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モバイル Ready！なコミュニケーション活用術：

電話当番の憂うつを軽くする方法 (1/2)

その場にいない相手へ確実に連絡するにはどうしたらよいだろうか。電話かメールか、もしくはメモか……と頭を悩ませる。もっと気軽で確実にコミュニケーションが取れる方法はないのだろうか？

　「もしもしA社のBですが、Cさんを至急お願いします」「ただいまCは不在です。いかがいたしましょうか？」――先方は急いでいるが、担当者がつかまらない。社内で電話当番を担当したことのある人なら、誰しも1度は経験するシーンだろう。

　こうしたコミュニケーションのロスを解消することを目的に、全社や部門単位で各社員のスケジュールや連絡メッセージなどを共有するグループウェアが誕生した。IBMのLotus Notes／DominoやMicrosoftのExchangeを始め、最近ではASPサービスで手軽に導入・運用することができるグループウェアサービスも充実している。

　さらに、なるべくリアルタイムな情報で相手とコミュニケーションを取りたいというニーズに合わせて、インスタント・メッセンジャー（IM）が企業では身近になりつつある。IMでは登録したメンバーの状態情報（在席、不在、取り込み中などのプレゼンス情報）がPCのデスクトップ上ですぐに分かる。必要があればチャットやメール、IP電話と連動していれば通話という手段も用いて、相手とコンタクトを取ることができるようになった。

　こうしたコミュニケーションツールの登場と発達によって、企業内におけるコミュニケーションロスは随分と解消された。電話当番の業務もだいぶ効率化されたはずだ。そして最後の砦として、社外にいる相手とのコミュニケーションをどのようにスムーズ化するのか、という課題が残されている。

PCかケータイか

　社外でのコミュニケーションツールとして、まず白羽の矢が立ったのがモバイルノートPCだろう。社外から社内のグループウェアに接続して、デスクトップ環境と同様に情報を入手したり、メールを送信したりする利用に注目が集まり、セキュリティサービスも充実した。だが、企業のモバイルノートPC利用に大きく立ちはだかったのが「情報漏えい」という大きな課題である。

　ネットワークやハードウェアの保護、さらにはローカルにデータを保存しないシンクライアントにいたるまで、社外環境でPCを利用できるようにするためのセキュリティ対策は非常に幅広い。だが、それでも社外でのPC利用に不安を覚える企業では、通話連絡に使う携帯電話の活用を考え始めた。

　PCと同様に、携帯電話からでも社内のグループウェアやIMを利用できれば、1台の端末で情報の入手から連絡まで行えるため、外勤社員の負担が減ることになる。社内の人間からも、外勤社員が肌身離さず持ち歩く携帯電話でコミュニケーションができれば心強い。

　こうした注目は従来、情報機器の活用が好きなビジネスマンなどに限定されがちだったが、企業として社員へ情報システムを利用できる携帯電話を支給するところも現れ始めている。IBMやインテリインク、アイエニウェア・ソリューションズといったベンダーでは社内システムと携帯電話を同期するサービスを展開し、通信キャリアも同様のサービスを推進する。コミュニケーションツールを提供するベンダーも、モバイルへの対応を活発に訴求し始めた。

[ITmedia]

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