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» 2009年09月27日 08時00分 UPDATE

あやこ先生と学ぶOfficeの便利技:第14回 オブジェクトを等間隔に並べる!――【複製】の活用

今回はWordやExcelに限った話題ではなく、Office全体で活用できるTipsを紹介しましょう。まずは複製機能の活用です。

[あやこ先生,ITmedia]

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 同じデータや図形が必要な場合に利用する機能は「コピー」ですよね。では「複製」はご存知でしょうか? 得られる結果はコピーと同じですが、Officeでは機能が分かれている理由はどこにあるのでしょう?

コピーの基礎知識

 コピーしたデータは「クリップボード」と呼ばれるところに一時的に保管され、そこから貼り付け先に指定したところへ、コピーされます。

 そのため、「(クリップボードに)コピー」と「(クリップボードから)貼り付け」の2つの操作が必要になるのです。この操作の利点は、クリップボードに残されていれば、何度でも貼り付けできることです。

 しかしコピーしたい対象がオブジェクト(図形)の場合、1度の操作でコピーできます。それが「複製」です。文字通り選んでいるものを複製するわけですから、1度の操作で実行できるのです。

 やり方は次の通り。複製したい図形を選択し、コマンドを実行するだけ!

  1. ショートカットキーを使う:[Ctrl]+[D]
  2. メニューから操作する:(Office 2003の場合)[編集]→[複製]、(Office 2007の場合)[ホーム]タブ→[クリップボード]グループ→[貼り付け]ボタン→[複製]
コマンドを実行すると図形に重なるように複製が作成されます。それを直接ドラッグして目的の場所に移動するだけ コマンドを実行すると図形に重なるように複製が作成されます。それを直接ドラッグして目的の場所に移動するだけ

複製を使うと便利なこと

 フローチャートや過程、手順などを表す時に、同じ図形を等間隔に並べたりしますよね? そして、わざわざ自分でキレイに並べずとも等間隔にコピーできるのが、複製の特徴なのです!

 では、手順をご紹介しましょう。

  1. 複製する図形を選択する
  2. [Ctrl]+[D]
  3. 複製された図形を等間隔に並べる次の位置に移動する
  4. [Ctrl]+[D]を繰り返す
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 複製を使えば、1つ目の図形と手順「3」で移動した図形の位置関係のまま、コピーしてくれます。図形の単なるコピーでも等間隔に並べたい場合でも使える複製は、コピーのようにクリップボードを経由しないので離れた場所へのコピーは行えませんが、手順を減らす1つの手段として活用してください。

あやこ先生:多田亜矢子

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インストラクター暦10年。デスクトップアプリケーション、基幹システムなどの操作教育および、ITリテラシー教育、コミュニケーショントレーニング、トレーナー育成など幅広いジャンルの教育経験を持つ。分かりやすく実務に役立つインストラクションにこだわり、受講者の高いリピート率を誇る。趣味はワークアウトと料理。野菜中心の「dancyuテイスト」な料理が得意。主な所有資格はHDI(Help Desk Institute)国際認定トレーナー、MCP(Microsoft Certified Professional)、MOT(Microsoft Official Trainer)2000〜2007、Microsoft Office Specialistなど。



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