文書が承認されると、承認ワークフローを開始したユーザーに承認されたことを通知するメールが届く。
SharePointのドキュメントライブラリのページを見ると、文書の右に「承認済み」と表示されている。ここをクリックすると、ワークフローの詳細を確認できる。
ここまで、SharePointによる標準的な承認ワークフローの流れを見てきたが、このほかにもWordで文書作成を終えた時点で承認ワークフローを実行することもできる。WordのOffice ボタンをクリックしてメニューを開き、「ワークフロー」をクリックすると、開いている文書で利用可能なワークフローを選択するダイアログボックスが開く。
ここで「開始」をクリックすると、SharePoint上と同じ承認ワークフローを開始できる。
企業によっては、文書の承認には、印刷した文書に承認担当者の捺印を求める場合があるだろう。こうした場合、SharePointで管理している文書と印刷した文書の整合性を保つために、文書にバーコードを印刷する機能が用意されている。
バーコード印刷のポリシーが設定された文書を印刷しようとすると、以下のようなメッセージが表示される。ここで「はい」をクリックすると、文書のヘッダにバーコードが自動的に挿入される。
このコンテンツはアイティセレクト2006年12月号増刊に掲載されたものを再編集したものです。
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