女子学生が創業した老舗ベンチャー、Office 365で30年分の紙文書をペーパーレス化：中小企業のチカラを引き出すクラウド

都内を中心にIT運用サポート業務を展開するコスモピアは、情報共有の仕組みをOffice 365で整備し、創業以来30年にわたって保管してきた大量の書類を「ペーパーレス化」した。田子みどり代表は「クラウドの利用は会社に新しい息吹を与えた」と話す。

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導入の背景

　「難しい科学技術をなるべく分かりやすく人々に伝えたい」。1983年4月、女子学生たちがそんな思いで立ち上げた企業がコスモピア（東京都千代田区）だ。今年でちょうど30周年を迎える同社は、ITシステムの導入、運用に関するサポート業務や、科学教育書籍の出版など幅広い事業を展開している。

　そのうちメインの事業と言えるのが、顧客企業でITシステムの運用サポートなどを行うサービスだ。現在では20人の本部スタッフのほか約1200人の登録スタッフを抱え、都内を中心とする多くの顧客企業に常駐サポートを提供している。

コスモピア代表取締役 田子みどり氏

　「きめ細やかなサポートサービスを提供する上では、スタッフのIT関連の知識に加え、話す・聞く・書くといったコミュニケーション能力が欠かせません」と話すのは、コスモピアの田子みどり代表。従業員の9割以上を女性が占めるという同社では、顧客企業の課題に深く寄り添うようなサポートサービスを心掛けてきたという。

　そうして順調に事業を拡大してきたものの、1つの課題になっていたのは大量の書類の扱いだ。30年間にわたって作成された人事関連などの書類は社内の共有書棚に収まらず、従業員の机などいたるところで個別に保管されている状況だった。「女性スタッフが中心なので整理整頓されていたとはいえ、長年ため続けた書類はスタッフの机の上下を問わずいっぱいになっていました」と田子代表は振り返る。

　スタッフの机下の段ボール箱などに保管された書類の管理は、人それぞれだった。版の管理や分類などはスタッフによって違うため、情報共有の妨げとなるリスクもあった。だが「危機感は感じていなかった」と田子代表は振り返る。

導入の成果

　こうした状況を変えるきっかけとなったのは、奇しくも2011年3月に発生した東日本大震災だったという。

　震災とともに東北地方を襲った大津波は、現地企業の持つ多くの書類やコンピュータを奪った。「次なる災害でもし自社が被災したら、多くの書類が失われて業務を行えなくなってしまうのではと、非常に大きなリスクを感じました」（田子代表）。この日を契機に、同社のペーパーレス化に向けた挑戦が始まった。

新オフィスでペーパーレス化を実現

　震災以降、同社は業務でなるべく紙を使わないペーパーレス環境の構築に向けて動き始めた。社内に特命チームを作ったほか、外部の企業にも依頼して現状分析を実施。2012年1月には書類の「大処分大会」を行い、スタッフが個別で保管していたものを含む大量の書類を処分した。

　同年3月には、本社オフィスを東京・青山から東京・半蔵門へと移転。これに合わせて導入したシステムが、日本マイクロソフトのクラウド型グループウェアサービス「Office 365」だ。サービス選択に当たっては、同社のシステム構築を長年支援してきたダンクソフト（東京都中央区）の推薦を受けたほか、田子代表などが自ら日本マイクロソフトの品川オフィスを見学し、デスクにとらわれない働き方を支援するOffice 365に決めたという。

　導入による効果は既に表れている。電子メールや予定表をクラウド上に集約したほか、社内の情報共有もSharePoint Onlineの「チームサイト」機能で行うようになった。こうした一連のペーパーレス化により、オフィススペースを旧オフィスと比較して25％削減したほか、オフィス賃料も50％削減。カラーコピー機やプリンタ／複合機の台数も、従来の2台から1台に削減できたという。

　クラウド導入に合わせ、フリーアドレス制度も導入した。今ではスタッフ同士のコミュニケーションは、主にLyncのインスタントメッセージ機能で行っている。「オフィス移転でスペース自体は小さくなりましたが、作業時のスペースはむしろ広く取れるようになりました」「今では私のイスも撤廃し、業務進捗が気になるスタッフの近くに座るようにしています」と田子代表は話す。

　さらに、クラウド導入によりマネジメントスタッフも在宅勤務が可能になった。女性スタッフが多くを占める同社では、子育てと仕事を両立したいというニーズが高かったという。また、災害時のリスクを考慮し、スタッフが出勤しなくても自宅で作業できるようにする狙いもある。同制度は現在マネジメント層のみに展開しているが、今後は一般社員にも広げていくとのことだ。

　「今の課題は、スタッフ1人1人のリテラシー向上です」と田子代表。Office 365の活用状況による社員同士の“情報格差”をなくすため、導入後は1カ月に1回のペースで社内研修を開いている。また、文書ファイルをクラウド上のどこに保存するかといった運用面でも、自社ならではの最適なやり方を模索しているという。

　また、同社のスタッフがツールに習熟するのと同時に、Office 365側がアップデートを通じて日々進化していることも感じているという。「導入時と比べると、気付かないうちに改善されている点があったりと、自分たちだけではなくOffice 365も一緒に成長している感覚があります。子育てと同じような感じですね」と田子代表は笑う。

今後の展開

　さらに今後は、こうしたクラウド導入および活用のノウハウを、新たな社外向けサポートビジネスとして展開する予定もあるという。

　「Office 365の利点は、大きなコストをかけることなく経営のイノベーションを図れる点だと思います」と田子代表は話す。同社は今後もOffice 365の活用を進め、自社内外の“クラウド化”を促進していく考えだ。

旧オフィス（左）と新オフィスの様子。Office 365でフリーアドレスも実現した

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