職員用端末50台よりまずは半年間試験導入したところ、ソフトウェアライセンスの適正配置やセキュリティレベルの底上げがすぐ実感できた。「対象端末の現状をワンビューで確認できる。これまでのモヤッとしていた霧が消え、スッキリと視界が見渡せるようになった感じですね」(清泉女子大学の与田氏/同上)
IT Policy N@vi educationの導入にあたり、特にICT資産の利活用状況の確認や分析ができることを重視した。少人数で管理する必要のある管理者として、インベントリ(LAN上のクライアントPCや接続機器などのICT保有資産データ)の自動収集が最も使いたい機能だった。Webダッシュボードで対象端末の現状をワンビューで詳細を確認できるようになり、ソフトウェアメーカーのライセンス監査があった時に極めて効率よく調査できた。これにより継続して実運用できる手応えを掴んだという。
これまで清泉女子大では、PC端末の管理者権限を原則として職員個人に与えていた。つまり、バージョンアップや設定変更などのメンテナンスやセキュリティ対策も、本人による「個の管理」に任せていたことになる。これをIT Policy N@vi educationの棚卸機能を使うことで、管理者がネットワーク越しに定期更新を実行できるようになった。セキュリティ事故につながるリスクが減り、職員も更新に気を取られることなく職務を果たせるようになった。
「ハードウェアやソフトウェアの更新を、適正な時期に実行できるメリットが実は大きい。古いから入れ替えるといった個人の主観ではなく、客観的なデジタルデータに基づく計画があるならば、今後、必要な予算確保もしやすくなります」(清泉女子大学の与田氏/同上)。
また、高額な画像編集ソフトウェアのライセンスの適正配置にも成功した。ソフトウェアがどの部署の、どの端末で使われているのかをシステム側で把握することで、重複購入の無駄も省ける。より実務に則って配置できるようになったという。
2014年度には、職員と教職員用の約250台規模まで対象を広げた。教員用端末は、研究予算の都合で教員が自ら購入するケースも多く、それだけにソフトウェア別にライセンスの保有形態も多様になる。また、端末は学外に持ち出すことが多いため、セキュリティ対策も重要になる。
「学生情報の漏えいやソフトウェアの不正使用など、大学のイメージダウンにつながるリスクは未然に防ぎたい。教員への運用はこれからですが、インターネット環境があればどこにいても管理対象にできるセキュリティ機能を活用し、教員を含めた利用者全員のリテラシー向上も図っていきたい」(清泉女子大の与田氏/同上)
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