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» 2009年10月25日 08時00分 UPDATE

あやこ先生と学ぶOfficeの便利技:第18回 目次はパパっと作りましょう♪――PowerPoint

わたし自身、便利だと思いよく使っていたのに、PowerPoint 2007への移行後、なくなってしまった機能があります……。それは、「目次スライドの作成」機能です(というわけで、今回ご紹介するTipsは、PowerPoint 2003まで限定となります)。

[あやこ先生,ITmedia]

 プレゼンテーション資料を作成する際、多くの人が、プレゼンの流れを伝えるためにスライド冒頭に「目次」を設けていることと思います。Wordには文書の目次を作成する機能がありますが、PowerPointで目次を自動生成するには、次の手順を踏みます(繰り返しますが、PowerPoint 2003まで限定ですよ!)。

  1. 画面表示モードを【スライド一覧】に切り替える
  2. 目次にするスライドを選択する(連続しているスライドは【Shift】キーを、任意のものは【Ctrl】キーを利用)
  3. 【スライド一覧】ツールバーの【目次スライド】をクリックする
p03-1.jpg 画像内に手順番号を示しました

 すると、下の画面のように、選択した先頭スライドの前に目次スライドが作成されます。必要に応じ、目次スライドのタイトルを変更しましょう。

p03-2.jpg タイトルを入力すれば完成です

 こんな便利な機能が、どうしてPowerPoint 2007でなくなってしまったのでしょうか……? PowerPoint 2007のヘルプには「目次はコピーして作る」という趣旨の説明がありますが、それを見つけた時は、悲しい気持ちになったことを覚えています。

 さて、気を取り直して、この目次スライドを作成する際の注意点を2つお伝えします。

1:スライドの内容を変更しても、自動更新されません

 Wordの目次は、更新コマンドで最新の情報に置き換えられますが、目次スライド作成の機能は、作成した時の情報から更新はできません。ですから、資料を作成し終えてから目次スライドを作りましょう。

2:タイトルプレースホルダに入力されたものが作成される

 この機能は各スライドの「タイトル」を持ってくる機能です。「タイトル」とは「タイトル」のプレースホルダに入力されているものを指します。テキストボックスでタイトルを作成しても、タイトルとして認識されません。注意しましょう。


 タイトルのプレースホルダは、データの入力がない時は「クリックしてタイトルを入力」と表示されます。また、すでに入力されているデータは、【アウトライン】タブに切り替えた時に、スライドアイコンの右に表示されているかどうかで確認できますよ。

p03-3.jpg タイトルのプレースホルダにデータが入力されていない場合、「クリックしてタイトルを入力」と表示されます
p03-4.jpg すでに入力されているデータは、画像の赤枠で囲った場所に表示されます

 これはすべてのアプリケーションに言えることですが、「正しく書類を作成することで、書類が持つ“効果”を最大限に引き出せる」のです。まずは、あなたが今後作る書類から、徹底してみましょう!

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あやこ先生:多田亜矢子

ayako.jpg

インストラクター暦10年。デスクトップアプリケーション、基幹システムなどの操作教育および、ITリテラシー教育、コミュニケーショントレーニング、トレーナー育成など幅広いジャンルの教育経験を持つ。分かりやすく実務に役立つインストラクションにこだわり、受講者の高いリピート率を誇る。趣味はワークアウトと料理。野菜中心の「dancyuテイスト」な料理が得意。主な所有資格はHDI(Help Desk Institute)国際認定トレーナー、MCP(Microsoft Certified Professional)、MOT(Microsoft Official Trainer)2000〜2007、Microsoft Office Specialistなど。


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