたことで、中小・中堅からワークスタイルを変え、生産性において大手に勝てるようになった。多くの企業が、効率的な働き方やワークスタイル変革を“自分たちの課題とチャンス”として捉えられるようになってきています」（高村氏）

「中堅・中小企業こそ、ITツールで業務効率改善や働き方改革ができる」と語るfreee高村大器氏

無料の試用で使い勝手をチェック

　法人向けOffice 365、freeeはそれぞれ無料で試用することができる。法人向けOffice 365は、Office 365のWebサイトから試用を申し込むことができ、試用期間中もサポートを受けることができる。自社に必要な機能について迷った場合など、事前の購入相談も電話（営業時間：9:00-17:30、営業日：月曜日～金曜日・指定休業日を除く）などで受け付けている。まずは無料試用で使い勝手などをチェックしてみてはいかがだろうか。freeeについては、freeeの公式Webサイトで情報を確認した上で、無料試用を含めて導入を検討してほしい。