「時間」と「距離」に縛られていませんか？ 「Surface Hub」が生み出す“新しい会議” ：生産性を上げるコラボレーションデバイス

「どうすれば会議の時間を短く、生産性のあるものにできるんだろう」――そんな悩みを抱いていませんか？

[PR／ITmedia]

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　会議の時間をより短く、議論をより生産性のあるものに――働き方改革において「会議の効率化」はどの企業にとっても悩みの種だ。テレビ会議システムなど、会議を効率化するソリューションは従来より存在するが、いまだ会議に多くのリソースを割かれているビジネスパーソンも少なくない。

　「会議に伴う『時間と距離』こそITによって効率化すべき」と話すのが、Skype for Businessをはじめ多くの会議向けソリューションを提案してきた日立システムズの階堂雅之氏だ。これら会議の課題を解決する助けとなり得るのが、大型タッチディスプレイを備えたMicrosoftの「Surface Hub」だという。

　“コラボレーションデバイス”をうたうSurface Hubは、どのようにして会議の「時間」と「距離」を解決するのか。階堂氏、ならびにSurface Hubの認定ディストリビューターであるシネックスインフォテックの八尾嘉昭氏に詳しい話を聞いた。

「Surface Hub」が生み出す“新しい会議”とは？　日立システムズ階堂雅之氏とシネックスインフォテック八尾嘉昭氏が語る

会議の課題は「時間」と「距離」にある

　「一般的に、会議には『その場に全員が集まる』という前提がある。議論を交わす以前に、時間と距離という物理的な制約を乗り越える段階で負荷がかかってしまうのです」（階堂氏）

　会議の「時間」に関する悩みは、多くのビジネスパーソンが経験したことがあるだろう。参加者のスケジュールと会議室の空きがマッチせず日程調整に手間取る、社内用の資料の作成や印刷に意外なほど時間がかかる……会議の時間は、単純に“会議室にいる時間”ではなく、さまざまなタスクや手間を含んでいる。

　さらに、会議の終了後には議事録を作成するケースも。発言に忙しい出席者とは別に別の社員が「議事録係」として駆り出され、議事録作成のために多くの時間を消費してしまうことも珍しくない。

　会社の規模や業種によっては、「距離」に悩まされることも多い。遠隔地にいるメンバーとどのように議論を交わし、どうやって現状を把握するのか。従来のテレビ会議システムも、こうした距離の制約を乗り越えるソリューションだが、テレビ会議システムが備わった会議室にそれぞれ集まらなければならないという制約はある。

　「ITを活用すれば、こうした時間と距離の課題が解決できます。例えば、資料をディスプレイに表示して共有すれば資料を印刷する必要はありませんし、ノートPCのWebカメラで自席で会議に参加すれば会議室に集まらなくてもよくなります。今はまだ実用段階ではありませんが、会議中の会話をテキスト化するようになれば、議事録係もなくなるでしょう。進化したツールを使うことで、アイデアを出したり決断を下したりといった『人間にしかできない作業』に集中することができます」（階堂氏）

コミュニケーションの「ハブ」となるSurface Hub

　こうした会議の「時間」と「距離」を解決するツールとして注目されるのが、MicrosoftのSurface Hubだ。「Hub」とは「車輪の中心」や「人が集まってくる場所」という意味。コミュニケーションの中心となり、人と人とをつなげる役割を果たす“コラボレーションデバイス”というコンセプトで生み出された。Surface Hubは84インチと55インチの2つのバージョンがあり、オフィスに設置された姿はまるでホワイトボードのようだ。

　「巨大なタッチディスプレイはSurfaceタブレットがそのまま大きくなったように感じるかもしれませんが、電子ホワイトボードやSkype for Businessによるビデオ会議など、会議を効率化する機能が数多く搭載されています」（八尾氏）

　例えば、ホワイトボード機能は3人まで同時に書き込みができ、画面をスクロールさせることでスペースを気にせずアイデアを書き出せる。書き込んだ文字を拡大縮小したり、図形や直線を簡単に描けたりなど、電子ホワイトボードならではの機能も多彩だ。

　遠隔地とのディスカッションに欠かせないのがSkype for Business。従来のテレビ会議システムと違い、Webシステムのビデオ通話なのでノートPCがあればどこでも会議に参加することができる。会議の最中に「あの人の意見を聞きたい」となれば、すぐにSkype for Businessでつなげることも可能だ。

　さらに、Surface Hub同士をネットワーク接続すれば、遠隔地とホワイトボードを共有することもできる。図面データを表示させ、遠隔地の参加者とSkype for Businessでディスカッションしながら、図面の上に互いのアイデアを書き込む、といったコラボレーションが可能だ。全てが1台の機器に内包されているので、テレビ会議を接続する手順に苦戦したり、プロジェクターにPCの画面がなかなか映らなかったり……という無駄な時間からも解放される。

　デジタルノートアプリの「One Note」との連携も可能であり、ホワイトボードのスナップショットやSkype for Businessのビデオ録画を保存すれば議事録の代替えにもなり得る。まさに会議の「時間」と「距離」の解決を図るデバイスだ。

資料を表示させながらのアイデア出しも簡単。実際にホワイトボードに書いているようなさらさらとした書き心地

オープンスペースでのアイデア創出にも

　参加者が顔を突き合わせる会議では、議論が「人vs人」の対立に陥りやすい。一方、ホワイトボードなどに課題を書き出すと全員の視線が統一され「課題 vs 人」という対立構造が生まれる。会議本来のゴールは、どちらの意見が正しいかではなく、課題をどう解決すべきかにあるべきだ。

　課題の解決において、Surface Hubが持つポテンシャルは「会議室で行われる会議」の場面だけにとどまらない。例えば、資生堂では多目的ワーキングスペースに84インチのSurface Hubを設置している。交流スペースでの何気ない会話から、Surface Hubのホワイトボードで意見を出し合い、各種データを呼び出して参照し、もっと詳しい人にSkypeをつなぎ……と、ツールを連携させることで、会議室以外の場所でビジネスのタネやアイデアが生まれるのだ。

　「会議室で『さぁアイデアを出せ』と言われても、アイデアを出すことは難しいですよね。オフィスにはラウンジや喫煙室など人が集まるオープンスペースがある。そこにSurface Hubを置くことで、事前の準備をすることなくアイデアを形にできるんです」（八尾氏）

　日本航空(JAL)においても、社員一人ひとりのスキル向上と成長を実現するためにSurface Hubを2016年9月に本社オフィス内へ導入した。大画面でのチームディスカッションやアイデア創出、記事内容の記録・共有にSurface Hubを活用。遠隔地や在宅の社員はSkype for Businessで会議に参加し、様々な立場からアイデアを出し合い議論を深めることで、より迅速な意思決定や生産性の高い議論が可能になったという。

　「現在、日本では約100社がSurface Hubを導入しており、そのほとんどが働き方改革をきっかけとしています。単なる『巨大なディスプレイ』ではなく、さまざまな活用が可能なデバイス。より効果的な使い方を導入企業に伝えるために、Microsoftとトレーニングメニューも検討中です」（八尾氏）

日立システムズによる「ワンストップ」の強み

　「働き方改革」がトレンドとなり、自社の働き方を見直す企業が増えている。ただその中で「企業によって改革の意味が違う場合がある」と階堂氏は言う。

　「長時間労働の削減や女性活躍推進、ITによる生産性向上など、それぞれの企業によって実現したいことや優先度が異なります。まずは想定されている『あるべき姿』をヒアリングし、最適なアプローチを提案しています。ただその中でも、『会議の効率化』はどの企業でも対象となっており、課題の大きさを改めて感じています」（階堂氏）

　日立システムズは、電話やテレビ会議などを組み合わせたユニファイドコミュニケーションのサービスを提供しており、東京メトロをはじめ多くの企業への導入実績を持つ。タブレットPC・Surfaceの認定リセラーに加え、8月から取次リセラーとしてSurface Hubの取り扱いを開始。提案から導入までワンストップでの提供が可能となっている。

　これまでのSkype for Businessの実績を踏まえると、Surface Hubの導入における重要なポイントはネットワークインフラにあると階堂氏は指摘する。

　「ビデオ会議を頻繁に行うとなれば、ネットワーク帯域を十分確保しなければ最適なパフォーマンスは得られません。日立システムズはネットワークインフラの構築実績も多数あり、ネットワーク設計や機器の増強も含めた包括的なソリューションを提供できます」（階堂氏）

　Surface Hubによる働き方改革へのアプローチは、会議だけにとどまらない。育児や介護等による離職をつなぎとめるため、休職中の社員に向けてSkype for Businessを用いたテレワークを推進することもできる。Surface Hub上での会議を通じてコミュニケーションが円滑になれば、復職へのハードルが下がることも期待できるだろう。

　いつでも、どこにいても、すぐに人々が集まる「場」として機能するSurface Hub 。“コラボレーションデバイス”の名が表す通り、Surface Hubは人と人とをつなげ、時間と距離を超越する。目の前に広がる大画面は、働き方を変革する大きな可能性を秘めている。