パッケージソフトを活用した帳票FAXソリューションで発注作業支援システムを低コストに構築

三菱重工業株式会社横浜製作所は、本牧工場と金沢工場の2拠点を中心として、船舶修繕、鉄構製品、原動機など多彩な事業を手掛けている。横浜製作所では、各事業部門のバイヤー、つまり発注担当者が取引先に部品や素材を発注する業務を支援するため、帳票FAXシステムとしてカシオの帳票設計／運用ツール「FORMG REX」とFAX送受信ツール「FAX STAGE」を中心としたソリューションを採用。以前より低コストで使いやすいシステムが実現したという。

[PR／ITmedia]

PR

パッケージベースの帳票FAXシステムソリューションへ移行

三菱重工業株式会社　横浜製作所

　三菱重工業株式会社横浜製作所が帳票FAXシステムを使い始めたのは1994年頃のことだったという。それまで、帳票をFAXや郵便などの手段で取引先に送るのは手作業で行われており、その負担を軽減するために導入された。そのシステムを担当するのは資材部 管理課だ。「バイヤーの負担にならないような環境作りをすることは、管理課の重要な役割の一つです。」と、筒井健次主任は言う。

　1994年当時、横浜製作所の目的に合った製品が存在しなかったため、帳票FAXシステムは大手ITベンダーに委託してフルスクラッチ開発で作られていた。必要な機能は満たしていたが、しかし、システムが老朽化してくるとアフターサービスを受けられなくなってしまうという問題に直面した。

三菱重工業株式会社 横浜製作所
資材部 管理課 主任 筒井健次氏

　「フルスクラッチでは、開発当時の担当者が異動したり退職したりしてしまうと、ベンダーも保守できなくなってしまうのです」と、横浜製作所のシステム部門を担当する株式会社菱友システムズ 神奈川支社 システム開発部 システム二グループ 主任の綿貫義浩氏は言う。

　また、これまでの帳票FAXシステムは完全にバッチ処理で、FAX送信は電話料金の安い夜間に限られていた。それを、もう少し融通の利くシステムにしたいという要求もあった。

　「例えば送信エラーなどで送れなかったり、届いたFAXがどこかに紛れてしまったりするような場合でも、次の夜まで待たなければ再送信してくれませんでした。きちんと注文書が届かなければ当社への納品が遅れ、社内の工期も長引いてしまう可能性がありますから、すぐ再送信できるシステムにしてほしいと考えていました」と、資材部 管理課の齊藤啓子氏は言う。

　こういった課題を抱えていた横浜製作所は、新たな帳票FAXシステムの検討を開始した。これに対しカシオが提案したのは、帳票設計／運用ツール「FORMG REX」とFAX送受信ツール「FAX STAGE」を組み合わせ、既存の上位システムと連携させるという内容の、パッケージソフトを中心にしたソリューションだ。上位システムとの連携部分など、一部でカスタマイズが必要だったが、開発工数はフルスクラッチより大幅に少なく、コストも安く抑えられる。

　横浜製作所は、これまでのベンダーに代えてカシオの提案を採用することに決定、2006年4月に運用を開始した。

柔軟な再送信機能で送信エラーの対応も迅速に

三菱重工業株式会社 横浜製作所
資材部 管理課 森永剛成氏

　横浜製作所の帳票FAXシステムでFAX送信機能を担うFAX STAGEは、柔軟な再送信が可能となっている。

　「エラーとなったFAXの再送信を、夜を待たずに臨時で行えるようになったのは大きなメリットですね」と、資材部 管理課の森永剛成氏は評価している。

　また、齊藤氏は以前、資材部の調達課でバイヤー業務を担当していたという。「そのときには取引先への送信エラーなどで、管理課と何度もやり取りをしていました。今は逆に管理課にいますが、そういったやり取りがほとんどないので、やはりバイヤーの負担も少なくなったのだろうと思いますね」と、過去の経験に照らして語る。

　「ある意味で、当たり前のことを当たり前にやってくれるシステムです。バイヤーがつまらないところでストレスを感じることがないようにすることが大切です。その意味で、今回のシステムは評価できますね」（筒井氏）

　新しい帳票FAXシステムでは、送信FAXイメージをスプールできるようになったため、エラーとなったFAXの内容を確認した上で再送信するといったことも可能になった。

　「スプール内容は送信前から確認できるので、新規帳票を開発する際のチェックにも役立ちます」と綿貫氏は言う。

送信管理を自動化した帳票FAXシステム

ユーザー側でのコントロールが可能になり通信コストの削減にも寄与

三菱重工業株式会社 横浜製作所
資材部 管理課 齊藤啓子氏

　一方、上位システムから受け取ったデータを帳票の形にするのは、FORMG REXの機能だ。注文書や買掛計上通知書など、これまでと同じ帳票をFORMG REXで使えるようにする移行作業は構築時にカシオが行ったが、FORMG REXは帳票作成ツールが付属しているほか、WordやExcelの文書を取り込んで帳票化することもできるため、システム管理者やユーザー自身でも帳票作成が可能になっている。これも、従来のシステムでは難しかった部分だ。

　「例えば、ちょっとしたお知らせを多数の取引先に同報配信したいといった場合にも活用することができるのです。『夏期休業のお知らせ』は最初にカシオに作ってもらいましたが、それ以外にも活用できます。ユーザーである管理課でコントロールできるようになった点は大きいですね。まだ手作業で発送している注文書等があるので、今後はそういった帳票もこのシステムに取り込んでいきたいですね」（齊藤氏）

株式会社菱友システムズ
神奈川支社 システム開発部
システム二グループ 主任
綿貫義浩氏

　横浜製作所の取引先は約3000社にのぼる。帳票FAXシステムを通じて送られる帳票は月間1万3千枚にもなるという。1日あたりの送信対象は日によって変動があるが、集中したときには1300社というケースもあったとのことだ。当然、その通信コストも相当なものだ。

「細かな点ですが、カシオが構築した新しいシステムでは、1社に対して複数の帳票を同時に送る場合、全部一括してダイヤル1回で送ってくれます。通信コストの削減にもなったと思います」と齊藤氏は言う。

　なお、FORMG REXで生成した帳票イメージは、FAXでなくメールで送ることも可能だ。「通信コスト削減のためには、今後メールでの送付も考えていくことになるでしょう」（綿貫氏）