企業間の仕事では、社内の場合以上にコミュニケーションを取ることが重要となる。本記事では、企業間のコラボレーション手法の現状を見たうえで、「サイボウズコラボレックス」を使った新しい手法について見ていこう。
企業間の仕事をうまく進めるには、コミュニケーションを上手にとりながら進めていくことがとても重要です。もちろん、社内の仕事でも関係各所とのコミュニケーションは欠かせませんが、企業間の仕事の場合、
といった点も注意深く考慮して進めていく必要があるため、コミュニケーションがより重要な要素となります。一般的に、よいコラボレーション(協業)となる場合は、これらの相違がうまく解消されている場合であるといえるでしょう。
物理的な距離も離れていることが多く、社内におけるコミュニケーションとは勝手が違いますが、往々にして顔合わせなどの対面コミュニケーションを行ったり、様々なコミュニケーションツールを導入したりしてコミュニケーションを多くとろうとするのが通例です。
社内のコミュニケーションでも部署が変わると認識のズレや誤解が生じやすいことは皆さんも少なからず経験があると思いますが、いったん認識のズレなどが生じると、それらを解くためにさらなるコミュニケーションを必要とします。企業間で同じような誤解が生じた場合、それを修復するには社内の数倍は修復するための労力が必要になります。
企業間で仕事を進める際にメール・電話・ファイルサーバなどの従来の手段だと引き継ぎやコミュニケーションも難しく、また手段が多岐にわたるため、情報が一元管理されづらいという問題があります。それぞれにどんな問題があるかを見ていきましょう。
これらの問題点を解消するために、複数のツールを併用して仕事を進める場合もあります。ツールを併用することは、一見、お互いの問題点を補いとても有効のように思われますが、下記のような別の問題が生じてくることになります。
例えば、メーリングリストとファイルサーバを併用して仕事を進めた場合についてみてみます。下記のルールを仮に策定し運用した場合について考えてみます。
このようなルールを決めて、運用を開始してしばらくすると下記のような問題が発生します。
策定した運用ルールが大雑把でまずかったのでしょうか? さらに細かく運用ルールを決めれば何の問題も生じず、コミュニケーションが円滑になり仕事が進むでしょうか?
既にお気づきかも知れませんが、運用ルールを細かく決めれば今度はそのルールが細かすぎるために覚えきれない・守れないメンバーが生まれることになり、せっかく決めた運用ルールも「絵に描いた餅」となり、「負のスパイラル」に入っていきます。
このスパイラルに入っていくとメンバーのモチベーションも低下し生産性も著しく低下します。場合によっては途中で退職するメンバーも出てくることでしょう。
では、どうすれば上記のような問題が生じずに、企業間の仕事を上手に進めていくことができるのでしょうか?
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