ファイル共有からコンテンツ管理へ：コンプライアンス時代のマストアイテム！エンタープライズコンテンツ管理（2/2 ページ）

[ITmedia]

使いやすい環境と徹底した管理を両立

　SharePoint には、企業内に存在する各種のサーバを結びつけて集約する、いわゆるハブ的な役割が課せられている。SharePoint には、ドキュメントの管理部分をはじめ、ユーザーの管理、レコードの管理、権限の管理、セキュリティの管理など、あらゆる管理の情報が統合されている。その上で、ユーザーに対して、使いやすい仕事環境を提供する仕組みになっている。

SharePoint Server 2007の全体像

　見た目としては、フォアグラウンドでは、Web ブラウザ、あるいは、Officeアプリケーションだけを使った仕事環境、バックグラウンドでは、すべての管理が行われるシステムである。そして基本的に、フォアグラウンドとバックグラウンドの境目をユーザーが意識する必要はない。逆に、バックグラウンドを意識しなくてはならないような仕事環境では、ユーザーの生産性は落ちていくことになる。

　ただし、バックグラウンドが整備されたことにより利便性の向上部分については、フォアグラウンドにも反映される。管理が徹底しているため、文書作成から公開、保管に至るまでのワークフローは明確化され、可視化される。情報が関連付けられ、可視化されると、仕事の流れはより分かりやすくなり、どのポイントでどう判断を下すべきかという意思決定が、従来よりも的確、迅速に行える。

　また、各種ドキュメントがコンテンツ管理体制下に置かれることにより、必要な情報を探し出すのが容易になる。過去の似たような例を用意し、そこから有用な情報を持ってきて新しい仕事に適用するという業務は、ごく一般的に行われているが、そのための情報収集にも時間がかかっていた。それが、情報の検索性が増したことで、相当に解消されることになる。

　次回は、SharePointの特徴を解説しながら、これからのコンテンツ管理のあり方を考えてみよう。

このコンテンツはアイティセレクト2006年12月号増刊に掲載された記事を再編集したものです。