静岡銀行、統合文書管理システムでワークスタイル改革：導入事例

静岡銀行は、文書管理ルールを整備し、その実践のために紙文書と電子文書を管理する統合文書管理システムを構築した。

[ITmedia]

　静岡銀行は、統合文書管理システムを構築し、10月21日から稼働を開始した。システムの開発を担当した日立製作所が11月28日に発表した。

　静岡銀行では、2010年から日立と共同で文書管理改善の全体構想を検討し、保管期間や文書の取得・生成から廃棄までのライフサイクル管理、ペーパーレス推進など、行内統一での文書管理ルールを整備した。今回、そのルールの実践をサポートするために、紙文書と電子文書を統合管理する統合文書管理システムを構築した。また、静岡銀行はワークスタイル改革の一環として、統合文書管理システムによるペーパーレスを実現し、既存の各部保管文書の約75％、新規発生文書の約60％の削減を進めるという。

統合文書管理システム イメージ図

　今回稼働を開始した統合文書管理システムは、報告書や会議資料といった確認・承認済みの文書の原本を、従来の紙文書から電子文書に替えて保管・管理。改ざん・紛失の防止や保管期間の管理が容易になるとともに、不必要な紙を削減してペーパーレス化を推進する。また、法定書面など紙による保管が必要な文書には、文書IDを採番し、ラベルを出力・添付することで、保管期限が到来して廃棄するまで、ライフサイクルを通じた責任・所在の管理をシステム上で行う。さらに、銀行利用者から受け取る申込書や契約書などは紙文書として集中管理し、その所在をシステムで管理するなど、紙文書と電子文書の統合管理も実現している。

　今回の静岡銀行における文書管理ルールの整備、実行計画策定といった支援は、日立コンサルティングが行い、その結果を基に、日立が統合文書管理システムの開発を担当した。また、同システムには日立ソリューションズの企業内コンテンツ管理システム「ラビニティ ECM」を活用しているという。