SharePointで始めるコラボレーション――画面で分かる「文書の公開」：【集中企画】エンタープライズコンテンツ管理・実践編（2/2 ページ）

[ITmedia]

文書を保存するレコードセンター

　バージョンの使い方と文書を公開して共有したら、最後に文書を保存する作業を行う。一般に「アーカイブ」と呼ばれる作業だ。SharePoint Server 2007には、「レコードセンター」というアーカイブのための文書保管場所が用意されている。このレコードセンターは、日常的に運用しているSharePointのポータルサイトとは別のサイトだ。作成した文書のコピーをレコードセンターに置いておけば、ドキュメントライブラリで保存しているファイルを誤って削除したり、書き換えたりしても復元できるようになる。

　レコードセンターに文書を送るには、ドキュメントライブラリの文書の▼（編集）ボタンをクリックし、メニューの「送信」→「（レコードセンターの名前）」をクリックする。今回の例では、レコードセンターに「文書管理サイト」という名前を付けているが、このような分かりやすい名前を付けておくとよいだろう。

　レコードセンターへの送信が完了すると、以下の

ページが表示される。

　レコードセンターは、SharePointのリンクからではなく、別のポート番号が設定されたWebサイトになっている。SharePointのデフォルト設定では、「8080」がレコードセンターのポート番号として割り当てられている。ブラウザのアドレスバーに「http://（SharePoint Server 2007が稼働するサイト名）:8080/」と入力してみよう。

　レコードセンターに届いた文書は、ユニークなファイル名が付けられ、文書のプロパティや監査履歴とともに自動的に分類され、保存されている。

文書の検索

　ドキュメントライブラリやレコードセンターに保存した文書を検索するには、各サイトのホームページ右上にある検索バーを利用する。また、検索バーの右にある「高度な検索」をクリックすると、以下のページが開き、条件や絞り込みを設定して検索できる。

　検索結果は、インターネットのサーチエンジンと同等の馴染みやすい画面構成になっている。

　以上で文書の作成から承認ワークフローの実行、文書の公開、そして文書の保存に至るドキュメントライフサイクルに従ったコンテンツ管理の操作方法をユーザーの視点から紹介した。これまで実現できていなかった文書管理を行いつつも、従来よりはるかに容易な文書の利用環境が用意されていることがわかるだろう。

このコンテンツはアイティセレクト2006年12月号増刊に掲載された記事を再編集したものです。