守りと攻めのIT戦略を両立させる文書管理ソリューション：ますます注目される事業効率化の要

日々発生する社内文書。厳密なルールを設定せずに各社員の判断で管理していると、不注意から外部に漏れ、企業としての存続を危ぶむ事態に陥る危険がある。また、社内文書を徹底的に活用することで、新しい市場を開拓するきっかけをつかむこともある。社内文書の管理と活用にはさまざまなITソリューションをうまく利用することが肝要だ。

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失敗企画が生まれ変わる

　ある中堅商社では、数年前に失敗に終わったプロジェクトの企画書を蓄積し、月に数回見直しを図る会議を定期的に行っているという。それは以前数年前に顧客数社に提案したが色良い返事がもらえずお蔵入りになった企画を、ある担当者が見つけ若干の改良をして再提案をして大きなビジネスになったことがきっかけだったという。

　再提案したのは、最初に企画を作成した人物とは別の社員だった。再提案をした社員は当然事前に社内会議で諮り、実行した。社内では「一度だめだったものをいまさら…」という空気が大勢を占めたが、結果を見てわれもわれもと同様の過去の企画を探すようになったという。

　しかし、問題は宝の山からぴったりの企画を探しだす方法だ。どんな社員でも過去の社内文書をできるだけ早く探し出し、新しい有望企画に仕立てることができなければならない。この中堅商社では、内部統制対応の取り組みの中に文書管理ソリューションの導入を検討していたが、蓄積した文書の管理とともに、検索性も意識した構築を目指すようになったという。

　2006年ころから各企業は内部統制の対応を迫られるようになり、上場企業と取引実績のある中堅・中小企業にもその波が押し寄せた。当初は制度的要請があるから、やらないとビジネスができなくなる、といった理由から取り組んでいた企業も、今ではさらに大きな効果を生み出す統制方法に知恵を絞るようになっている。それは内部統制に取り組む時にまず最初に行う「文書管理」においてつき当たるケースが多い。

　電子化された文書データはどこにどのように保管、管理されているか、電子化されていない文書についてはどうか、と調査すると自社の文書管理のずさんさに担当者が青ざめることがあったというのは、頻繁に聞く話だ。外部に漏らしてはならない文書の管理について社内に所管しているものがおらず、各担当者や関係部署に散逸しているというようなケースもある。

電子化された文書と紙のままの文書

　文書管理は、すでに電子化されている文書、そして紙のまま残されている文書の2系統に分かれる。文書管理ソリューションは複写機メーカーやその関連企業が提供しているケースが多く、リコーの「Ridoc Document System」、富士ゼロックスの「DocuWorksシリーズ」、キヤノンマーケティングジャパンの「imageWARE Document Managerシリーズ」などがある。デジタル複合機を中心とするネットワークにソフトウェアを組み込み、ファクスやコピー文書を効率的に電子化していくわけだ。また、これらの仕組みの中で蓄積された文書を効率的に管理し、活用するための製品も発売されている。ジャストシステムの「ConceptBaseシリーズ」OSKの「Visual Finder」などもそうした種類の製品である。

　各調査会社の調査によれば、文書管理ソリューションのニーズは今後数年間順調な伸びを示すという。内部統制関連需要が一服した後も、文書管理に関するニーズは今後も膨らむというわけだ。しかし電子化されたもの、紙のままのもの、いずれにせよ「その文書をどう活用するか」というコンセプトを各企業で打ち立て、具体策を講じていかなくては導入は効果を上げることはできないだろう。前述した中堅商社のように、社員が血眼になって過去の文書を検索する仕組みが必要となるわけだ。1つの成功事例が社内の空気を一変させてしまう。

　これから成功事例を作ろうという企業は、他社のドキュメント活用の事例などを参考にするべきだが、現在は検索能力も向上しそれほど細かくタグ付けをしなくても探したい社内文書を探しだすことができる。それよりも、失敗企画といえどもいつか活用できるから、決して捨てたり、隠したりしないという社内のコンセンサスを作り上げることが大切だ。

取り組めばそれだけの果実を得られる

　社内のコンセンサスづくりと言えば、文書の電子化作業をしっかりとしたワークフローとしてどのように確立するかということも大きな課題だろう。コストとの兼ね合いもあり、大規模な複合機ネットワークの中に文書管理システムを組み込めないケースもある。特に中小企業ではそうした状況になりやすい。

　このような場合には、紙の文書を電子化する作業をある程度手作業に頼らざるを得ない。この作業の責任の所在や方法をあいまいなままにして、文書の電子化を進めても漏れが必ず起きてしまう。紙のままで残しておく文書、必ず電子化しなければならない文書の区分けしっかりと決め、作業の手順についても徹底する必要があるだろう。

　また、こうした作業を代行するアウトソーシングサービス企業も出てきている。そうした企業に管理を依頼する場合にも、文書管理の目的を明確にしておかなければならない。いずれにしても、文書管理に取り組むことは企業の情報に対する感度を上げることにつながる。守りであるセキュリティ面においても、攻めにつながる文書活用の面でも、両面で大きな効果をもたらす。不況に対して縮こまらずに事業効率化を実践してこそ、その先の成長が見えてくる。

ソリューションFLASH Pick UP！

「すべての文書を電子化する」という無駄を追放せよ

社内にあふれる紙文書の保管や管理に掛かる費用が積み重なると、大きなコストになる。コストの大幅削減を迫られているこのご時世、無駄はすべての面で許されないだろう。企業が今改めて見直すべきなのは、従業員の削減ではなく「文書管理のコスト」だ。必要な文書は電子データ化し、そうでない文書は専用の保管施設に預けるというように、管理のすみ分けを明確に行い、必要に応じて文書を即座に取り出せる環境を整備することが、“コスト削減に効く”文書管理の手法である。