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» 2015年02月24日 16時52分 UPDATE

業務マニュアルの作成、“SNS感覚”で サイクルショップの“本業に専念”を後押しするツール

自転車好きのスタッフには、自転車のことへ集中してもらいたい――。こんな思いから業務のIT化に積極的なサイクルショップ「きゅうべえ」。社員間の情報共有が課題と考えた同社が導入し、効果を実感したITツールとは。

[後藤祥子,ITmedia]

 健康志向の高まりを受けて、自転車人気が高まっている。通勤、通学に使う人も増えており、自転車選びやメンテナンスを手がけるショップは多忙を極めているという。

 きゅうべえは京都市内に4店舗、インターネット上に4店舗を構える自転車販売店だ。自転車好きが集まる同店では、スタッフがより自転車の知識を生かした作業に集中できるよう、積極的にITツールを導入。社員間の情報共有をはじめ、勤怠や売上、各種プロジェクトに至るまでをITツールで管理している。

Photo Teachme Biz導入責任者の山下尚也氏(左)、代表取締役の谷口創太氏(中)、最高技術責任者の轟啓太氏(右)

 ITツールを導入する際に重視しているのは、“ITにくわしくない人でも使いこなせるかどうか”。いろいろなツールを試す中で、複雑な操作が必要になると、かえって業務効率を下げることもあると分かったからだ。

 そんな同社が抱えていたのが、“ノウハウの共有がスムーズにいかない”という課題だった。例えば、新人が入社した際に、「AさんとBさんで言っていることが違う」といったことが起これば、それぞれに確認し直すというムダが発生し、仕事を覚えるのに余計な時間がかかってしまう。また、レジの精算方法やネット店舗での商品の出荷方法などといった定型の作業は、口頭で説明するより業務マニュアルを見て理解してもらった方が効率的だ。

 口頭説明の手間をかけずに情報を共有でき、ITに詳しくないスタッフでもすぐ使いこなせるITツールはないか――。そんな要望に応えたのがクラウド型業務マニュアル作成ツールの「Teachme Biz」だった。

 “スマホで撮った写真にキャプションを入れていく”というシンプルな操作で業務マニュアルを作成できるため、ITに詳しくないスタッフでも使いこなせる。マニュアルの画像やテキストの配置を考える必要がないので、情報に変更があったときの更新に手がかからないのもポイントだ。

 「TeachmeはまるでSNSに写真をアップロードするような感覚でマニュアルを作成し、公開することができるのが気に入っています。これにより、スタッフそれぞれが持つ“一番効率的なメンテナンス方法”などのノウハウが共有でき、きゅうべえとしてメンテナンス品質を統一することができます」(きゅうべえ)

Photo きゅうべえの商品の出荷マニュアル。これを見れば手順が分かるので、手取り足取り教える必要がなくなる

口頭では難しいメンテナンスの説明での活用も

 社内マニュアルの作成で効果を実感したことから、「今後は顧客サービスにも生かしていきたい」というのがきゅうべえの方針。メンテナンス方法を電子マニュアル化して、顧客向けに提供するというのもその1つだ。

 自転車は、メーカーやモデルが多種多様で、買った後のメンテナンス方法もそれぞれ異なるという。これまでは電話で対応してきたが、電話口でメンテナンス方法を伝えるのは難しく、対応策が求められていた。

 「数年前から自転車の人気は高まり、これから自転車を楽しもうとしているお客様も気軽に海外製品を手にできるようになりました。しかし、海外製品はタイヤに空気を入れるだけでも独自の知識が必要になることが少なくありません」(きゅうべえ)

 説明する側は、写真を撮って少しコメントを足せばメンテナンスマニュアルを作成でき、いったん作ってしまえば説明の時間をほかの作業に使うことができる。説明を聞く側も、声だけで聞くより写真と説明があった方が分かりやすい。

 きゅうべえでは、こうした小さな改善を積み重ねて日々の業務の効率化をはかり、スタッフが“自転車の仕事”に集中できる環境を整えるとともに、出店スピードを上げていきたい考えだ。

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