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» 2015年04月22日 09時00分 UPDATE

職場で役立つデジタル化レシピ:注釈を表示した状態でPDFの書類を印刷するには

注釈が入ったPDFをプリントする際、初期設定のままだと印刷時にはすべて閉じた状態になってしまう。今回、紹介する2種類の注釈入り書類のプリント方法は、用途に合わせて使い分けると便利だ。

[山口真弘,ITmedia]

この連載は

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 保管コストの削減はもとより、劣化の防止や検索性の向上、再利用の促進などさまざまな利点が認められ、徐々に広がりつつある紙の文書や帳票のデジタルデータ化ですが、用途や目的を考慮せずにむやみにスキャンすることでかえって効率が悪くなったり、作業に手戻りを発生させてしまうことも少なくありません。

 また商法や税法で保管が義務付けられている文書の場合、電子帳簿保存法やe-文書法などのルールに則った手順を踏む必要があり、自分の判断でやみくもにデータ化するわけにいかないといった事情もあります。

 本連載ではこうした現在の状況を踏まえつつ、文書のデータ化にまつわる情報、さらにはフォーマットであるPDFや変換機器であるスキャナ、保存先となるストレージに至るまで、業務現場と情報システム部門に役立つ知識やTips、活用術を幅広く紹介していきます(著者より)


 PDFをビジネスで利用する際、なにかと重宝するのが注釈ツールだ。このツールは、無料のReaderさえあれば、記入から閲覧までの一通りの操作が行えるので、社内外の書類の校正作業に活用している人も多いはずだ。

 この注釈ツールは、クリックやマウスオーバーの操作で内容がポップアップ表示されるが、印刷すると、すべて閉じた状態になってしまう。しかし業務現場では、注釈の内容を回覧したり、修正の内容を担当者に手渡しするために、注釈が表示された状態で紙に印刷したいと思う場合もあるだろう。

Photo PDFで注釈を表示したところ。内容がポップアップで表示されている。ちなみにこの画面はAdobe Reader XIのもの
Photo デフォルトの設定では、印刷を行うとポップアップは非表示になってしまう

 注釈を表示した状態のまま印刷するには、Adobe Readerの「環境設定」メニューで「注釈」→「ノートとポップアップを印刷」にチェックを入れる。これにより、画面上に表示されたのと同じ状態で、注釈がポップアップしたままの印刷が可能になる。

Photo Adobe Readerの「環境設定」メニューで「注釈」→「ノートとポップアップを印刷」にチェックを入れるとポップアップを表示したまま印刷できる

 もっともこの方法では、ポップアップしたウィンドウで本文の一部が隠れてしまうほか、ポップアップウィンドウの位置が調整できないため、いざ印刷するとウィンドウが二重に重なって見えなくなる場合もある。また、印刷の対象となるのが事前にポップアップ表示させたウィンドウだけなので、見落としの有無をチェックする目的にはあまり向かない。

Photo ポップアップを表示したまま印刷できた。ただしポップアップの数が多いと重なってしまうほか、本文の一部がポップアップの下に隠れてしまう

 もし、チェックも兼ねて注釈の一覧を印刷したければ、こんな方法がある。Adobe Readerの「印刷」メニューで「注釈の一覧」というボタンをクリックすると、注釈の一覧テキストを含めるかどうかを尋ねられるので、ここで「はい」を選択するのだ。

 これにより、注釈がつけられた箇所に通しナンバーが付けられ、それらの注釈は次のページにまとまった状態でリスト化され、印刷される。

Photo 「印刷」メニューで「注釈の一覧」というボタンをクリックすると、注釈の一覧テキストを別ページに印刷できる
Photo 「注釈の一覧」が本文とは別のページに印刷された
Photo 本文を拡大した状態。注釈がある箇所には通しナンバーが振られる
Photo 別ページに印刷された注釈の一覧。通しナンバーがついているので対照も容易だ

 このように、1枚のPDFに記入された注釈が少なく、同じページ上に印刷したいなら前者の方法、1枚のPDFに多くの注釈が記入されており、見落としを防ぎつつ作業を行う場合は後者の方法と、用途に応じて使い分けるのがベターだろう。

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