ワークスタイル変革と生産性向上への取り組みで実感した工夫と課題：次世代オフィスの進化論（2/3 ページ）

[会田雄一（クオリカ），ITmedia]

スマートフォンとタブレットのBYOD

　個人所有機器をVDI端末として使用する際のルールについては前回ご紹介した。スマートフォンは、画面サイズが小さいので実用上はVDI端末として使用されず、メールの閲覧や発信、カレンダーの確認などが主になると想定した。そこで、スマートフォンのBYODについて、次の4点を基本方針として定めた。

1. BYODで利用する用途は電子メールとカレンダーへのアクセスのみとし、アクセスする方式はGoogle Appsと同期する方式に限定する。スマートフォン接続のセキュリティ対策の基本部分はGoogle Appsを活用する
2. BYOD対象の機器にはパスコードチェックや暗号化など、管理者が指定したセキュリティポリシーを所有者が自ら適用する。同期ごとにこのポリシーが適用されているかどうかを確認し、確認できた機器とのみ同期を許可する
3. BYOD対象の機器を所有者が紛失したり、盗難に遭ったりした場合、所有者は速やかに会社に届け出る。また、所有者自身がリモートワイプ（通信網経由の機器初期化）を実行する
4. 対象機種はAndroid搭載のスマートフォンとタブレット、iPhone、iPadとする。iPadはVDI端末としてBYODを申請することも認める

　セキュリティポリシーの適用や紛失時のリモートワイプなど、BYOD利用者に負担はかかるが、現在リーダークラス以上を中心に270人、社員の約3分の1が申請し、個人所有のスマートフォンやタブレットでGoogle Appsと同期を行っている。想定していたよりも、利用者は多い。筆者も利用しているが、とても便利だ。

　また、セキュリティの条件を満たすのは面倒だが、対策自体には十分に納得感がある。なにしろ、筆者のスマートフォンには大切な家族や友人の個人情報が入っている。紛失や盗難に対応することは当然のことだ。

フリーアドレスとコラボレーションエリア

　クオリカの新本社のオフィスでは、座席をフリーアドレスにした。コスト削減のために席数を削減したわけでは無く、新本社勤務の人数分の座席は設置してある。

　各座席には共用の24インチディスプレイとゼロクライアントのVDI端末を設置した。また、セキュリティや環境ECO、生産性などから、デスクの引出しや、デスクサイドの文書キャビネは設置しないことにした（写真2参照）。こうすると、社員はどの座席に座っても同じように仕事ができる。結果的に「社員は特定の座席に座る必要性がなくなった」というのが実態だ。

写真2：デスク周辺

　原則として、社員はどこに座ってもよいことにしている。その他の事業所の社員が立ち寄った時も同様だ。ただし、同じ部やチームのメンバの近くに座る方が、コミュニケーションが容易で仕事がやり易いため、大まかに事業部や部、チームなどの着座エリアを決めている。

　新オフィスでは会議室、応接室、研修室などの他に「コラボレーションエリア」を設けた。打合わせが必要な時、空いていれば何時でも打合せができるエリアだ（図3）。

図3：クオリカ新本社の平面図とコラボレーションエリア

　オフィスの中央部と窓際に12ブース分のスペースを設け（写真3および4参照）、（1）6人程度が打合せできるテーブル、（2）42インチか24インチの高精細ディスプレイ付VDI端末、（3）ホワイトボード――からなる3点セットを配置した。もちろん、テレビ会議やWeb会議もできる。ホワイトボードの内容は、参加者がスマートフォンで撮影し、メールでアップして共有する。

　社員からはとても好評で、利用率も高い。移転前に比べ、予約制の会議室などと合わせたコミュニケーションスペースは倍増した。課題の検討や意思決定の迅速化を期待している。

写真3（左）：6人用打合せブース　写真4（右）：コラボレーションエリア