総務はたったの1人？ 「何でもデジタル化すればいいわけではない」：スキャンマンの取り組み

派遣型スキャン代行サービスを提供する「スキャンマン」は2013年設立当初からバックオフィスのデジタル化に積極的に取り組み続けてきた。これまでどのような試行錯誤を重ねてきたのか。杉本社長にそのノウハウについて話を聞いた。

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　働き方の見直しが迫られる中、業務効率化のノウハウが分からずに頭を悩ませる企業も多いのではないか。そんな中で2013年設立当初からバックオフィスのデジタル化に積極的に取り組み続けているのが、派遣型スキャン代行サービスを提供する「スキャンマン」（東京都中央区）だ。

　クラウドサービスなどを駆使した結果、総務担当者1人だけでバックオフィス業務をこなすことを実現できたという。“1人総務”を可能にした秘けつは何なのだろうか。同社で業務効率化を指揮する杉本勝男社長に話を聞いた。

総務はたったの1人？（写真提供：ゲッティイメージズ）

“1人総務”を目指して

　杉本社長は会社設立当初から、業務効率化についてはクラウドサービスなどを活用していく必要性があると確信していたという。同社は顧客企業に出向きデータをスキャンする出張型サービスを提供しているので、社外にいることが多いスタッフでも簡単に利用できるモノを導入しなければいけないと考えていたからだ。

　そんな杉本社長だが、実はクラウドサービスに詳しかったわけではない。社内に精通した人もいなかった。ご存じの通り、世の中にはクラウドサービスが山のようにある。知識がなかった杉本社長は「自社に適しているのはどれか？」自ら動かざるを得なかったのだ。

　「知り合いからの情報などを頼りに、当社に合いそうなサービスを常に探しています。候補に挙がったサービスは社員に試してもらい、『業務が楽になったか？』『二度手間は発生しないか？』などを確認しています。もちろん、反応がよくなければ、導入しません。導入するまでには、かなりの数のサービスを試しますね」

「MFクラウド」の公式Webサイト

　現在、スキャンマンではどのサービスを利用しているのか。会計は「MFクラウド会計」、勤怠や給与などの管理には「Googleスプレッドシート」「MFクラウド経費」「MFクラウド給与」、コミュニケーションツールには「Slack」「LINE」「チャットワーク」などを利用している。

　大切なのは、クラウドサービスを導入することが目的ではないこと。導入してみて業務フローにのせられるかどうかが大切なのだ。

　「『使い勝手が悪い』『これまでのやり方のほうがよかった』といった理由で、社員が新しいサービスを全く利用しないサービスをよく聞きます。本当に社員が使いやすいモノなのか。業務は効率化できているのか。導入後もPDCAを回していかなければいけません」