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» 2014年04月16日 10時00分 UPDATE

徹底解剖:クラウドストレージの新本命、ブラウザ版Officeも使える「OneDrive for Business」の実力とは?

マイクロソフトの企業向けクラウドストレージ「OneDrive for Business」がパワーアップして登場。ビジネスでの使い勝手や企業向け管理機能を充実させたというサービスの全貌を紹介しよう。

[PR/ITmedia]
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 仕事で使うデータにいつでもどこからでもアクセスしたい――そんなビジネスパーソンのニーズの高まりを受け、クラウドストレージサービスの業務利用が急速に広がりつつある。スマートデバイスの普及も追い風となり、さまざまなデバイスからクラウドを使って仕事をしている人はいまや少なくないだろう。

 クラウドストレージは現場の社員だけでなく、企業にとってもメリットがある。時間や場所による制約から社員を解放することで生産性向上が期待できるほか、モバイルワーキングや在宅勤務といった柔軟なワークスタイルの実現につながる可能性もあるからだ。

 だが一方で、現在のクラウドストレージ利用の実態としては、企業が許可していない個人向けクラウドストレージを社員が“勝手”に使ってしまっているケースも少なくない。この場合、企業は全社的なセキュリティ対策やコンプライアンスの確保ができず、情報漏えいなどのリスクを高めてしまう恐れがある。

 とはいえ、企業が社員のクラウドストレージ利用を一様に禁止するのは有意義ではないだろう。現場のニーズに応えてクラウドストレージを導入しつつ、IT部門としても情報管理を徹底したい――そんなニーズに対して日本マイクロソフトが4月から個別提供を始めたのが「OneDrive for Business」だ。

ビジネスでの使い勝手を追求した「OneDrive for Business」とは?

 OneDrive for Businessは、クラウド型グループウェア「Office 365」「SharePoint Online」に含まれていた企業向けクラウドストレージ機能「SkyDrive Pro」の名称を変更し、これ単体でも使える1つのサービスとして提供するものだ。

 特徴の1つは、用途に応じてストレージ容量を段階的に拡張できる点だ。標準で1ユーザー当たり25Gバイトの容量が用意されるほか、追加で50Gバイト、100Gバイト、最大1テラバイトまで拡張できる。容量の追加は企業全体のほかユーザー単位でも実施でき、用途に応じて柔軟な使い方ができるようになっている。

photo

 また、OneDrive for Business上でOfficeファイルを完全な形でプレビューできるのも特徴だ。他社のクラウドストレージサービスでもプレビュー機能を実装しているものはあるが、Officeファイルの再現度がさほど高くないものも多く、場合によってはファイルを開けなかったりレイアウトが崩れてしまうこともある。こうした互換性問題から解放されるのは、マイクロソフトの公式サービスならではの強みと言えるだろう。

photo プレビュー機能

 マルチデバイスでの利用にも対応している。OSを問わずWebブラウザ上で全ての機能を使えるのはもちろんのこと、Windows 8/Windows Phone、Android、iOSで利用するためのアプリも提供。また、OneDrive for Business上のファイルを端末内のローカルストレージに自動同期するシンク用アプリも無償公開している。

photo 各種デバイスでの利用イメージ

ブラウザ版「Office Online」と連携 共同編集機能やファイル共有機能も

 さらにOneDrive for Businessの大きな特徴の1つが、オンライン上でOfficeの機能を使えるサービス「Office Online」(旧Office Web Apps)との連携機能だ。ユーザーは同機能を追加オプションなしで利用でき、OneDrive for Business内に保存されたWord/Excel/PowerPointといったOfficeファイルをWebブラウザ上で編集し、クラウド上に直接保存できる。

 他社のクラウドストレージに保存されたOfficeファイルを編集する場合、一度ローカルストレージにダウンロードして別途Officeアプリケーションを立ち上げて……といった面倒な作業が発生するのが一般的だった。こうした手間が一切かからず、Webブラウザ上でほとんどのOfficeの機能をシームレスに使える点は、OneDrive for Businessならではの大きなメリットと言えるだろう。

 Office Onlineとの連携機能ではこのほか、1つのOfficeファイルを複数メンバーで同時に編集できる「共同編集機能」も搭載。この際、あるメンバーが編集中の箇所は他のメンバーが編集できない排他機能も備えている。複数のメンバーで共同で進めるプロジェクトの場合、共同編集機能をうまく使えば大幅な作業効率化につなげることができるだろう。

photo 共同編集機能。ExcelのほかWordやPowerPointなどでも利用可能だ

 企業内外へのファイル共有機能も備えている。OneDrive for Businessにアップロードしたファイルは標準で「非公開」のステータスとなるが、簡単な操作で公開設定を変更できる。公開設定はファイルごとに「閲覧のみ」「編集も可能」といった具合に設定でき、情報の重要度に応じて共有範囲を選択できる。

photo ファイル共有イメージ

 ファイルごとに公開用URLを発行することもできるほか、無料で取得できる「Microsoft アカウント」(旧Windows Live ID)で個別に公開相手を指定することもできる。社外のプロジェクトメンバーに一部のファイルだけを公開して共同編集したい――といった場合は、こうした個人ごとの公開設定機能を利用するのがよさそうだ。

管理者向け機能も充実 SharePoint Onlineとの連携も

 これまでに挙げた特徴は、主にエンドユーザー(社員)側の利便性に関わるものだ。一方、企業がクラウドストレージサービスを公式ツールとして導入する上では、さまざまな管理機能やセキュリティ機能が欠かせない。そうした管理者向け機能を高いレベルで備えているのもOneDrive for Businessの特徴だ。

 管理者は、パスワード以外の認証も要求する多要素認証や、監査レポート、社外共有の制限をはじめとする豊富な管理機能を利用できる。具体的には、多要素認証では通常のID/パスワードによる認証に加え、事前に登録されたユーザー本人の携帯電話による認証も必須にするといった設定を行える。また社外共有の制限では「全ての外部匿名ユーザーに対する共有を許可する」「Microsoftアカウントでログインしたユーザーにのみ共有を許可する」「全て禁止する」といった設定ができる。

photo 多要素認証の設定画面

 ただし、企業が組織的にファイルを管理する上では、OneDrive for Businessの個人用ストレージだけでなく全社共通ストレージを持ちたいケースも多いだろう。

 そうした場合は、クラウド型のドキュメント共有サービス「SharePoint Online」も併せて利用すればいい。OneDrive for Businessのストレージがいわば“従業員個人用”であるのに対し、SharePoint Onlineでは“社内共有用”としてのストレージ領域(サイト)を持つ。ここでは、管理者がサイトごとに管理したり、業務プロセスとひも付けることが可能になっている。

 業務プロセスとの連携では、例えば、従業員同士がOneDrive for Business上で連携して作ったファイルにワークフローを設定し、決裁者に承認されればオフィシャルな資料としてSharePoint Online上で社内公開される――といったような使い方ができる。また、こうして作成したオフィシャル資料を各種カテゴリー/タグで整理し、情報ポータルサイトとして活用することも可能だ。

 さらに別途オプションを購入すれば、SharePoint Online上のファイルを暗号化し、印刷禁止や閲覧有効期限の設定をすることもできる。このように、企業のポリシーに応じてセキュリティ対策を厳格にしていけるのが、OneDrive for BusinessとSharePoint Onlineを組み合わせて使う場合のメリットと言えるだろう。

 加えて、システムの堅牢性も確保している。OneDrive for Businessのファイルを保管するマイクロソフトのデータセンターは冗長化が図られており、サービスレベルアグリーメント(SLA)では99.9%を保証している。また情報セキュリティ管理の国際規格「ISO27001」を取得しているほか、これまでに目立ったデータ消失事件がないことも、導入を検討する上でのポイントになりそうだ。

キャンペーン中は最大40〜62%割引 クラウド導入の足がかりに

 企業によっては、すでにSharePointをオンプレミスで導入しているケースもあるだろう。こうした場合に備え、OneDrive for Businessはオンプレミス版のSharePointとの連携機能も備えている。

 管理者は、SharePointの個人用サイトのデータ保存場所を、簡単なマウス操作でオンプレミス環境からOneDrive for Businessに切り替えられる。つまり、重要な全社共有ファイルはオンプレミス環境で管理し、個人用ファイルはクラウドで――といった“ハイブリッド”な運用もできるようになっている。

 オンプレミス版のSharePointを一気にクラウド化するのは難しい場合でも、まずは個人用サイトからクラウド化を始めることで、情報管理のレベルを保ったまま利便性を高めることができるだろう。こうした段階的なクラウド化への足掛かりになるのも、OneDrive for Businessならではのメリットと言えそうだ。

 OneDrive for Businessのサービス利用料(参考価格)は1ユーザー当たり月額420円。9月30日まではキャンペーンを実施しており、初回契約期間中はここから最大40〜62%の割引価格が適用される。割引率はユーザーの環境によって異なるが、ひとつの例では1ユーザー当たり月額250円で利用できるという。

photo 初回契約期間のキャンペーン価格

 社員のニーズに応えてクラウドストレージを導入したいが、いきなりフルスペックのクラウドストレージを全社導入するのはハードルが高い――そんな企業にとって、段階的に機能を拡張でき、なおかつOffice Onlineとの連携機能や充実した管理機能を備えるOneDrive for Businessは、1つの有力な選択肢になりそうだ。

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