承認申請の電子化を核に業務フローを効率化する

勤怠管理や承認フローの非効率性は、企業が抱える業務フローにおける無駄の代名詞と言ってもいい。こうしたワークフローの電子化および効率化を図るツール「Advance-Flow」について大塚商会に聞いた。

[怒賀新也，ITmedia]

　勤怠管理が紙ベース、誰もが効率の悪さを感じながら、実質的に社員の「自己申告制」をベースに仕事をしている企業はある。勤怠や経費の申請に思いがけない時間がかかったり、上司の承認を待っている間に数日経ってしまうなど、勤怠管理や承認フローの非効率性は、企業が抱える業務フローにおける無駄の代名詞と言ってもいい。

　電子デバイスや放送機器を販売する共信テクノソニックもこの課題に直面した。合併により3社が統合した同社は、200人だった社員が500人に膨れ上がり、従来の仕組みではスムーズに業務を進められなくなった。社内構造の合理化を図るため、グループウェアの導入を決めた。そして、人事、総務管理には、大塚商会の承認システム「Advance-Flow」を利用することになった。

　「Advance-Flowは日本人向けの承認システム」と話すのは、OSKのソリューションセンターEIPスペシャリストの立田一氏。

出張申請画面。ペーパレス化を目指しながら従来通り印鑑の概念も電子的に残す。

　企業がハンコ文化を乗り越え、さらには、承認作業をポータルに埋め込むことで、業務フローのデジタル化を実現することが大塚商会の戦略という。申請業務を中心とした電子化は、ペーパレスによるコスト削減だけでなく、ワークフローの迅速化、データのトラッキングが可能になることによるセキュリティの向上など、さまざまな効果を見込むことができる。

　同製品は、日本企業の文化に合わせて作られていることが特徴。各申請の進捗確認や、取り下げおよび再申請、代理申請、一括承認など、キメの細かい承認プロセスを実現できる。また、物品購入、総務一般届出、出金伝票、小口・旅費、月次勤怠、出張、勤怠・残業、添付ファイルの8つの各申請について、サンプルフォームが標準で添付されている。

　さらに、組織階層をベースに、自分の所属元から、上位の指定階層の責任者を自動的に検出し、承認者を指定する機能も備わっている。

Webサービス対応版がリリース

　一方、システム的な改善点として、Webサービス対応版がAdvance-Flow4.03として8月後半にリリースされる予定。

　申請インタフェースがWebサービスとしてインターネット上に公開されることで、ほかの基幹システムがAdvance-Flowの申請機能を呼び出し、内部的に自動申請の作業を完了できるようになる。公開される予定のインタフェースは承認、否決、催促、取り下げなど。

　Webサービスに対応することで、ユーザー企業は、PCの棚おろし管理などでタイムスケジュールによる自動申請や、データベースが更新されたことをトリガーとして、申請や生産プロセスを実行することも可能になるという。

　つまり、「ERPで管理する在庫が所定の数を割ったら自動的に申請プロセスを走らせる」というように、業務の自動化を実践できるわけだ。また、既存のアプリケーションをあまり変更することなく、承認申請機能を取り入れたい企業にとっても利便性がある。

　価格は、50ライセンスのパッケージで48万円。200ライセンスが128万、ユーザー数無制限のプランは500万円となっている。

OSKの立田氏（左）と大塚商会LA事業部の一條清氏。