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» 2013年05月31日 10時00分 UPDATE

常時接続で遠隔コラボ:回線料金に悩むオホーツクの司法書士事務所をLync Onlineが救えた理由とは?

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導入の経緯

 憲法第14条にあるとおり、すべての日本国民は法の下に平等である。しかし、国内のあらゆる地域で平等に司法サービスが提供されているとは限らないのが実情だ。

 その要因はいくつかあるが、容易に解消しがたい問題として「司法過疎」がある。人口の少ない地方には、法曹関係者も集まりにくい。結果として、司法サービスへのアクセスが悪くなってしまうのだ。

 北海道は網走湖のほとり、大空町で司法書士事務所を開業している矢箆原浩介さんは「同じ税金を払っているのに、たまたま暮らしている地域によって、司法サービスへのアクセスのしやすさに差があることを疑問に感じていました」と話す。

 東京都の北区赤羽に生まれ、司法書士として埼玉県の事務所に勤務していた矢箆原さんが司法過疎の現状を把握すべくオホーツク地方の視察に赴いたのが2001年5月のこと。その後独立し、大空町内(当時の女満別町)に自らの手で「オホーツク司法書士事務所」を開業したのは同年10月だという。この決断速度からも、矢箆原さんの決意のほどがうかがえるだろう。

 オホーツク司法書士事務所のスタッフは、矢箆原さん本人を加えて4人だ。事務系の業務は常駐スタッフが行い、セミナーの企画などを含めた広報業務は東京の外注スタッフが、そして経理業務は東京の税理士に全て外注している。「電話やファックス、メールによるコミュニケーションには限界がありました。東京のスタッフとどのように情報共有するかがカギでした」と矢箆原さんは振り返る。

photo オホーツク司法書士事務所の矢箆原さん

 そこで矢箆原さんが選択したのは、ある通信キャリアが提供している光回線のテレビ電話機であった。今から10年ほど前のことだ。

 回線の契約さえしてしまえば、1拠点当たり月額500円、1端末当たり月額200円の通信費で、常時接続状態にできる。電話やファックスのようにわざわざ「かける/送る」という手間が不要なため「外注スタッフとの間で、同じ事務所内にいるかのように会話できていました」と矢箆原さんは話す。

 「テレビ電話の常時接続」を非常に便利だと感じた矢箆原さんは、事務所の1階と2階に設置してスタッフとの会話に利用したり、受付に置いてインターフォンとして利用したりしていた。「月々の利用料金も安く、満足していました」と矢箆原さんは振り返る。しかし青天の霹靂とも言うべき自体が起こる。それは、テレビ電話サービスの料金改定であった。

導入の効果

 既に述べたとおり、それまで使っていたテレビ電話サービスは常時接続していても追加の通信料金は発生しなかった。しかし2013年より、接続時間に応じて従量課金されることになったのだ。

 「複数の端末を常時接続する使い方ですから、従量課金ではコストが見合いません。かといってコミュニケーションを電話やファックス、メールのみに戻すのは考えられないので、とても困りました」と矢箆原さんは話す。「ファイル転送やビデオチャットを利用できるインスタントメッセンジャーも試してみましたが、通信品質や今後のロードマップが不透明なため、採用はしませんでした」(矢箆原さん)

 このような状況を、複合機の導入などで取引のあったパートナー、株式会社小柳中央堂に相談したところ、勧められたのがMicrosoft Office 365のオンライン会議ツールであるLync Onlineだったという。「常時接続できますし、月々の利用料金もアカウント当たり数百円です。端末が専用機からPCに変わっただけと言えます」と矢箆原さんは話す。Lync Onlineの採用は即決だったという。

 Lync Online自体、Office のデスクトップアプリケーションと同時にインストールできるため、導入の手間はかからなかった。矢箆原さんは「私たちの業務を考えると、ファイルの共有もできるPC上でコミュニケーションしたほうが効率も上がります。また、外出先から社内スタッフのPCを通じてリモートで来客対応することも可能になりました。打ち合わせの際の会話を2クリックで録画できる点も便利に感じており、Lync Onlineで多くの業務改善に成功しました」と評価する。

今後の展開

photo 教卓上のPCはLync Onlineで外注スタッフと接続されており、ピッチコントロールなどを行っている。今後は講義内容に関連する知人の専門家などからLync Online経由で発言してもらうなどの取り組みも検討している

 矢箆原さんはLync Onlineを導入したことで、テレビ電話の代替に留まらない活用をイメージしているようだ。

 「当事務所は、とある一般企業2社の福利厚生の一環として、従業員向けの包括無料相談契約を結んでいます。現在は直接面談で対応していますが、時間と距離が制約条件になっています。しかし今後、Lync Onlineを通じてリモートで相談に応じられれば、双方にとってメリットがあるでしょう」(矢箆原さん)

 また矢箆原さんは、道内のある大学の講師として教鞭を振るっている。板書はせず、あらかじめ準備したスライドを投影しながら授業を進めるスタイルだが「今年の講義からは、Lync Onlineで東京の外注スタッフと接続し、ピッチコントロールをしてもらっています。今後は講義内容に関連する知人の専門家などがLync Online経由で発言できるようにしたいと考えています」と話す。

 Office 365の可能性に触れた矢箆原さんは、あらたなビジネスにその力を活用したいと考えているようだ。「税理士と組み、経営コンサルティング事業を開始する予定です。そのプロジェクト管理やリソース管理に、Project Onlineが役立つのではないかと、勉強しているところです」と期待を込めている。

photo 道内の大学で講義をする矢箆原さん

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