ワークフローシステムへの二大ニーズを実現：手軽に帳票作成とERPを連携

日常業務に密接にかかわるワークフローシステムは、社内のエンドユーザーからさまざまなニーズが寄せられることが多い。帳票作りなどへのニーズに対してきめ細かく応える製品に人気が集中しているようだ。

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帳票作成の手間とコストを大幅に軽減

　ワークフローシステムがここ数年で急速に普及した背景には、ユーザー側の2つの大きなニーズがある。1つは、中堅・中小企業を中心とした「紙文化を気軽に電子化したい」というニーズ。もう1つは、企業規模にかかわらず多くの企業が抱える「ERPのフロントエンドとして使いたい」というニーズだ。

　98年の設立からワークフローシステムを手掛けてきたパナソニック電工グループのシステム企業、M・NESが、これらのニーズに応えるため開発したのが、『MajorFlow』と『MajorFlow Keihi』である。これらの製品はユーザー側の2つのニーズにそれぞれ対応しているというが、具体的にはどういうことなのか。

　同社営業本部本部長の塩手敏浩氏は、1つ目の「紙文化を気軽に電子化したい」というニーズについて次のように解説してくれた。

　「ワークフローは、経費精算から勤怠管理、人事・総務の届け出、最後に稟議・決裁という流れで段階的に導入するお客様が多く、稟議・決裁の電子化は比較的立ち遅れていました。そのハードルになっていたのが、帳票作成の難しさ。例えばあるパッケージソフトでワークフローを作ったお客様が外部に帳票作成を発注すると、カスタマイズ費用や時間が必要になり、それがネックになり、電子決裁に踏み込めないという声が少なくありませんでした」

　簡単に帳票を作成できるならワークフローを導入したい――。こうした要望に応えるワークフローシステムが『MajorFlow』だ。同製品にはもともと100種類のサンプルフォームが標準装備されているが、ノンプログラミングでフォームを作成できるフォームデザイン機能を搭載。申請フォーム作成に必要なオブジェクトがアイテムアイコンで提供されており、クリックやドラッグ&ドロップといった簡単な操作だけで独自の帳票を作成できる。

図1：帳票作成画面と作成イメージ

　ユーザーにとってうれしいのは、既存の帳票をそのまま電子化できることだ。紙ベースの申請書をExcelやWordなどで独自に作成していた場合、それを背景画像として取り込めば、いままでと同じデザインの帳票が出来上がる。電子押印の機能も付いており、紙ベースの帳票に長く親しんできたユーザーも違和感なく移行できるはずだ。

　「新規で作るにしろ、既存のものを生かすにしろ、プログラムの知識のないお客様でも1つ作るのに30分もかかりません。帳票作成の手間とコストがネックになっていたお客様も、これならご満足いただけるはずです」（塩手氏）

　『MajorFlow』の実力は、簡単に帳票を作成できることだけではない。内部統制対応で承認履歴ログを表示する機能や、フローを順列・グループ・組織別・回議・条件分岐の組み合わせで設定できる機能も付加されている。とくに後者は、グループウェアでは社内の複雑な承認経路に対応できないというユーザーに最適だ。desknet’sとの連携に対応しており、グループウェアから直接『MajorFlow』のワークフロー機能を使うこともできる。

ERPとの連携で経費精算業務を効率化

　2つ目の「ERPのフロントエンドとして使いたい」というニーズはどうか。

　「最初に経費精算からワークフローを導入するお客様が多いのは、経理担当者が会計システムに伝票を入力する作業が大きな負担になっているから。従来はマンパワーで対応することも可能でしたが、最近は決算早期化の要求が強まり、それだけでは追いつかなくなっています。そこでワークフローと会計システムを連携させて、経費精算業務を省力化したいというニーズが高まってきたのです」（塩手氏）

　これに対応する製品が、申請から支払業務までを一元管理できるWeb経費計算システム『MajorFlow Keihi』だ。申請者が入力した経費データは、Webワークフローで上長の承認を得た後、経理支払担当者が利用するコストマネージャーで計上処理。仕訳データは連携する会計システムに流れる仕組みなので、新たに入力作業が発生しない。これは毎月のように精算業務で忙殺される経理担当者にとって、大きな魅力だろう。ちなみに追加開発なしで連携できる会計ソフトは、『勘定奉行』（OBC）、『PCA Dream21』（PCA）、『OPEN21 de』（ICAパートナーズ）、『大蔵大臣』『建設大臣』（応研）の5つ。それ以外のソフトでも事前に必要データの項目を設定すれば容易に連携可能だ。

図2：『MajorFlow』のシステム構成と機能一覧

　さらに注目したいのは、ファームバンキング(FB)機能だ。小口現金を経費申請者に支払う場合、従来は会計システムと銀行オンラインシステムをつなぐ必要があったが、『MajorFlow Keihi』は、全銀協フォーマットで使えるFBデータを自動生成して出力。コストマネージャーから直接、銀行オンラインシステムへデータを送ることができる。

　経費精算に特化したシステムだけあって、経費の申請・承認に関する機能も充実。仕訳データの自動生成や過去申請データの再利用が容易にできるだけでなく、「駅すぱあと」（ヴァル研究所）と連動して、経路や運賃を取りこんだり、定期区間を自動排除するなど、申請・承認の計算・確認の手間を効率化できる機能が付加されている。

　実は『MajorFlow Keihi』は、『MajorFlow』の経理モジュールを切りだして機能強化したパッケージ。まず経費精算からワークフローを始めたい、あるいはERPと簡単に連携させたいというユーザーに向けて2008年11月から提供を開始したが、『MajorFlow Keihi』の引き合いをきっかけに、一気に『MajorFlow』で勤怠管理や稟議・決裁まで導入されるお客様が多い」（塩手氏）という。これからワークフローの導入を検討する人や、現状のワークフローに物足りなさを感じている人にとって、選択肢の1つに加えてみたくなる製品群だといえるだろう。

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経費精算と一般決裁を徹底的に効率化するWebワークフロー

経費精算を電子化することにより伝票の仕訳や入力作業が削減でき、経費精算時に社員口座に振り込むシステムが可能。こうしたキャッシュレス化により、出納業務の60〜90％カットを実現する。

　これまでバラバラだった旅費・経費精算、勤務管理、総務人事、庶務購買、稟議決裁などのワークフロー統合が可能な業務特化型ワークフローシステムが「MajorFlow」である。ノンプログラミングで申請フォームが作成できる帳票ジェネレータや、すぐに使える100種類のサンプル帳票を標準装備し、 desknet's連携でポータルからの決裁にも対応、基幹システムとデータ連携でき、ERP、人事・給与、会計システム、販売、生産などのフロントエンドに最適。

　「経理モジュール」（オプション）では、申請・承認されたデータを支払担当者が経費計上や仮払精算・戻入金管理・現金管理可能なので経費精算が簡単に処理できる。経費計上したデータは、ファームバンキングデータ作成、仕訳データ出力などの対象になる。また、チェックリスト、集計表、支払予定表などを印刷できるなど、ほとんどの経理業務を網羅しているのである。

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